Fatturazione elettronica

Fatture elettroniche

Tutte le applicazioni di 1C commercializzate in Italia possono essere collegate all’add-on 1C:FatturaElettronica che permette di interagire con il Sistema di Interscambio (SDI) utilizzando anche un sistema specifico per la trasmissione e l’archiviazione delle fatture elettroniche.
Il sistema è studiato per lavorare anche su diversi servizi per l’archiviazione delle fatture elettroniche dando quindi ai Clienti la possibilità di scelta.

L’accesso al Cruscotto per la la fatturazione elettronica è possibile in varie sezioni del sito, tra cui l'apposita sezione “Interscambio” dove è possibile accedere alle tipologie di documenti gestite dal sistema di fatturazione elettronica ed anche di scaricare direttamente i file.

Sistema di fatturazione elettronica

Il sistema di fatturazione elettronica ha una serie di pagine dove è possibile effettuare le varie operazioni.

Pagina inizale (opzionale)

Si tratta di una pagina personalizzabile (che può essere anche non visualizzata) dove si hanno di default varie informazioni ed è possibile avere un collegamento diretto sull’eventuale sistema di archiviazione - se questa è una WebApp. In questo modo è possibile anche la visualizzazione del vostro archivio cloud di fatture.

Interfaccia sdi

Fatture di vendita (e note di credito)

Fatturazione elettronica

È possibile accedere direttamente ai documenti ed apportare eventuali modifiche.
I documenti possono avere lo stato: “Emessa” (Fattura emessa) o “Errore” (nel caso in cui si sia registrato un errore di trasmissione e debba essere corretta).
In situazioni in cui si ha un gran numero di documenti, si consiglia di attivare dei filtri selezionando la lente di ingrandimento vicino alla scritta ancora ed impostando i parametri di ricerca da usare.
È possibile anche impostare il periodo.

Fatture

Per emettere una o più fatture elettroniche (il sistema permette la selezione multipla) selezionare i documenti relativi e premere: “Crea Fatture Elettroniche”. I documenti saranno creati ed inviati in base alle specifiche definite nelle impostazioni (vedere più avanti).
Il sistema blocca automaticamente l’invio di fatture già emesse.
Nel caso di errore (flag errore impostato a livello di documento) verrà emessa una nuova versione del file mantenendo lo stesso numero di riferimento.
Nei documenti “Fattura di Vendita” e “Nota di Credito” esiste una apposita sezione “Fattura Elettronica”.

Fatturazione elettronica

I campi principali sono:
• Fattura elettronica Creata (flag automatico alla creazione): nel caso serve riemettere nuova fattura per lo stesso documento (la numerazione assegnata sarà diversa) è possibile ri-emetterlo.
• Blocca Fattura Elettronica: qualora per il determinato documento si volesse bloccare la fattura elettronica. È possibile anche definire per tipologia di clienti (es. Clienti esteri) la definizione automatica.
• Formato trasmissione: se vuoto, automaticamente verrà scelto il formato legato alla tipologia di cliente (FPR12 – Fatture verso privati, FPA12 – Fatture Pubblica Amministrazione). È possibile forzare il campo.
• Numero Fattura Elettronica: campo assegnato automaticamente
• FileXML: Campo assegnato automaticamente
• Stato: campo compilato automaticamente se collegati a sistemi FTP o WebApp con ricezione status
• Ultimo aggiornamento: campo aggiornato automaticamente se collegati a FTP o WebApp
• Emissione: Campo aggiornato in base ad eventuali re-immissioni
• Errore: Flag automatico o configurabile per riemettere la fattura (con stesso numero ma emissione successiva)

Fatture in entrata

In questa pagina troverete la lista di tutte le fatture in entrata. Per garantire la massima possibilità di gestione dei documenti e l’eventuale ricezione di file XML non solo dal canale principale, il sistema permette di specificare anche una cartella locale (o su server) da cui andrà a leggere i dati di fatture in ingresso.
Qualora usiate un sistema FTP o WebApp il sistema andrà a leggere nella specifica cartella del sistema di ricezione e mostrerà le fatture presenti. Grazie a questo sistema, sarà inoltre possibile registrare i vari documenti ricevuti creando le varie movimentazioni contabili e di merci a livello di riga. Tutto questo sarà fatto grazie ad una serie di automatismi ed un sistema ad apprendimento basato su tecniche di intelligenza artificiale (vedere in seguito la sezione mappatura).
È comunque sempre possibile importare le fatture anche senza aver definito tutti i campi ed andando poi a modificare i vari dati a livello di documento. Il sistema è in grado di riconoscere eventuali righe descrittive se impostate con gli standard comuni della fatturazione elettronica.

Fatture sdi

Nella tabella (personalizzabile) vediamo una serie di dati che il sistema legge direttamente dalla fattura elettronica.
Il Flag “Errore” si riferisce all’eventuale errore nella verifica della mappatura dei file. Non si tratta appunto di un errore bloccante, ma segnala il fatto che la fattura in fase di importazione necessiterà di alcuni inserimenti manuali per definire i campi non riconosciuti automaticamente.
Qualora sia stata già creato il documento relativo, questo sarà indicato.
Per vedere come importare i documenti, si rimanda al paragrafo “IMPORTAZIONE DEI DOCUMENTI IN ENTRATA” che trovate sotto.
IMPORTANTE: il sistema permette la sovrascrittura del file su sistema sulla base della fattura elettronica e quindi scaricando una fattura già acquisita su sistema, andremmo a riscrivere i principali dati registrati perdendo eventuali modifiche a mano apportate a questi campi.
È possibile attivare una serie di filtri (vedere impostazioni) per facilitare la ricerca delle fatture.
È possibile allo stesso modo ordinare i documenti riconosciuti sulla base dei vari valori in colonna oppure effettuare ricerche specifiche di un documento. Tali opzioni sono disponibile nella sezione ancora.
Per ogni fattura elettronica nell’elenco è possibile effettuare le seguenti operazioni:
• Scarica Fattura › La fattura sarà registrata su 1C
• Apri File XML › Permette di visualizzare l’XML collegato
• Visualizza Documento › Apri il documento in formato foglio di calcolo per permettere la visualizzazione di tutti i dati (vedere esempio sotto)
• Associare DDT in entrata o anche creare direttamente DDE (sulla base dei dati della fattura)
• Mappatura Oggetti › Permette di impostare i criteri di mappatura (vedere in seguito)
• Stampare il documento
Per queste funzionalità rimandiamo al paragrafo successivo che parla dell’importazione dei documenti in entrata.

Caricamento documenti (opzionale)

Si tratta di una pagina (analoga come funzionalità e impostazioni a quella delle fatture in ingresso) che permette il caricamento di fatture (sia attive che passive) in formato XML sul sistema 1C. Questa funzionalità permette ad esempio di effettuare in maniera agevole la migrazione di documenti creati con un altro sistema (inclusa quella delle fatture attive). Funzionalità utile per il primo avvio di 1C con situazione contabile esistente.

Impostazioni

In questa pagina è possibile definire le impostazioni per il sistema di fatturazione elettronica. Tali impostazioni riguardano la visualizzazione o meno di alcune pagine (Pagina introduttiva, Caricamento Documenti), la definizione delle cartelle di sistema dove caricare e scaricare i vari file XML.

Interscambio fatture

Permette anche di impostare le connessioni al server FTP o eventuale WebServer.
È possibile anche impostare una serie di parametrizzazioni contabili per eventuali nuovi clienti/fornitori creati o articoli sulla base dei file XML.
Nella pagina “Campi predefiniti” è possibile inserire eventuali specifiche parametrizzazioni da inserire in fase di registrazione dei documenti (altrimenti saranno usati i parametri predefiniti generali).
Per i dati di connessioni FTP o WebServer si invita a richiederli all’amministratore del sistema.
Per ogni singolo utente, verrà creato uno specifico Profilo che tiene conto dei parametri impostati. Ad un utente possono essere anche associati più profili.
Le impostazioni di base da settare a livello di utente sono:
• Cartelle dove caricare i file:
o Fatture elettroniche create (in questa cartella verranno caricati i file XML creati). Può essere una cartella locale del PC dell’utente (in questo caso non condivisi con altri), oppure una cartella condivisa.
o Fatture Elettroniche in entrata. In questa cartella si troveranno i file XML da caricare a sistema. Nel caso di collegamento diretto allo SDI, in questa cartella troverete i file scaricati dallo SDI.
NOTA: nel caso in cui non ci sia un collegamento diretto allo SDI tramite 1C, alcune funzionalità non saranno disponibili. Si ricorda inoltre che i file XML da caricare devono essere il formato XML standard senza la firma.
Qualora si disponesse solo di file in formato P7m, si dovrà eliminare la firma tramite appositi programmi (es. Dike).

Sono similari e rappresentano la lista di tutte le fatture (e note di credito emesse) con la situazione in relazione alla fatturazione elettronica. In questa sezione vediamo anche eventuali fatture importate (vedere dopo) con fatture elettroniche create da altri sistemi.