Gestione fatture

La fatturazione nel gestionale

È il documento fondamentale utilizzato per la fatturazione finale ed è la base usata per la Fattura Elettronica. La fattura clienti e la fattura ai fornitori sono documenti speculari, quindi verranno trattati insiemi.
Le fatture ai clienti sono visibili dalla sezione "Vendite", mentre quelle ai fornitori da "Acquisti".

L’elenco dinamico delle fatture si presenta come nella immagine a seguire. A sinistra abbiamo una colonna dove è riportato lo stato della fattura. Tale stato (“pagato”, “non pagato”) viene aggiornato da una procedura in background con tempi di aggiornamento di solito di 5 minuti (quindi non immediato) che possono essere modificati e ridotti.

Fatture

Da queste elenco, selezionando la scheda "spedizioni merci" o "ordini cliente" possiamo visionare gli ordini clienti o le merci spedite per cui non è ancora stata emessa fattura e crearle direttamente sulla base di questi documenti tramite il relativo tasto in alto.

Fatturare ordini

Creazione fattura

Le fatture possono essere create in diversi modi tra cui:

  • Importate da file XML (in particolare strumento usato per la migrazione da altri sistemi)
  • Generate direttamente su 1C

Per quanto riguarda quelle importate da XML è possibile definire regole di importazione. Le regole al momento presenti (es. numero del file) sono basate sulle indicazioni fornite e possono essere eventualmente modificate. Nel caso di importazione da XML i dati presenti nella fattura saranno quelli del documento.

La creazione su 1C può avvenire manualmente tramite il tasto "crea" o sulla base di altri documenti, selezionando il documento da cui creare la fattura e poi utilizzare il tasto "crea sulla base di". In questo caso i dati saranno inseriti automaticamente sulla base del documento prescelto. Oppure, come visto in precedenza, è possibile tramite l'elenco delle fatture e le schede visionare gli ordini clienti per cui non è stata ancora creata la fattura e crearla direttamente con il relativo tasto.

I documenti (anche quelli importati) possono essere modificati. I tab non utilizzati possono essere oscurati.

Fattura clienti

La Fattura è composta da una prima sezione superiore dove sono indicati i dati della controparte e del documento, e la sezione del corpo della fattura dove sono riportati gli articoli con i loro valori contabili e quantitativi. Nel caso di importazione da XML i dati sono quelli del documento. Nel caso invece di file creati direttamente su 1C i dati sono quelli presi dalle anagrafiche. I documenti (anche quelli importati) possono essere modificati.

Per quanto riguarda i termini di pagamento, nel caso di importazione da XML o dalla creazione sulla base di altri documenti vengono presi i dati specificati nel documento. Per compilare manualmente questa sezione seguire il processo già descritto per i preventivi o gli ordini.

Le opzioni di consegna possono essere utilizzate laddove si voglia indicare in fattura elettronica o in altre situazioni tale informazione. È possibile anche inserire la funzionalità (non standard) per il calcolo e l’inserimento degli ingombri.

Nelle informazioni aggiuntive ci sono le informazioni riguardo all’agente (che non è mai un dipendente, ma una persona esterna) ed il contratto di riferimento; questi dati possono essere inseriti manualmente oppure vengono importati.

Nella scheda fattura elettronica troviamo l’eventuale file XML di riferimento (se fattura creata) ed anche il flag per il blocco della fattura elettronica. Questo FLAG è modificabile manualmente, ma è anche controllato da anagrafica cliente per i casi in cui viene definito di non procedere alla fatturazione elettronica. Il flag per “blocca creazione fattura elettronica” è sempre visibile sotto le intestazioni del documento.