Gestione pagamenti

Gestione pagamenti

I nostri software permettono di gestire tutti i pagamenti e i flussi attivi e passivi della cassa in contanti e dei conti correnti. I pagamenti vengono gestiti, in base alla configurazione, tramite il modulo "flussi di cassa" o "tesoreria".

Status dei pagamenti

In tutti gli elenchi dei documenti, come ordini o fatture, viene esplicitato lo status dei pagamenti, come si può vedere nell'immagine. Nel caso degli ordini abbiamo un indicatore a semaforo che indica quando è pieno il pagamento completo, quando è vuoto un pagamento ancora da effettuare. Il colore rosso indica un pagamento scaduto. Nell'elenco delle fatture viene invece indicato esplicitamente lo status "pagato interamente", "parzialmente" o "non pagato".

Status pagamenti

Creazione pagamento

Come per tutti i documenti anche i pagamenti possono essere creati dal modulo relativo "tesoreria" o "flusso di cassa", oppure tramite un documento precedentemente creato, come un ordine o una fattura.

Pagamenti passivi

Per creare un pagamento sulla base di un documento già esistente, come ad esempio una fattura, andare sull'elenco fatture, seleziona la fattura da pagare e cliccare sul tasto "crea sulla base di". A questo punto selezionare il metodo di pagamento, come ad esempio bonifico bancario. Si aprirà una schermata come la seguente.

Bonifico

Nella testata avremo i campi relativi alla controparte e al suo conto corrente. Il documento da cui è stato generato il pagamento, in questo caso una fattura del fornitore. Numero e data del documento di pagamento, tipo di operazione e il conto corrente da cui effettuare il pagamento. Infine avremo l'importo e la data del pagamento.

Nella parte tabellare avremo la possibilità di indicare il pagamento come anticipato, come ritenuta e i dettagli economici del pagamento.

Se invece si vuole registrare un bonifico senza partire da un documento precedente, basta aprire la schermata di creazione di un bonifico dalla voce "bonifici bancari" dal modulo "tesoreria". Selezionare la controparte e i dati economici manualmente, oppure tramite il tasto "seleziona" si aprirà una schermata che permette di selezionare il pagamento da effettuare sulla base dei pagamenti non ancora effettuati consigliati dal sistema. Questo permetterà la compilazione automatica dei dati economici.

bonifico passivo

Richiesta di pagamento

Nel caso in cui ci fossero delle gerarchie e delle mansioni ben divise a livello di dipendenti all'interno dell'azienda potrebbe essere necessario dover procedere all'autorizzazione per effettuare un pagamento. Tramite il documento "richiesta di pagamento" infatti, un dipendente può richiedere l'autorizzazione ad un superiore per effettuare un pagamento. Nel caso della fattura, quindi, selezionarla e tramite il tasto "crea sulla base di" cliccare su "Richiesta di pagamento". In questo modo potrà essere richiesta e fornita l'autorizzazione per il pagamento.

Pagamento

Ricezione pagamenti

In maniera molto simile è possibile procedere alla registrazione di un pagamento attivo, quindi di un pagamento ricevuto.

In questo caso il nostro cliente decide di pagarci in contati al momento della conferma dell'ordine. Selezioniamo, quindi, l'ordine e con il tasto "crea sulla base di" creiamo una "Ricevuta di cassa". Si aprirà una schermata come la seguente.

Cassa

Le informazioni saranno già precompilate dal sistema. Possiamo notare come la casella che indica il pagamento anticipato risulta selezionata, dato che il cliente paga prima dell'emissione della fattura.

Controllare la correttezza dei dati e cliccare su pubblica e chiudi

Report

Il modulo "Tesoreria" o "flusso di cassa" consente di accedere a diversi report per monitorare la situazione economica e la variazione dei flussi di cassa aziendali. Ve ne mostriamo alcuni.

Il report "disponibilità liquide" consiste in un semplice estratto conto. Indica quindi tutti i movimenti avvenuti nel corso del periodo selezionato.

Disponibilità liquide