Cosa fare nel caso lo SDI comunica che la fattura è messa a disposizione?
E' una situazione rara che però può capitare: lo SDI comunica che una fattura è messa a disposizione nel cassetto fiscale. Essendo una situazione non comune, è spesso difficile capire cosa fare. Anche andando a cercare su internet, è difficile trovare informazioni a riguardo. Non perdetevi d'animo e vediamo come comportarsi in questo caso, sia che siate il cliente, sia che siate il fornitore. In questa guida del gestionale troverete risposta ai vostri dubbi (e a quelli dei vostri clienti/fornitori) e potrete risolvere agevolmente la situazione. In particolare scopriremo:
- Quando una fattura viene messa a disposizione nel cassetto fiscale.
- Come comportarsi nel caso in cui siamo:
- Il Fornitore che l'ha emessa;
- Il Cliente che non l'ha ricevuta.
- Come ridurre questo tipo di problematiche.
Quando una fattura è messa a disposizione
Nel caso in cui il sistema di interscambio (il cosiddetto SDI) non riuscisse a recapitare la fattura elettronica nel canale scelto, la mette in uno stato chiamato "messa a disposizione". Per certi versi è come quando il postino non trova l'indirizzo di una abitazione e riporta la lettera o raccomandata alla posta. Non potendo rispedire la fattura al mittente, lo SDI procede con l'inviare un messaggio di "mancato recapito" all'azienda (il Fornitore/Cessionario), non potendo appunto contattare direttamente il Cliente/Committente. A seguito di questa notifica, il Fornitore/Cessionario dovrà fare una serie di passaggi come vedremo più in basso.
Motivi del mancato recapito
Il mancato recapito della fattura elettronica può essere dovuto a vari motivi, incluso un errore dello SDI stesso. Tutti i sistemi informatici possono infatti avere dei piccoli bug, il fatto che però venga comunicata la mancata ricezione da parte del Cliente ci aiuta. Alcuni dei motivi che potrebbero provocare questo tipo di problema sono:
- Codice SDI errato.
- Viene valorizzato un codice SDI vuoto ("0000000") che dovrebbe essere usato solo per i privati.
- Problemi di trasmissione dello SDI.
Per ridurre questo tipo di problemi si consiglia sempre di inserire il codice destinatario nel cassetto fiscale. A questo proposito vi invitiamo a leggere la guida: come impostare il codice SDI nel cassetto fiscale.
Cosa fare nel caso una fattura da noi emessa non venga recapitata
Vediamo come comportarci nel caso noi fossimo il fornitore che ha emesso la fattura elettronica e lo SDI ci comunicasse il mancato recapito. La prima cosa da non fare è quella di cercare un "colpevole". Laddove infatti l'errore potrebbe derivare da una comunicazione errata dei dati da parte del cliente o di un inserimento errato in anagrafica, l'incolpare qualcuno non risolve il problema. Tra l'altro, in alcuni casi, il problema potrebbe essere legato allo stesso SDI, che, come tutti i sistemi informatici, non è immune a bug. L'Agenzia delle Entrate contempla questa casistica e chiarisce come comportarsi:
- In caso di notifica di mancato recapito il Fornitore/Cessionario deve comunicarlo al Cliente/Committente
- Sarà responsabilità del Cliente/Committente recuperare il file nel cassetto fiscale sotto la voce Fatture Messe a disposizione come vedremo in seguito
- Non è quindi necessario mandare nuovamente la fattura elettronica, che essendo già stata processata e registrata allo SDI verrà bloccata all'emissione.
Nei nostri gestionali, l'eventuale mancato recapito al Cliente è notificato dallo stato della fattura elettronica. Tale stato è comunicato dal sistema di interscambio del gestionale e presente quando guardiamo la fattura.
Allo stesso modo potete vedere che lo stato della fattura è chiaramente indicato.
NOTA: come detto è uno stato MOLTO RARO e che si presenta in situazioni eccezionali.
Cosa fare se siamo il Cliente e non ci viene recapitata la fattura
Dato che la notifica di mancato recapito arriva al Fornitore, non possiamo certo immaginarci che una fattura non ci è stata recapitata se il fornitore non ci avverte. L'agenzia delle entrate è chiara nel delegare al Fornitore la notifica al proprio Cliente di questa eventualità. L'unico consiglio che possiamo dare è, qualora una fattura di cui ci hanno comunicato l'invio non arriva, è quello di verificare lo stato della fattura da parte del fornitore.
Se si andasse a verificare la rara situazione di mancato recapito, andremo poi a scaricarla dal cassetto fiscale secondo le modalità sotto riportate.
Come recuperare una fattura messa a disposizione dal Cassetto Fiscale
Il sito dell'Agenzia delle Entrate non è molto semplice da navigare. Purtroppo molto spesso cercando un servizio non si ottiene alcun risultato. Vediamo quindi dove si trova e come fare a scaricare una fattura che è stata messa a disposizione dallo SDI nel cassetto fiscale. Vediamo il percorso:
- Entrate nel sito dell'agenzia delle entrate (usando l'autenticazione che preferite)
- Selezionate l'Utenza di Lavoro dell'azienda per la quale dove recuperare la fattura
- Entrate nel portale "Fatture e Corrispettivi" (eventualmente cercandolo tra i servizi)
- Andate in basso e selezionate: Consultazione -> Fatture Elettroniche e altri Dati IVA (vedi immagine)
Nella sezione Fatture Elettroniche trovate il menu "Le tue FE passive messe a disposizione".
Selezionate questa voce. Accederete a questa sezione del cassetto fiscale che vi permette di recuperare le fatture elettroniche che lo SDI non è stato in grado di recapitare nel canale predefinito. Scaricate la fattura in formato XML è poi possibile caricare la fattura sul gestionale o inserire i dati manualmente.
Come evitare il mancato recapito delle fatture elettroniche
Laddove esistono casistiche documentate dove la responsabilità è imputabile a dei bug del Sistema Di Interscambio, ci sono una serie di accorgimenti che permettono di evitare questo problema.
- Per quanto riguarda la situazione di fatture inviate a voi, si consiglia sempre di inserire il Codice Destinatario nel cassetto fiscale. Vi rimandiamo all'apposita guida per vedere come comunicarlo allo SDI.
- Se invece si tratta di vostri clienti, laddove potete sempre consigliare lo stesso a loro, si consiglia sempre di verificare accuratamente il Codice SDI comunicato ed inserito in anagrafica. Eventuali errori di mancato recapito o dello SDI che non riconosce il Codice Destinatario devono essere comunicati prontamente al vostro cliente.