Mappatura Fattura Elettronica

Mappatura Fattura Elettronica in 1C

Il modo ideale per registrare una fattura elettronica ricevuta è quello di procedere ad una mappatura dei vari campi. Con il termine mappatura si intende il processo che prevede un abbinamento tra le informazioni nella fattura elettronica (in formato XML) e quelle su gestionale. Il problema infatti principale è che il fornitore compila la fattura elettronica con proprie logiche e spesso non tiene in considerazione le specifiche richieste dal cliente.

Come funziona la mappatura in 1C

Sistema di intelligenza artificiale per la lettura dei dati

Per semplificare le attività di mappatura delle fatture elettroniche ricevute, 1C utilizza logiche di intelligenza artificiale. 1C infatti cercherà di riconoscere i vari campi in base alle informazioni presenti sul gestionale.

Proviamo a spiegare in parole semplici come funziona l'intelligenza artificiale in un software gestionale. Nel Database sono archiviate varie informazioni tra cui le varie anagrafiche, i documenti registrati ma anche nello specifico un registro di alcune scelte fatte dall'utente. Nel caso delle fatture elettroniche, 1C memorizza le scelte fatte dal singolo utente in fase di registrazione delle fatture elettroniche ricevute. Utilizzando queste informazioni il software proverà a consigliare i vari abbinamenti. L'utente si troverà così informazioni pre-compilate e potrà modificarle. 1C cercherà anche di capire i suoi errori (vedendo quando l'utente modifica il campo scelto) e cercherà di fare meglio in futuro. Quindi il software gestionale impara.

Iniziale istruzione del sistema di intelligenza artificiale

All'inizio dell'utilizzo del gestionale le informazioni presenti sono limitate e per questo il sistema di intelligenza artificiale va opportunamente istruito. Come si istruisce un sistema di intelligenza artificiale?

E' molto semplice: semplicemente fornendo le varie informazioni di base e correggendo i suoi errori. In questo modo il sistema si adatterà e migliorerà sempre di più la sua capacità di lettura delle fatture elettroniche in formato XML

Fatture elettroniche mappate e non mappate

Nell'interfaccia del sistema di interscambio con lo SDI si può notare subito la situazione di ogni singola fattura elettronica e se questa è stata correttamente mappata oppure no. Per farlo possiamo abbiamo da un lato lo stato che ci segnala la situazione attuale e l'eventuale operazione da compiere. Dall'altro due flag ci indicheranno se sono stati mappati tutti gli articoli ed eventualmente i DDT (ovviamente solo se applicabile).

Se il documento non è mappato, con un doppio click il sistema ci porterà automaticamente a solvere l'operazione necessaria.

XML Mappati

Principali informazioni da mappare

Mappatura controparti

Vediamo ora in breve i principali passaggi per la mappatura dei dati con alcuni esempi. Nella realtà però solo con un l'uso del software gestionale l'utente prenderà piena confidenza con il funzionamento.

Vediamo le principali informazioni che devono essere mappate:

  • Controparti: Cliente/Fornitore - Fatta attraverso P.IVA/Cod.Fiscale (Vedi Mappatura Controparti)
  • Articoli: vengono usati i vari codici presenti su XML o in alternativa la descrizione (Vedi Mappatura Articoli)
  • DDT: I Documenti di Trasporto sono mappati attraverso numero e data del documento inviato (Vedi Mappatura DDT)
  • Ordini e Contratti: informazioni opzionali, mappatura fatta attraverso numero e data documento
  • Aliquote IVA: utilizza codici natura definiti dall'Agenzia delle Entrate (vedi aliquote IVA)
  • Metodi di pagamento: utilizza le codifiche standard dell'Agenzia delle Entrate (Vedi metodi di pagamento)
  • Tipi di documento: utilizza le codifiche standard dell'Agenzia delle Entrate (vedi tipologia di documento)
  • Banche: fatta in maniera automatica prendendo i dati da XML e verificando i dati su gestionale

Principali passaggi per la mappatura

Una controparte può essere cliente o fornitore e la mappatura di queste informazioni è in generale AUTOMATICA. Avviene attraverso il numero di Partita Iva (in alternativa con il Codice fiscale). Da parte utente non è richiesto alcuna azione particolare se non quella di verificare e correggere eventuali campi aggiuntivi dell'anagrafica controparti.

Qualora si riceva una fattura di una controparte non presente sul gestionale, è possibile crearla. In questo caso i dati saranno presi dal XML o in alternativa dal sistema VIES. E' possibile anche impostare la creazione automatica delle nuove controparti.

Mappatura articoli

Questa parte è sicuramente quella che può all'inizio apparire più complicata. Può sembrare macchinosa, ma in realtà permette di velocizzare molto i tempi di registrazione soprattutto se si fanno alcuni accorgimenti.

Questa attività di mappatura su gestionale viene fatta con l'utilizzo di diverse funzionalità tra loro integrate. All'inizio ci metterete un attimo a prendere le mani, ma successivamente vedrete che è estremamente facile.

I metodi sono essenzialmente i seguenti:

  • Mappatura automatica tramite codice articolo/codici fornitore
  • Abbinamento articolo
  • Mappatura massiva assistita
  • Articolo massivo e di default

Mappatura tramite codici articolo

Nel caso in cui il fornitore indichi (come da specifiche standard AssoSoftware) i nostri codici, il riconoscimento sarà automatico. Tuttavia questo capita molto di rado (anzi quasi mai) e quindi la soluzione miglior è quella di farsi carico di mappare i codici del fornitore.

1C permette di gestire i codici articolo di ogni singolo fornitore (o cliente). Questi codici si aggiungono al nostro codice articolo e permettono non solo di facilitare la registrazione di fatture elettroniche (ma anche di DDT), ma anche per esempio di emettere ordini di acquisto più agevoli da leggere per il singolo fornitore.

Per impostare i codici del fornitore esistono varie metodologie sui gestionali 1C. E' possibile farlo per ogni singolo articolo, oppure in maniere massiva. Nel caso in cui si abbini l'articolo (vedi sotto) 1C registrerà automaticamente il codice e lo abbinerà al fornitore specifico.

Abbinamento articoli

La procedure di abbinamento degli articoli prevede di indicare quale articolo sul gestionale corrisponde ad uno specifico articolo trovato nella fattura elettronica in formato XML.

Ogni azienda codifica e denomina gli articoli come meglio crede e quasi mai questo sistema coincide con il nostro (a meno di non mettersi d'accordo). Per questo motivo serve indicare al gestionale i vari abbinamenti. Il gestionale ricorderà la scelta e la riproporrà in futuro.

Per effettuare questo processo esistono tre diversi approcci e relative funzionalità con cui indicare appunto l'abbinamento. Vediamoli tutti:

Abbinamento a livello di riga del documento XML

L'abbinamento viene fatto tramite l'apposita interfaccia che mostra le varie righe della fattura elettronica ricevuta. Questa modalità si aprirà automaticamente quando si preme su una fattura elettronica con articoli non mappati nel sistema di interscambio.

Quando si apre, le eventuali righe per le quali il gestionale ha trovato un abbinamento saranno già mappate, le altre vuote.

Eventuali linee descrittive saranno identificate dal gestionale e non richiederanno alcun abbinamento.

Mappatura linee XML

Usando questa modalità di registrazione, noterete spesso delle stranezze nelle fatture elettroniche ricevute. Non dovete spaventarvi, purtroppo molte poche aziende e software creano documenti realmente rispondenti alle specifiche del tracciato della fattura elettronica definito dall'Agenzia delle Entrate. Tutti i nostri software gestionali cercando di aiutarvi a superare questo problema e a fare tutto in regola.

Per mappare i file nella modalità di visione a livello di riga, potete per ogni singola linea fare una delle seguenti azioni:

  • Trovare l'articolo corrispondente su 1C
  • Creare un nuovo articolo manualmente
  • Usare un articolo comune in maniera massiva (utile per fatture di servizi)
  • Creare un nuovo articolo in maniera automatica prendendo i dati dal XML

Tutte queste modalità sono semplici da fare utilizzando opportunamente le funzionalità presenti nell'interfaccia.

Assistente mappatura

Per aiutare gli utenti esiste anche una modalità speciale che prevede l'uso di un "assistente alla mappatura". Utilizzando l'assistente riceverete un supporto ulteriore dato dal sistema per la mappatura degli articoli e varie opzioni per l'eventuale creazione di articoli. Tramite l'assistente mappatura avremo anche informazioni relative a quanto ordinato o consegnato per aiutarci a registrare la fattura.

Assistente mappatura XML
Mappatura massiva

E' una funzionalità utile quando si hanno numerose fatture da registrare per velocizzare l'abbinamento di un grande numero di articoli. Questo tipo di abbinamento è possibile partendo dalla sezione di riepilogo del sistema di interscambio e premendo "Mappatura massiva". Attenzione: è possibile che dovete prima premere su "Documenti ricevuti dallo SDI" per visualizzare questa sezione (vedi foto).

Mappatura massiva XML

A questo punto vedrete nell'interfaccia tutti gli articoli non mappati divisi per controparte. Usando questa interfaccia potrete rapidamente mappare un gran numero di articoli. è la soluzione ideale all'inizio dell'uso di 1C.

Mappatura completa XML

Mappatura DDT

Nel caso di fatture differite (TD24 e TD25) è molto importante una corretta mappatura dei DDT ricevuti. Nel caso infatti in cui non fossero abbinati eventuali DDT ricevuti registrati, il sistema registrerà una doppia entrata di merce.

Il gestionale abbinerà i DDT in base ai numeri in ingresso e alla data (andrà a guardare anche date prossime) cercando la soluzione migliore. Tuttavia se il DDT fosse stato registrato NON in maniera corretta oppure il DDT nel XML sia diverso da quello nel documento stampato (situazione che capita spesso), si dovrà fare un abbinamento a mano.