Come gestire un azienda per la distribuzione strumenti di misura con un software ERP

Il cliente

Il cliente è una azienda che opera nel settore della distribuzione di strumenti di misura e dei servizi associati. E' distributrice ufficiale di diversi brand e fornisce anche servizi di assistenza e affitto di strumenti di misura. I sui punti di forza sono: range di prodotti e competenza. L'azienda vende in Italia e nel mondo. Produce alcuni degli strumenti di misura e ne commercializza di versi altri prevalentemente di produzione Europea L'azienda è in crescita e necessitava di un nuovo gestionale in grado di supportarla in tutti processi. Nella scelta nel nuovo software ERP il principali parametro era proprio quello di essere in grado di garantire maggiore copertura dei processi e possibilità di adattarsi all'esigenze dell'azienda. Il Cliente in precedenza utilizzava già un ERP ma lamentava diversi problemi quale lentezza, bassa copertura funzionale, difficoltà di gestire le varianti. Quello che ha convinto nella scelta di 1C è stata la capacità di gestire articoli con più varianti (i vari parametri tecnici) e la possibilità di definire regole per l'aggiornamento automatico dei prezzi a seguito dei vari parametri. Inoltre il Cliente ha un proprio sito di E-Commerce che andava integrato.

Aspetti chiave del progetto

Si riepilogano i principali elementi di questo progetto ed alcuni ostacoli che si sono dovuti affrontare in fase di implementazione del software gestionale:

• Articoli a più varianti (fino a 10)
• Gestione numeri di serie
• Gestione noleggio strumentazione
• Ricalcolo automatico prezzi di vendita in base a costi di acquisto/produzione (dipendenti dalle varianti)
• Importazione merci estere (anche Extra-UE)
• Multi-Valuta
• Gestione della riserva delle scorte
• E-Commerce B2B su base OroCommerce

Storia del progetto

Per il cliente era fondamentale la gestione degli articoli a più varianti. Per questo motivo inizialmente ci è concentrati su questo aspetto con il caricamento dei vari listini fornitori e le varie varianti. Si è creato un caricatore speciale che permette di generare in maniera automatica le varie varianti da elenchi di articoli. La fase successiva è stata quella di integrare le informazioni sui prezzi di acquisto (e le relative regole per la generazione dei prezzi di vendita). Questa fase è stata particolarmente delicata e molte funzionalità sono state fatte ad hoc per il Cliente. Dopo aver definito le regole degli articoli, mentre si procedeva con la gestione articoli, si è sviluppata l'interfaccia con l'E-commerce. L'avvio del progetto nella parte principale (si è deciso di dividerlo in più step) è avvenuto rispettando i tempi con l'inizio dell'uso del programma addirittura qualche settimana prima (a settembre invece che ottobre). La parte contabile si è invece impostata nei mesi finali dell'anno. Grazie alle impostazioni iniziali, non è stato comunque necessario il periodo di doppio uso di gestionali in parallelo passando già a ottobre l'intera azienda sul nuovo gestionale, laddove però i saldi iniziali sono stati caricati in maniera completa solo successivamente.

Come tutti i progetti, qualche problemino si è riscontrato per alcune attività. In particolare il Cliente, che opera in un contesto internazionale, ha richiesto forti personalizzazioni lato stampe del gestionale. Allo stesso modo, qualche errore in fase di impostazione di alcuni parametri, dovuta alla difficoltà di recuperare alcuni dati dal vecchio gestionale, ha portato a degli errori di impostazioni di alcuni parametri. Tutto questo è stato risolto con la pazienza di un ottimo Cliente molto perfezionista (come è giusto che sia) e l'assistenza del nostro personale.