Fattura elettronica: guida utente

In questa guida vi vogliamo fornire una serie di untili informazioni sulla fattura elettronica e come funziona nei nostri gestionali. I nostri software gestionali sono completamente integrati con la fatturazione elettronica. Non è necessario utilizzare un portale o software esterno per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Tutto avviene direttamente dal gestionale che può essere collegato direttamente al Sistema di Interscambio (SDI) dell'agenzia delle entrate.

Cosa è una fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento commerciale emesso e trasmesso in formato digitale tra due soggetti che si scambiano beni o servizi. In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le imprese, sia per le vendite a privati che per le vendite a altre aziende o enti pubblici. La trasmissione è fatta tramite un codice (codice SDI) o tramite PEC garantendo in questo modo la ricezione del file da parte del Cliente.

La fattura elettronica sostituisce la tradizionale fattura cartacea e consente di eliminare i costi e i tempi di gestione legati alla stampa, alla spedizione e all'archiviazione delle fatture cartacee. Inoltre, la fatturazione elettronica permette di semplificare la gestione contabile e fiscale delle aziende, grazie all'automatizzazione dei processi di registrazione elettronica delle fatture.

come funziona la fatturazione elettronica

Il formato XML

La fattura elettronica in Italia deve essere emessa e ricevuta in un formato standardizzato e conforme alle specifiche tecniche stabilite dall'Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica deve essere trasmessa tramite la piattaforma di interscambio SdI (Sistema di Interscambio), che gestisce la trasmissione delle fatture tra le aziende e l'Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica viene trasmessa sotto forma di un file XML. XML è l'acronimo di eXtensible Markup Language, un formato di file utilizzato per l'archiviazione e lo scambio di dati strutturati tra diverse applicazioni. Un file XML contiene dati organizzati in modo gerarchico, con una struttura definita da tag o elementi che descrivono il contenuto del file. Il formato XML è stato sviluppato per essere leggibile sia dagli esseri umani che dalle macchine, ed è ampiamente utilizzato per la creazione di documenti standardizzati, come appunto la fattura elettronica.

A fianco vediamo un esempio del tracciato XML di una fattura elettronica di esempio. Un file XML può essere visualizzato da un comune browser internet o da un programma per la gestione di documenti. L'impiego di un file XML con un formato standard definito permette ai software gestionali di generare fatture elettroniche che possono a loro volta essere letti da altri software gestionali..

Fattura-Elettronica

Quali informazioni contiene

La fattura elettronica contiene le stesse informazioni presenti sulla tradizionale fattura cartacea, ma in formato digitale. In particolare, la fattura elettronica deve contenere le informazioni relative al fornitore (nome, indirizzo, partita IVA), al destinatario (nome, indirizzo, partita IVA), ai beni o servizi venduti, ai prezzi, alle modalità di pagamento e alle eventuali tasse applicate.

La fattura elettronica nei gestionali/ERP 1C

Grazie alla tecnologia della piattaforma 1C Enterprise la fatturazione elettronica è completamente integrata nei processi del gestionale. A differenza infatti delle soluzioni di molti nostri concorrenti, nel nostro caso l'interscambio avviene direttamente dal software gestionale/ERP senza la necessità di accedere a portali esterni o altri software. Il gestionale infatti è in grado di ricevere e trasmettere i file XML, leggere i dati e gestire un archivio fatture elettroniche (in formato XML) che potrete analizzare in ogni momento. In fase di rilascio è anche uno speciale software per la fattura elettronica.

Questo permette di velocizzare le operazioni di invio, ricezione e gestione delle fatture elettroniche. Inoltre abbiamo scelto di permettere la gestione di tutti i campi del tracciato xml della fattura elettronica. Utilizzando la fattura elettronica con una soluzione 1C potrete sfruttare al massimo questa importante innovazione contabile.

Grazie al pannello di controllo per la registrazione semplificata delle fatture elettroniche, potrete anche velocizzare la registrazione dei file XML ricevuti. Il sistema vi permette anche di vedere in anteprima quali scritture contabili verranno fatte.

Gestionale Fattura Elettronica

Fattura elettronica nei documenti del gestionale

Nei documenti dei nostri gestionali troviamo un riferimento diretto ai file XML collegati. E' quindi possibile richiamare la relativa fattura elettronica in formato XML o stampare gli allegati. E' possibile poi effettuare le varie operazioni collegate.

File XML trasmessi

Nelle fatture di vendita e note di credito troviamo una apposita sezione sulla Fattura Elettronica. Qui è possibile recuperare i dati del file XML, verificare lo stato della trasmissione e verificare gli allegati trasmessi. Se il file XML non fosse stata trasmesso è possibile anche generare una bozza del file XML.

Fattura elettronica emessa
File XML ricevuti

Nelle fatture di acquisto e nelle note di credito ricevute è possibile trovare il riferimento alla relativo file XML. Il gestionale verifica la corrispondenza dei dati (bloccando eventualmente la registrazione) nel file XML.

E' possibile anche stampare il file XML in diversi formati (Assosoftware o SDI) ed i relativi allegati.

Fattura elettronica ricevuta

Funzionalità e processi collegati

Prima di andare a vedere le specifiche funzionalità di 1C ed in particolare l'interfaccia del sistema di interscambio, è bene fare un passo indietro e vedere alcune informazioni di base relative alla Fattura Elettronica.

Tracciato della fattura elettronica

Come penso saprete, la fatturazione elettronica è un documento elettronico in formato xml. Questo documento viene inviato/trasmesso da un sistema di interscambio (SDI) tra i soggetti interessati. Nel link sottostante potete scaricare, in formato excel, il tracciato della fattura elettronica. Tale formato è quello ufficiale rilasciato dell'agenzia delle entrate.

Principali campi del file XML

A differenza dei nostri principali competitors le cui soluzioni si limitano a usare solo alcuni dei campi del tracciato XML della fattura elettronica, noi abbiamo scelto di permettere il loro uso completo. Questo ovviamente comporta notevoli vantaggi. Tuttavia non sempre si conoscono appieno tali cambi. Cerchiamo quindi di fare un attimo di chiarezza.

Processi relativi alla gestione delle fatture elettroniche

Sotto il punto di vista dei processi aziendali, è importante segnalare che esiste una grande differenza tra la gestione delle fatture elettroniche nel ciclo attivo (fatture di vendita e note di credito) e quelle del ciclo passivo (documenti ricevuti dai fornitori). Se infatti nel primo caso siamo noi a dover generare il file e trasmetterlo, nel caso delle fatture ricevute dovremo invece leggere file XML generati dal nostro fornitore. Esiste poi il caso delle autofatture che segue sotto il profilo della fattura elettronica i processi di trasmissioni validi per le fatture di vendita.

Vi rimandiamo quindi a visitare le sezioni della guida apposite che trattano queste tematiche.