Guida alla fattura elettronica con il gestionale
I nostri software gestionali sono completamente integrati con la fatturazione elettronica. Non è necessario utilizzare un portale o software esterno per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Tutto avviene direttamente dal gestionale che può essere collegato direttamente al Sistema di Interscambio (SDI) dell'agenzia delle entrate.
Cosa è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento commerciale emesso e trasmesso in formato digitale tra due soggetti commerciali che si scambiano beni o servizi. In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le imprese, sia per le vendite a privati che per le vendite a altre aziende o enti pubblici.
La fattura elettronica sostituisce la tradizionale fattura cartacea e consente di eliminare i costi e i tempi di gestione legati alla stampa, alla spedizione e all'archiviazione delle fatture cartacee. Inoltre, la fatturazione elettronica permette di semplificare la gestione contabile e fiscale delle aziende, grazie all'automatizzazione dei processi di registrazione elettronica delle fatture.
Formato della fattura elettronica
La fattura elettronica in Italia deve essere emessa e ricevuta in un formato standardizzato e conforme alle specifiche tecniche stabilite dall'Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica deve essere trasmessa tramite la piattaforma di interscambio SdI (Sistema di Interscambio), che gestisce la trasmissione delle fatture tra le aziende e l'Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica viene trasmessa sotto forma di un file XML. XML è l'acronimo di eXtensible Markup Language, un formato di file utilizzato per l'archiviazione e lo scambio di dati strutturati tra diverse applicazioni. Un file XML contiene dati organizzati in modo gerarchico, con una struttura definita da tag o elementi che descrivono il contenuto del file. Il formato XML è stato sviluppato per essere leggibile sia dagli esseri umani che dalle macchine, ed è ampiamente utilizzato per la creazione di documenti standardizzati, come appunto la fattura elettronica..
Quali informazioni contiene la fattura elettronica
La fattura elettronica contiene le stesse informazioni presenti sulla tradizionale fattura cartacea, ma in formato digitale. In particolare, la fattura elettronica deve contenere le informazioni relative al fornitore (nome, indirizzo, partita IVA), al destinatario (nome, indirizzo, partita IVA), ai beni o servizi venduti, ai prezzi, alle modalità di pagamento e alle eventuali tasse applicate.
La fattura elettronica nei gestionali/ERP 1C
Grazie alla tecnologia della piattaforma 1C Enterprise la fatturazione elettronica è completamente integrata nei processi del gestionale. A differenza infatti delle soluzioni di molti nostri concorrenti, nel nostro caso l'interscambio avviene direttamente dal software gestionale/ERP senza la necessità di accedere a portali esterni o altri software.
Questo permette di velocizzare le operazioni di invio, ricezione e gestione delle fatture elettroniche. Inoltre abbiamo scelto di permettere la gestione di tutti i campi del tracciato xml della fattura elettronica. Utilizzando la fattura elettronica con una soluzione 1C potrete sfruttare al massimo questa importante innovazione contabile.
Fattura elettronica nozioni di base
Prima di andare a vedere le specifiche funzionalità di 1C ed in particolare l'interfaccia del sistema di interscambio, è bene fare un passo indietro e vedere alcune informazioni di base relative alla Fattura Elettronica.
Tracciato della fattura elettronica
Come penso saprete, la fatturazione elettronica è un documento elettronico in formato xml. Questo documento viene inviato/trasmesso da un sistema di interscambio (SDI) tra i soggetti interessati. Nel link sottostante potete scaricare, in formato excel, il tracciato della fattura elettronica. Tale formato è quello ufficiale rilasciato dell'agenzia delle entrate.
Principali campi del file XML
A differenza dei nostri principali competitors le cui soluzioni si limitano a usare solo alcuni dei campi del tracciato XML della fattura elettronica, noi abbiamo scelto di permettere il loro uso completo. Questo ovviamente comporta notevoli vantaggi. Tuttavia non sempre si conoscono appieno tali cambi. Cerchiamo quindi di fare un attimo di chiarezza.
Fatturazione elettronica attiva (file inviati allo SDI)
Tipologie di documenti elettronici
Le fatture elettroniche possono essere sommariamente suddivise in 3 tipologie di documenti:
- Fatture attive
- Note di credito emesse
- Auto-fatture
Sono questi i principali documenti per i quali dovrete ricorrere all'emissione di fatture elettroniche e alla trasmissione allo SDI. In realtà però esistono anche tutta una serie di tipologie di documenti XML. Quali sono queste tipologie? Seguite il link sotto e scopritelo, ma non abbiate paura 1C vi aiuterà sempra consigliandovi il documento adatto.
Creazione della fattura elettronica
Creare una fattura elettronica in formato XML è estremamente facile con 1C. Basta andare nel sistema di interscambio su 1C, schiacciare un tasto ed il programma genererà il file XML che potrà essere trasmesso allo SDI.
Anteprima fatture elettroniche
Potrete anche vedere l'anteprima del file o condividere il file XML prima che questo sia effettivamente trasmesso al fine di concordare eventuali modifiche da apportare.
Autofatture
Attraverso i nostri gestionali potete anche in maniera semplice generare e trasmettere autofatture in formato XML.
Allegati alla fattura elettronica
Il gestionale permette anche di allegare documenti alla fattura elettronica in maniera semplice e intuitiva.
Standard Assosoftware
I file XML generati attraverso 1C rispondono agli standard Assosoftware per la Fattura Elettronica. Si tratta di uno standard a cui abbiamo aderito al fine di facilitare l'interscambio di documenti in formato XML tra i vari soggetti.
Trasmissione di XML allo SDI
La trasmissione può avvenire in diverse modalità a seconda della vostra situazione:
Trasmissione diretta attraverso il sistema Pegaso (consigliato)
In questo caso, la trasmissione è immediata dopo aver generato l'XML questo verrà direttamente trasmesso allo SDI. Dallo SDI riceverete aggiornamenti sullo stato del documento trasmesso.
Cartella di interscambio
Nel caso utilizzate un sistema esterno, è possibile generare i file XML da 1C e caricare questi, tramite una cartella di interscambio, su qualsiasi altro sistema di fatturazione elettronica. Questo è possibile grazie allo standard XML relativo alla fatturazione elettronica.
Sistema ftp
Sistema usato per grandi organizzazioni che utilizzano un sistema esterno di scambio documenti. E' interfacciabile con 1C.
Fatturazione elettronica passiva (file ricevuti)
Ricezione dati dallo SDI
I dati sulle fatture elettroniche sono ricevuti in tempo reale dallo SDI. Le varie fatture in formato XML vengono archiviate in modalità sicura su 1C e possono poi essere processate. Esistono diverse modalità di registrazione della fattura in formato XML.
Analisi immediata dei dati
1C permette di calcolare immediatamente la situazione IVA dell'azienda ed i parametri principali relativi all'interscambio con lo SDI.
Mappatura dati e impostazione dei parametri
Impostando opportunamente i parametri potrete velocizzare la registrazione delle fatture ricevute. Il sistema permette di impostare i conti di contabilità generale di riferimento permettendo così di avere fatture già pronte per la registrazione.
Importazione basata su sistemi di intelligenza artificiale
1C permette di riconoscere le fatture elettroniche e di velocizzare la registrazione delle stesse. Man mano che userete il sistema, questo memorizzerà le vostre preferenze e semplificherà le registrazioni.
Migrazione dati
1C permette anche comodamente di importare vecchi dati di fattura elettronica emessi o ricevuti da altri programmi. In questo modo è anche possibile integrare sistemi differenti e velocizzare il passaggio a 1C.
Sistema di interscambio fatture elettroniche
Per svolgimento delle funzionalità sopra menzionate, sui gestionale 1C è disponibile il sistema di interscambio fatture elettroniche. Attraverso questo sistema potrete agevolmente inviare e ricevere le fatture elettroniche in formato XML, registrarle, mappare le informazioni e così via.