Registrazione fattura elettronica

Registrazione fattura elettronica nel gestionale

La registrazione fattura elettronica in formato XML è semplicissima nei gestionali basati sulla tecnologia della piattaforma 1C Enterprise. Esiste infatti una interfaccia semplice e intuitiva che velocizzerà la registrazione delle fatture elettroniche ricevute in formato XML.

Nel video sottostante una breve presentazione. Ovviamente essendo strettamente collegata ai dati della fatturazione elettronica, esistono alcuni problemi a mostrare tutte le funzionalità reali perchè necessitano di dati reali integrati con lo SDI.

Interfaccia registrazione fattura elettronica (semplificata)

L'interfaccia per la registrazione fattura elettronica è intuitiva e supporta le funzionalità di drag&drop (trascinamento elemento). Grazie a questa interfaccia è possibile vedere in un solo punto tutte le info che servono per procedere con la registrazione fattura elettronica sul gestionale.

Registrazione fattura elettronica

Sezioni dell'interfaccia

Vediamo di presentare le varie sezioni che descriveremo sotto nel dettaglio:

  • Elenco principale: presenta il file XML ricevuti (o importati) che devono ancora essere registrati. In alto troviamo i comandi principali che permettono di vedere il file (se esiste allegato apre quello), effettuare la mappatura o associare i DDT.
  • Area azioni: trascinando il file xml su uno di questi tasti si potrà fare la registrazione fattura elettronica in maniera molto semplice.
  • Area dettagli e info documenti: in questa area possiamo vedere le informazioni principali contenuti nel file XML della fattura elettronica. Potete anche vedere i vari documenti associati che permettono ulteriori possibilità di registrazione della fattura elettronica.

Elenco delle fatture elettroniche ricevute

In queste sezione trovate tutte le fatture elettroniche in formato XML ricevute dall SDO (o eventualmente importate da altro sistema). Queste fatture dovranno o essere associate a documenti esistenti (situazione comune per aziende che predispongono le bozze di fattura), oppure costituiscono la base per la generazione delle fattura elettroniche nel gestionale.

Azioni rapide

Trascinando qui la fattura elettronica da registrare verrà creata la fattura sul gestionale. Esistono 3 modi principali (vedere in seguito):

  • Attraverso mappatura
  • Come fattura servizi
  • Come nota di credito

Informazioni, dettagli e documenti collegati

Nella sezione a destra potrete vedere i vari dati della fattura in formato XML (questi dati sono letti direttamente dalla fattura elettronica in XML ricevuta). Accanto ai dati della fattura elettronica ricevuta, si segnalano i dati sugli ordini di acquisto e sui DDT che come vedremo possono aiutare molto le aziende strutturate che per esempio gestiscono ordini di acquisto e registrazione DDT in ingresso.

Come registrare una fattura

La fattura elettronica ricevuta dal fornitore in formato XML potrebbe non rispecchiare le nostre logiche contabili. I motivi sono svariati e derivano dal fatto che le logiche contabili della controparte potrebbero essere totalmente diverse da quelle della nostra azienda. Inoltre, purtroppo molte fatture elettroniche, pur essendo accettate dal sistema di interscambio (lo SDI) dell'agenzie delle entrate hanno una serie di errori che devono purtroppo essere interpretati.

Inoltre spesso le fatture elettroniche che riceviamo non hanno informazioni importanti per noi. Ad esempio spesso vengono emessi i dati dell'ordine o del contratto. Similmente esistono i problemi dei campi descrittivi (spesso inseriti in maniera non corretta) o degli stessi articoli.

Per velocizzare comunque il processo di registrazione fattura elettronica, nei gestionali 1C è possibile ricorrere varie modalità che aiutano gli utenti nella registrazione. E' importante segnalare che il risultato finale non cambia nei termini contabili (IVA e conti Co.Ge. movimentati) ma differisce nell'approccio e soprattutto nel modo in cui sono usate le informazioni nel gestionale.

Fondamentalmente possiamo raggruppare le tipologie di registrazione nelle seguenti modalità:

  • Usando la mappatura completa delle informazioni
  • Gestendo solo le info principali (imponibile, importo IVA per aliquota, info generali)
  • Associando una fattura già predisposta (in generale in bozza) sul gestionale
  • Partendo dai Ordini di acquisto e DDT.

Ogni modalità ha i suoi vantaggi e di solito l'approccio migliore è quello di usare ognuna delle funzioni in base alle situazioni. In questo modo potrete registrare molto più velocemente le fatture ed evitare errori.

Registrazione fattura elettronica in base a mappatura dati

E' la modalità che spesso chiamiamo "standard". In questo caso infatti la registrazione della fattura elettronica avviene per ogni singola voce (escluse ovviamente le descrizioni). In questa modalità vengono anche tenuti in considerazioni tutti i dati contenuti nel tracciato XML della fattura elettronica e nelle varie sezioni della fattura elettronica.

Ovviamente il limite di questo approccio potrebbe essere in aziende che non hanno mappato correttamente gli articoli. Lo stesso vale per aziende che hanno fornitori che riportano dati imprecisi (o non li riportano affatto) nelle fatture elettroniche in formato XML.

Questa modalità di registrazione crea la fattura usando la mappatura dei dati. Eventuali informazioni non recuperabili dovranno essere compilate a mano dall'utente.

Registrazione semplifica fatture elettroniche (servizi e note di credito)

In alcune situazioni è possibile fare una registrazione delle fatture elettroniche in maniera semplificata. E' questo il caso ad esempio delle fatture di servizi generali. In questo caso non è infatti necessario il dettaglio. Vediamo meglio i due casi che si attivano trascinando la fattura elettronica sulla apposita modalità.

Registrazione fattura servizi

E' questo il caso di fatture di servizi generali come ad esempio telefonia, vitto, trasporti e così via, ma anche alcune fatture di servizi specifici (ad esempio consulenze). In questo caso infatti non gestire il dettaglio di tutte le righe, ma unicamente gestire la voce generali di costo, i conti Co.Ge. movimenti e i dettagli IVA.

La modalità è molto semplice:

  • Trascinate la fattura che volete registrare
  • Si aprirà un form che richiederà di scegliere la tipologia di servizio
  • Verrà creata una fattura che avrà una riga per ogni singola voce dell'aliquota IVA.

Un consiglio: in alcuni casi, con questo approccio ci potrebbero essere delle piccole differenze relative agli arrotondamenti (se infatti il fornitore ha messo molte linee e noi solo 1, si potrebbe avere una differenza di 1 centesimo che andrà corretta manualmente.

Registrazione nota di credito

Le note di credito dovrebbero avere tipologia di documento TD04, tuttavia alcune grandi aziende le mandano come fatture (TD01) con importo negativo. Anche qin questo caso quindi avremo una nota di credito di fatto.

Trascinando la fattura elettronica su questa opzione, si aprirà una finestra di dialogo che chiede di verificare la fattura originale. Selezionare oppure omettere la scelta (premere X in alto a destra=. Verrà creata la relativa nota di credito che spesso deve essere poi corretta.

Associazione fattura esistente

Qualora la fattura fosse già stata registrata come spesso capita nelle aziende che predispongono le bozze di fatture del fornitore, potremo agevolmente associare il file XML ricevuto alla fattura esistente.

Per farlo, basta selezionare la fattura in formato XML e poi associarlo (doppio click) con la fattura esistente a gestionale che troverete nella sezione apposita dei dettagli.

NOTA: se registrate le fatture in bozza e inserite il numero di fattura in ingresso corretto (quello che trovate in fattura elettronica) questa associazione è automatica.

Registrazione fattura partendo da ordini di acquisto/DDT Ricevuti

Le aziende strutturate (ma non solo) tracciano gli acquisti attraverso ordini e registrano i DDT ricevuti in maniera completa. In questa situazione, l'azienda dovrà necessariamente collegare le fatture elettroniche ricevute a documenti che devono tenere conto di DDT e Ordini di acquito.

Purtroppo spesso queste info non sono messe correttamente nel file XML. Per risolvere questo problema l'approccio consigliato è:

  • Generare la bozza fattura partendo da DDT o Ordini di acquisto
  • Verificare i dati della bozza con quelli della fattura elettronica relativa

Per fare questo è molto semplice. Selezionando una qualsiasi fattura elettronica in XML il sistema consiglierà i DDT ricevuto NON ancora fatturati e gli ordini di acquisto non fatturati (che potrebbero essere legati agli stessi DDT).

Premendo il tasto Genera da DDT (o Genera da ordine di acquisto) verrà generata la fattura relativa. Se si vogliono legare più documenti serve selezionarli tutti.

La fattura generata andrà poi verificata con la fattura elettronica ricevuta dal sistema di interscambio (o caricata sul gestionale).