Contabilità Generale (Co.Ge.) nel gestionale
I nostri software gestionali permettono di gestire in maniera integrata la contabilità generale (spesso abbreviata con Co.Ge. o semplicemente Contabilità) di una azienda. Al momento della pubblicazione dei documenti il software gestionale effettua in maniera automatica le eventuali scritture contabili generate dal documento. Nel software gestionale esiste un apposito modulo contabilità che si occupa di definire le regole contabili con cui vengono effettuate le scritture contabili e di redigere le varie stampe richieste dalla contabilità.
Nei software gestionali di 1C non è necessario effettuare due registrazioni: una per la movimentazione delle merce, l'altra per la scrittura contabile (in partita doppia). Tutto viene fatto insieme alla pubblicazione del documento. In questo modo risparmierete tempo ed eviterete errori. Il sistema effettuerà tutte le verifiche necessario bloccando operazioni non consistenti dal punto di vista contabile.
Introduzione alla contabilità generale nel gestionale
Prima di addentrarci nelle varie tematiche, vediamo di introdurre alcuni punti di base che permettano anche a chi non conosce bene la contabilità generale, di avere una infarinatura di base. Questo permetterà di sfruttare al meglio le funzionalità dei nostri software gestionali relative ai processi di contabilità generale.
Cosa è la Contabilità Generale
La contabilità generale è il sistema che permette la registrazione delle vicende aziendali. Grazie ad esso vengono gestiti i rapporti di scambio (vendite, acquisti, incassi, pagamenti, ecc.) fra l'azienda e l'ambiente esterno, ma anche vicende inerenti il calcolo di imposte e la predisposizione dei documenti fiscali. Per saperne di più andate anche a vedere la sezione della guida utente sulle definizioni: cosa è la contabilità generale.
Nel software gestionale la Contabilità Gestionale è spesso indicata in maniera compatta con la sigla Co.Ge. e si basa su scritture contabili che sono basate su un definito Piano dei Conti.
E' obbligatorio gestire la Contabilità Generale?
Ogni azienda è obbligata a redigere un bilancio ed effettuare regolari dichiarazioni fiscali, per questo motivo una azienda è obbligata a gestire un minimo di informazioni necessarie al fine di effettuare queste operazioni. Molte aziende (soprattutto le più piccole) si avvalgono integralmente di servizi esterni per la gestione della contabilità generale.
Il nostro gestionale gestisce la contabilità in maniera semplice e intuitiva. Nel caso di aziende che hanno un consulente esterno, sarà comunque in grado di predisporre i documenti principali necessari grazie alle impostazioni di base contenute nel gestionale. Nel caso in cui si volesse invece gestire integralmente la contabilità il gestionale contiene tutte le funzionalità per permettere che questo sia fatto. Vi consigliamo tuttavia di richiedere il supporto di un consulente esperto di contabilità per effettuare le varie impostazioni contabili nel software gestionale.
Quali sono i documenti fondamentali della contabilità generale?
I documenti di riepilogo fondamentali della contabilità generale sono lo Stato Patrimoniale ed il Conto Economico. Questi due documenti costituiscono infatti la base del Bilancio d'Esercizio.
Stato patrimoniale
Riporta con una struttura a sezioni contrapposte Attivo e Passivo dell'azienda. Contiene quindi informazioni riguardo a Crediti, Debiti, Patrimonio e relative correzioni. Riporta anche l'utile di esercizio che arriva dal Conto Economico.
Conto economico
Riepiloga in maniera scalare i flussi di costi e ricavi sostenuti dall'azienda in un determinato periodo. Permette di calcolare il risultato economico dell'esercizio che viene riportato nello Stato Patrimoniale.
La gestione contabile dell'azienda
Parlando di Contabilità si intende solitamente la Contabilità Generale. Oltre alla Contabilità Generale per una corretta gestione aziendale è necessario tenere traccia anche di altre informazioni. Per questo motivo abbiamo alcune sezioni specifiche della contabilità che tratteremo in altre sezioni della guida.
Contabilità Industriale
Accanto alla Contabilità Generale esiste la contabilità industriale che ha lo scopo di analizzare i flussi aziendali esterni e definire la competenza di entrate e uscite riguardo a processi, ordini, commesse e articoli. In questa sezione della guida ci occuperemo della contabilità generale, mentre vi rimandiamo alla sezione apposita per la guida utente sulla contabilità industriale.
Contabilità Clienti/Fornitori
La contabilità Clienti/Fornitori è la parte della contabilità generale richiesta per la gestione delle partite aperte con le controparti. Permette di gestire la situazione debitoria e creditoria a livello di controparte. La situazione di debiti e crediti deve essere obbligatoriamente registrata essendo una informazioni richiesta per la redazione del bilancio di esercizio. La contabilità Clienti/Fornitori viene infatti riportata nello Stato Patrimoniale.
Alcuni considerazioni sulla contabilità nel gestionale
Vediamo di fare alcune precisazioni su come funziona la contabilità nei nostri software gestionali.
Le scritture in partita doppia nei gestionali 1C
Qualsiasi scrittura che interessi il piano dei conti è sempre fatta con la logica della partita doppia. Non è infatti possibile fare scritture "sbilanciate", eventuali errori che venissero fuori nei controlli fatti a livello di bilancio sono dovute a una non corretta imputazione dei conti in dare e avere.
Approccio per processi (e non per semplici scritture)
L'approccio di un software gestionale completo vede la contabilità generale (assieme a quella industriale) come parte di un processo integrato e non come una parte separata. Le scritture contabili vengono fatte nel momento in cui viene pubblicato un documento e non sono fatte in maniera separata. In alcuni casi questo potrebbe confondere utenti abituati a software che si occupano solo della contabilità.
Tematiche complesse
La contabilità generale è un tema complesso con situazioni particolari e regole che cambiano a seconda del settore in cui opera l'azienda. I nostri gestionali sono strumenti informatici di supporto per effettuare registrazioni e scritture contabili. Permettono di registrare documenti, effettuare scritture contabili e predisporre report in grado di aiutare l'azienda a redigere i documenti correttamente.
Tuttavia il gestionale non può fare magie e correggere qualsiasi errore dell'utente (in alcuni casi ci riusciamo, ma non sempre) e quindi la responsabilità dei dati contabili è sempre dell'Utente. Allo stesso modo le impostazioni contabili del gestionale richiedono attenzione altrimenti si potrebbero impostare scritture non corrette.
Per questo motivo si consiglia sempre, in caso di dubbi, di avvalersi di professionisti in campo contabile per chiarire tutti gli aspetti. Il gestionale cerca di aiutarvi nel vostro lavoro, ma non si può sostituire al fattore umano che in certe situazioni è fondamentale. Per questo motivo la seguente guida affronta in maniera superficiale gli aspetti contabili mirando soprattutto a mostrare le funzionalità presenti nel gestionale.
Che cosa posso fare con un gestionale 1C sul piano contabile
In teoria TUTTO, tuttavia le soluzioni commerciali di base (Azienda 1C e 1C Drive) hanno impostazioni contabili solo di base. Questo perchè sono principalmente usati per la contabilità gestionale e non quella fiscale. Normalmente le PMI hanno infatti un commercialista di supporto a cui vengono inviati i dati e che poi li rielabora per l'ottenimento del bilancio. Per l'impostazione completa della contabilità (minimizzando quindi la parte del commercialista) è necessario il supporto di un consulente/analista e di una serie di specifiche impostazioni.
Vediamo comunque quello che la versione di base può fare e che non può fare.
Cosa puoi fare con il gestionale
Gestione del Piano dei conti
Il Piano dei Conti permette di definire su quali conti avvengono le registrazioni contabili. E' la base di tutta la contabilità.
- Impostare il piano dei conti inserendo i conti che vi servono e definendo la tipologia dei conti da utilizzare
- Definire conti predefiniti da usare per le registrazioni più comuni
- Definire i conti delle controparti o eventualmente aprire sotto-conti (contropartite) per ogni singolo cliente/fornitore
- Definire i conti degli articoli che vi permetteranno di velocizzare la registrazione di documenti
Gestione Imposta Valore Aggiunto (IVA)
Gestione completa del ciclo IVA, dichiarazione e liquidazione dei registri IVA. Riepilogo dei principali processi.
- Liquidazione periodica IVA (LIPE)
- Impostare registri IVA
- Stampa registri IVA
- IVA indetraibile
- Gestione Reverse Charge
Gestione dei processi aziendali sotto il profilo contabile
Ciclo attivo e passivo
Gestione integrata con la tesoreria e la fattura elettronica di tutte le registrazioni contabili inerenti il ciclo attivo e il ciclo passivo. Comprende i seguenti processi:
- Contabilità clienti/fornitori e gestione partite aperte
- Registrazione delle fatture XML in entrata e uscita
- Generazione e invio delle autofatture
- Gestione ritenute di acconto
- Gestione Dichiarazioni di intento
- Bolla doganale
- Allocazione costi
Magazzino
Gestione completa dei flussi contabili di magazzino con valorizzazione in tempo reale, per sapere di più:
- Gestione contabile del magazzino
- Gestione rimanenze di magazzino
Personale e Risorse Umane
In maniera integrata con il modulo personale e di tesoreria permette la gestione dei processi collegati alla gestione del personale.
- Registrazione stipendi
- Gestione TFR
Scritture contabili e correzioni
Gestione delle scritture contabili in Partita Doppia in maniera completa, semplice e flessibile.
- Gestione della prima nota
- Scritture contabili
- Scritture di Prima Nota
- Libro giornale
- Fatture da ricevere/emettere
- Correzioni contabili
Gestione cespiti
Il gestionale permette di gestire il ciclo completo relativo a cespiti e immobilizzazioni. Per vedere il ciclo andate alla sezione della guida sulla gestione cespiti. In particolare questo permette:
- Registrazione cespiti
- Ammortamento cespiti
- Rivalutazione cespiti
- Cessione dei cespiti
Imposte
Il gestionale permette anche di registrare le imposte e gestirne gli accantonamenti ed il pagamento.
- Accantonamenti fiscali
- Compilazione F24
- Pagamento tasse (tramite F24 o direttamente)
- Ritenute d'acconto
Processi generali legati alla contabilità
Inoltre ovviamente permette di gestire i processi generali per la gestione della contabilità
- Chiusura periodo contabile
- Gestione sezionali e numerazione documenti
- Bilancio di prova (Bilancino) incluso di Stato Patrimoniale e Conto Economico
Cosa NON puoi fare nella versione base
Alcune funzionalità non sono impostate dal gestionale nella versione base per diversi motivi. Riepiloghiamo qui le principali:
- Calcolo automatico degli stipendi sulla base dei contratti nazionali: pur essendo disponibili i modelli di calcolo che permetterebbero il calcolo questa funzionalità non è gestita per le continue modifiche e per il fatto che le aziende utilizzando quasi sempre società esterne (Consulenti del lavoro)
- Calcolo dettagliato delle tasse: il gestionale permette di calcolare in maniera semplice il profitto lordo pre-imposte, ma il calcolo finale è demandato a esperti fiscali e commercialisti
- Redazione precisa del bilancio consolidato: lo schema del bilancio finale può essere inserito sul gestionale, ma ad oggi è una opzione non impostata nella versione base
- Trasmissione all'agenzia delle entrate del bilancio: il gestionale non è volutamente connesso all'agenzia delle entrate non essendo uno strumento concepito per la trasmissione del bilancio finale
Cosa NON potrà mai fare il gestionale
Infine, in parte in maniera scherzosa, riepiloghiamo alcuni errori/falsi miti di alcuni utenti (per fortuna non tutti), i quali pensano che un computer si possa sostituire a loro:
- Inventarsi documenti non registrati
- Capire che le impostazioni messe dall'utente siano errate: in alcuni casi grossolani ci può riuscire, ma in altri casi come può mettere in dubbio le scelte dell'utente?
- Immaginarsi lui quello che avete in testa: purtroppo al momento il nostro sistema di intelligenza artificiale non ha ancora imparato a leggervi nel pensiero (credetemi a breve ci riusciremo almeno in parte)
- Permettere scritture inconsistenti e con errori: per intenderci: il gestionale fa scritture integrate tra contabilità, tesoreria e magazzino e non può forzare scritture modificando i valori per una di queste
- Controllare le scritture di magazzino se si disattiva il controllo relativo: esiste una specifica opzione (con relativo avviso) che permette di gestire il magazzino in negativo, in questo scenario si possono registrare errori contabili
Funzionalità contabili aggiuntive a richiesta
Si elencano alcune funzionalità aggiuntive che possono essere inserite a richiesta dal gestionale:
- Predisposizione documentazione per approvazione bilancio
- Impostazione registrazioni su base causale
- Impostazioni comandi per registrazioni standard
- Collegamento a registratori di cassa
- Connessione ad altri sistemi per la gestione della contabilità
Da dove partire?
Se si vogliono utilizzare al meglio le funzionalità contabili dei gestionali si consiglia quanto segue:
- Se non si ha adeguata esperienza in campo contabile, richiedere assistenza per le impostazioni di base
- Impostare i principali parametri contabili incluse anche le impostazioni degli articoli oltre che ovviamente il piano dei conti
- Effettuare delle registrazioni di prova per verificare che i parametri siano corretti
Una volta fatti questi accorgimenti, il gestionale potrà essere un valido aiuto per gestire appieno la vostra contabilità oppure una parte di esso.
In continuo aggiornamento
Le varie funzionalità per la contabilità sono già presenti sui nostri gestionali. Tuttavia la guida è in fase di aggiornamento in particolare alla necessità di scrivere un qualcosa di generico che non può entrare nel dettaglio delle singole operazioni per diversi motivi (inclusi quelli di privacy dovendo costruire sempre scenari nuovi inventati).
Il nostro obiettivo in questa sede è comunque quello di fare una guida semplice e comprensibile anche per persone senza un background di contabilità.
Principali elementi contabili nel gestionale
Piano dei conti
Il piano dei conti è lo strumento base per tutte le registrazioni contabili nel gestionale. Ogni singola operazione farà infatti delle registrazioni nello specifico Conto del Piano dei conti. Tale registrazioni sono la base sia per la contabilità analitica industriale, sia per la contabilità fiscale.
Scritture contabili
Una scrittura contabile è fondamentale una scrittura su uno specifico registro effettuata con il metodo della Partita Doppia. La Partita Doppia è alla base di tutte le registrazioni contabili ed evita errori. In ogni registrazione in partita doppia avremo così fondamentalmente i seguenti elementi:
- La data della registrazione
- Il conto in dare
- Il conto in avere
- L'importo
- Il motivo dell'operazione (spesso detto causale)
Potete visitare la sezione relativa alle scritture contabili per maggiori informazioni.
Registrazioni IVA
L'IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) è una imposta fondamentale e deve essere correttamente registrata. Nel caso di 1C, l'IVA viene gestita in maniera semplice e intuitiva ed è possibile gestire sia i flussi standard: acquisto/vendite/bolle doganali, sia la gestione di situazioni specifiche come l'indetraibilità o la rivalsa IVA negli omaggi.
Controlli e quadrature contabili
La contabilità generale richiede che le registrazioni siano corrette e che siano effettuate quelle che si chiamano quadrature contabili. Il software gestionale dispone di una serie di strumenti che impediscono registrazioni non corrette. Tuttavia in alcuni casi ci potrebbero essere delle forzature da parte dell'utente o alcuni parametri potrebbero non essere correttamente impostati. Per questo motivo è fondamentale svolgere attività di Controlli e quadrature. Vi rimandiamo alla apposita sezione per saperne di più.
Strumenti utili per la gestione della contabilità
Esistono inoltre sui nostri gestionali una serie di altre funzionalità che qui introduciamo che possono essere utili nell'esecuzione delle varie attività.