Contabilità Generale

Contabilità Generale (Co.Ge.) nel gestionale

I nostri gestionali permettono di gestire in maniera integrata la contabilità generale (spesso abbreviata con Co.Ge. o semplicemente Contabilità) di un'azienda. Il tutto avviene effettuando automaticamente scritture contabili, in tempo reale, al momento della pubblicazione dei documenti.

Nei gestionali di 1C non è infatti necessario effettuare due registrazioni: una per la movimentazione delle merce, l'altra per la scrittura contabile (in partita doppia). Tutto viene fatto insieme alla pubblicazione del documento. In questo modo risparmierete tempo ed eviterete errori. Il sistema effettuerà tutte le verifiche necessario bloccando operazioni non consistenti.

Introduzione alla contabilità generale in 1C

Prima di addentrarci nelle varie tematiche, vediamo di introdurre alcuni punti di base che permettano anche a chi non conosce bene la contabilità, di avere una infarinatura di base sulla tematica in modo da sfruttare al meglio le possibilità dei nostri software gestionali.

Cosa è la contabilità Generale

La contabilità generale è il sistema che permette la registrazione delle vicende aziendali. Grazie ad esso vengono gestiti i rapporti di scambio (vendite, acquisti, incassi, pagamenti, ecc.) fra l'azienda e l'ambiente esterno, ma anche vicende inerenti il calcolo di imposte e la predisposizione dei documenti fiscali.

Nel gestionale la Contabilità Gestionale è spesso indicata in maniera compatta con la sigla Co.Ge. e si basa su scritture contabili che sono basate su un definito Piano dei Conti.

E' obbligatorio gestire la Contabilità Generale?

Ogni azienda è obbligata a redigere un bilancio ed effettuare regolari dichiarazioni fiscali, per questo motivo una azienda è obbligata a gestire un minimo di informazioni necessarie al fine di effettuare queste operazioni. Molte aziende (soprattutto le più piccole) si avvalgono integralmente di servizi esterni per la gestione della Contabilità generale.

Il nostro gestionale gestisce in ogni caso la contabilità in maniera e semplice. Nel caso di aziende che hanno un consulente esterno, sarà comunque in grado di predisporre i documenti principali necessari grazie alle impostazioni di base contenute nel gestionale.

Differenza con la Contabilità Industriale

Accanto alla Contabilità Generale esiste la contabilità industriale che ha lo scopo di analizzare i flussi aziendali esterni e definire la competenza di entrate e uscite riguardo a processi, ordini, commesse e articoli. In questa sezione della guida ci occuperemo di contabilità generale, mentre vi rimandiamo alla sezione apposita per la guida sulla contabilità industriale.

Alcuni considerazioni sulla contabilità nel gestionale

Le scritture in partita doppia nei gestionali 1C

Qualsiasi scrittura che interessi il piano dei conti è sempre fatta con la logica della partita doppia. Non è infatti possibile fare scritture "sbilanciate", eventuali errori che venissero fuori nei controlli fatti a livello di bilancio sono dovute a una non corretta imputazione dei conti in dare e avere.

Approccio per processi (e non per semplici scritture)

L'approccio di un gestionale completo vede la contabilità come parte di un processo integrato e non come una parte separata. Le registrazioni contabili vengono fatte nel momento in cui viene pubblicato un documento e non sono fatte in maniera separata. In alcuni casi questo potrebbe confondere utenti abituati a software che si occupano solo della contabilità.

Tematiche complesse

La contabilità è un tema complesso con situazioni particolari e regole che cambiano a seconda del settore in cui opera l'azienda. I nostri gestionali sono strumenti informatici di supporto per effettuare registrazioni e scritture contabili. Permettono di registrare documenti, effettuare scritture contabili e predisporre report e documenti in grado di aiutare l'azienda a predisporre i documenti correttamente.

Tuttavia il gestionale non può fare magie e correggere qualsiasi errore dell'utente (in alcuni casi ci riusciamo, ma non sempre) e quindi la responsabilità dei dati contabili è sempre dell'Utente. Allo stesso modo le impostazioni contabili del gestionale richiedono attenzione altrimenti si potrebbero impostare scritture non corrette.

Per questo motivo si consiglia sempre, in caso di dubbi, di avvalersi di professionisti in campo contabile per chiarire tutti gli aspetti. Il gestionale cerca di aiutarvi nel vostro lavoro, ma non si può sostituire al fattore umano che in certe situazioni è fondamentale. Per questo motivo la seguente guida affronta in maniera superficiale gli aspetti contabili mirando soprattutto a mostrare le funzionalità presenti nel gestionale.

Che cosa posso fare con un gestionale 1C sul piano contabile

In teoria TUTTO, tuttavia le soluzioni commerciali di base (Azienda 1C e 1C Drive) hanno impostazioni contabili solo di base. Questo perchè sono principalmente usati per la contabilità gestionale e non quella fiscale. Normalmente le PMI hanno infatti un commercialista di supporto a cui vengono inviati i dati e che poi li rielabora per l'ottenimento del bilancio. Per l'impostazione completa della contabilità (minimizzando quindi la parte del commercialista) è necessario il supporto di un consulente/analista e di una serie di specifiche impostazioni.

Vediamo comunque quello che la versione di base può fare e quello no.

Cosa puoi fare con il gestionale

Gestione del Piano dei conti

Il Piano dei Conti permette di definire su quali conti avvengono le registrazioni contabili. E' la base di tutta contabilità

Gestione Imposta Valore Aggiunto (IVA)

Gestione completa del ciclo IVA, dichiarazioni e liquidazione e dei registri IVA. Riepilogo dei principali processi

Gestione dei processi aziendali sotto il profilo contabile

Ciclo attivo e passivo

Gestione integrata con la tesoreria e la fattura elettronica di tutte le registrazioni contabili inerenti i ciclo attivo e ciclo passivo. Inclusiva dei seguneti processi:

Magazzino

Gestione completa dei flussi contabili di magazzino con valorizzazione in tempo reale, per sapere di più:

Personale e Risorse Umane

In maniera integrata con il modulo personale e di tesoreria permette la gestione dei processi collegati alla gestione del personale.

  • Registrazione stipendi
  • Gestione paghe del persona
  • Gestione TFR

Scritture contabili e correzioni

Gestione delle scritture contabili in Partita Doppia in maniera completa, semplice e flessibile.

Gestione cespiti

Il gestionale permette di gestire il ciclo completo relativo a cespiti e immobilizzazioni. In particolare:

  • Registrazione cespiti
  • Ammortamento cespiti
  • Rivalutazione cespiti
  • Cessione dei cespiti

Imposte

Il gestionale permette anche di registrare le imposte e gestirne gli accantonamenti e il pagamento.

  • Accantonamenti fiscali
  • Compilazione F24
  • Pagamento tasse (tramite F24 o direttamente)

Processi generali legati alla contabilità

Inoltre ovviamente permette di gestire i processi generali per la gestione della contabilità

Cosa NON puoi fare nella versione base

Alcune funzionalità non sono impostate dal gestionale nella versione base per diversi motivi. Riepiloghiamo qui le principali:

  • Calcolo automatico degli stipendi sulla base dei contratti nazionali: pur essendo disponibili i modelli di calcolo che permetterebbero il calcolo questa funzionalità non è gestita per le continue modifiche e per il fatto che le aziende utilizzando quasi sempre società esterne (Consulenti del lavoro)
  • Calcolo dettagliato delle tasse: il gestionale permette di calcolare in maniera semplice il profitto lordo pre-imposte, ma il calcolo finale è demandato a esperti fiscali e commercialisti
  • Redazione precisa del bilancio consolidato: lo schema del bilancio finale può essere inserito sul gestionale, ma ad oggi è una opzione non impostata nella versione base
  • Trasmissione all'agenzia delle entrate del bilancio: il gestionale non è volutamente connesso all'agenzia delle entrate non essendo uno strumento concepito per la trasmissione del bilancio finale

Cosa NON potrà mai fare il gestionale

Infine, in parte in maniera scherzosa, riepiloghiamo alcuni errori/falsi miti di alcuni utenti (per fortuna non tutti) che pensano che un computer si possa sostituire a loro:

  • Inventarsi documenti non registrati
  • Capire che le impostazioni messe dall'utente siano errate: in alcuni casi grossolani ci può riuscire, ma in altri casi come può mettere in dubbio le scelte dell'utente?
  • Immaginarsi lui quello che avete in testa: purtroppo al momento il nostro sistema di intelligenza artificiale non ha ancora imparato a leggervi nel pensiero (credetemi a breve ci riusciremo almeno in parte)
  • Permettere scritture inconsistenti e con errori: per intenderci: il gestionale fa scritture integrate tra contabilità, tesoreria e magazzino e non può forzare scritture modificando i valori per una di queste
  • Controllare le scritture di magazzino se si disattiva il controllo relativo: esiste una specifica opzione (con relativo avviso) che permette di gestire il magazzino in negativo, in questo scenario si possono registrare errori contabili

Funzionalità contabili aggiuntive a richiesta

Si elencano alcune funzionalità aggiuntive che possono essere inserite a richiesta dal gestionale:

  • Predisposizione documentazione per approvazione bilancio
  • Impostazione registrazioni su base causale
  • Impostazioni comandi per registrazioni standard
  • Collegamento a registratori di cassa
  • Connessione ad altri sistemi per la gestione della contabilità

Da dove partire?

Se si vogliono utilizzare al meglio le funzionalità contabili dei gestionali si consiglia quanto segue:

  • Se non si ha adeguata esperienza in campo contabile, richiedere assistenza per le impostazioni di base
  • Impostare i principali parametri contabili incluse anche le impostazioni degli articoli oltre che ovviamente il piano dei conti
  • Effettuare delle registrazioni di prova per verificare che i parametri siano corretti

Una volta fatti questi accorgimenti, il gestionale potrà essere un valido aiuto per gestire appieno la vostra contabilità oppure una parte di esso.

In continuo aggiornamento

Le varie funzionalità per la contabilità sono già presenti sui nostri gestionali. Tuttavia la guida è in fase di aggiornamento in particolare alla necessità di scrivere un qualcosa di generico che non può entrare nel dettaglio delle singole operazioni per diversi motivi (inclusi quelli di privacy dovendo costruire sempre scenari nuovi inventati).

Il nostro obiettivo in questa sede è comunque quello di fare una guida semplice e comprensibile anche per persone senza un background di contabilità.

Principali elementi contabili nel gestionale

Piano dei conti

Il piano dei conti è lo strumento base per tutte le registrazioni contabili nel gestionale. Ogni singola operazione farà infatti delle registrazioni nello specifico Conto del Piano dei conti. Tale registrazioni sono la base sia per la contabilità analitica industriale, sia per la contabilità fiscale.

Scritture contabili

Una scrittura contabile è fondamentale una scrittura su uno specifico registro effettuata con il metodo della Partita Doppia. La Partita Doppia è alla base di tutte le registrazioni contabili ed evita errori. In ogni registrazione in partita doppia avremo così fondamentalmente i seguenti elementi:

  • La data della registrazione
  • Il conto in dare
  • Il conto in avere
  • L'importo
  • Il motivo dell'operazione (spesso detto causale)

Potete visitare la sezione relativa alle scritture contabili per maggiori informazioni.

Registrazioni IVA

L'IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) è una imposta fondamentale e deve essere correttamente registrata. Nel caso di 1C, l'IVA viene gestita in maniera semplice e intuitiva ed è possibile gestire sia i flussi standard: acquisto/vendite/bolle doganali, sia la gestione di situazioni specifiche come l'indetraibilità o la rivalsa IVA negli omaggi.

Strumenti utili per la gestione della contabilità

Esistono inoltre sui nostri gestionali una serie di altre funzionalità che qui introduciamo che possono essere utili nell'esecuzione delle varie attività.