Scritture contabili nel gestionale
I nostri software gestionali ERP sono dotati di gestione della contabilità integrata, quindi ogni documento viene registrato contabilmente con le relative scritture contabili in maniera automatica. In questa guida introduciamo il tema e mostriamo gli esempi delle più comuni scritture contabili integrate registrate dai nostri gestionali e le modalità per modificare o inserire manualmente le scritture.
Le scritture contabili vengono tracciate all'interno del libro giornale. Le scritture contabili sono gestite dal modulo contabilità del software gestionale. Le scritture vengono fatte in fase di pubblicazione dei documenti. Le scritture possono essere modificate dall'utente (se dotato di permessi sufficienti) e vengono impostate in base ai conti predefiniti.
Introduzione alle scritture contabili nel gestionale
Le scritture contabili sono effettuate in maniera automatica in fase di pubblicazione dei documenti. Per capire meglio il concetto di pubblicazione (o post) dei documenti, vi invitiamo a leggere la sezione della guida utente sulla pubblicazione documenti. Le scritture contabili sono preimpostate in base a parametri e possono essere eventualmente modificate dall'utente. Anche nel caso in cui non si utilizzi il gestionale senza aver impostato la contabilità, verranno effettuate scritture contabili in modo da permettere un domani di passare alla gestione completa della parte contabile.
Vedere le scritture contabili nei documenti
Una volta pubblicato il documento, è possibile vedere le scritture contabili effettuate. Questo è possibile in due modalità:
- Attraverso il tab "Registrazioni" presente su tutti i principali documenti (e visibili solo se il documento è pubblicato)
- Attraverso il dettaglio delle registrazioni contabili
Il tab registrazioni nei documenti
All'interno del documento, una volta pubblicato, sarà disponibile uno specifico tab "Registrazioni". In questo tab troverete le informazioni riguardo alle registrazioni contabili in partita doppia e quelle relative ai registri IVA. Questo tab non è presente per alcuni documenti secondari. Se così fosse, potete sempre accedere alle scritture contabili attraverso la modalità standard descritto in seguito.
Attraverso questo tipo di visualizzazione è anche possibile modificare le scritture contabili con inserimenti aggiuntivi oppure modificando direttamente le scritture. Vedremo in seguito come.
Visualizzazione delle scritture contabili dei documenti
Per ogni documento registrato è possibile visionare le relative scritture contabili tramite il seguente tasto situato nella parte superiore della schermata.
Questo tasto è presente sia nel documento, che negli elenchi di documenti.
Visualizzazione delle scritture contabili
Si aprirà una nuova schermata che ci permette di visualizzare le scritture contabili in diverse modalità. Nella scheda scrittura contabili possiamo visualizzare le scritture contabili con la normale visualizzazione in partita doppia. Esistono due possibilità di visualizzazione. La visualizzazione compatta (quella solitamente usata dai contabili) che possiamo vedere nella seguente immagine (verificare che sia selezionata la modalità compatta).
In alternativa deselezionato il flag "Visualizzazione compatta" avremo le scritture nel dettaglio e non aggregate a livello di conto Co.Ge. Questa modalità permette anche di inserire lo specifico motivo della scrittura. In questa visualizzazione, in alcuni documenti, potremo anche vedere delle scritture che si annullano a vicenda. E' un tipo di visualizzazione utile per utenti esperti che vogliono verificare nel dettaglio le singole registrazioni.
L'ultima modalità di visualizzazione, accessibile dalla pagina "Registrazioni", permette di visualizzare le singole registrazioni. Si tratta di una registrazione che segue logiche più informatiche che contabili e servono ad utenti esperti per verificae la correttezza delle registrazioni.
Modificare le scritture contabili
Nel caso si vogliano modificare le scritture contabili di un documento, è sufficiente modificare i conti che sono stati impostati dal gestionale (vedere sotto come impostare le scritture). Il gestionale infatti propone i conti Co.Ge. secondo i parametri impostati, ma possono essere modificati. Per farlo è sufficiente selezionare i conti e modificali. Ad esempio in tabella andare nella colonna "Conti Co.Ge." per modificare le relative scritture. Si aprirà una finestra di dialogo che ci permette di inserire i conti. Nella finestra di dialogo a volte vedremo anche conti che non sono necessariamente utilizzati nel documento in questione.
NOTA: la modifica delle scritture contabili è possibile solo se si hanno gli adeguati permessi.
Inserire scritture contabili aggiuntive (o modificarle completamente)
Per alcuni documenti, come accennato sopra, è possibile anche inserire scritture contabili aggiuntivi (ad esempio un giroconto) o anche modificare radicalmente le scritture contabili. Si tratta di operazioni che forzano le scritture standard e che devono essere fatte da utenti esperti. Questa modalità di modifica (o aggiunta) di scritture contabili può essere effettuata dal tab "Registrazioni" del documento. In basso vediamo la possibilità di aggiungere delle scritture oppure, impostando il flag, bypassare direttamente quelle standard e scrivere le scritture che vogliamo.
Come vengono impostate le scritture contabili nei documenti
Come detto, le scritture contabili nei documenti vengono impostate in base alle impostazioni di sistema. Vediamo di capire meglio come impostare i conti Co.Ge. in modo da ridurre le modifiche manuali.
Impostare le scritture contabili automatiche
Oltre alle modifiche manuali sul singolo documento o scrittura è possibile settare secondo le proprie esigenze gli automatismi delle scritture contabili. I settaggi delle scritture automatiche possono essere modificati in base a 3 parametri:
I settaggi possono essere impostati dal modulo Contabilità, alle relative voci.
Per queste modifiche è necessaria un'adeguata expertise in materia contabile, quindi se non si dispone di tali conoscenze consigliamo di rivolgersi ai nostri esperti per eventuali personalizzazioni. Nella configurazione iniziale dei nostri sistemi, comunque, tutti i settaggi saranno già preimpostati secondo uno standard perfettamente funzionante.
Impostazione dei conti predefiniti
Tramite questo parametro sarà possibile definire quali conti mastro verranno movimentati e daranno origine alle registrazioni contabili a seguito di determinate operazioni registrare a sistema.
Ad esempio possiamo decidere quale conto verrà movimentato in seguito a transazioni economiche relative al conto bancario, in questo caso sarà il conto "0304001 Conto corrente". Oppure il conto "0304002 Conti di cassa" sarà relativo alle operazioni di cassa. E così via per tutte e operazioni economiche che danno origine a debiti, crediti, sconti, ammortamenti, calcolo dell'IVA, ecc.
Ovviamente il passaggio preliminare è impostare correttamente il piano dei conti, quindi se non l'avete già fatto consultate la guida relativa al piano dei conti, anche se nella configurazione iniziale è già disponibile un piano dei conti redatto secondo gli standard nazionali.
Impostazione dei conti delle controparti
Nel modulo contabilità è possibile modificare gli automatismi sulle scritture contabili che generano movimentazioni di conti legati ad operazioni con controparti, come ad esempio crediti, debiti, sconti, anticipi.
Oltre all'automatismo standard applicato a tutte le controparti è possibile definire i conti mastro relativi a queste operazioni per ogni singola controparte, come visibile nell'immagine seguente. E' sufficiente quindi definire la controparte e i conti mastro da movimentare successivamente alla nascita di crediti, debiti, sconti e anticipi con quella specifica controparte.
Impostazione dei conti di articoli e categorie
Secondo la stessa logica è possibile settare gli automatismi delle scritture contabili che riguardano operazioni sugli articoli come acquisti, vendite, movimentazioni di merce, IVA, ecc.
Andare quindi nel modulo contabilità alla voce "conti Co.Ge. articolo". Oltre all'automatismo generico relativo agli articoli è possibile definire le scritture contabili per categoria di articoli anche per singolo articolo (o categoria articolo).
Cliccare sul tasto "crea", selezionare la categoria e/o l'articolo per cui definire le scritture automatiche da redigere e inserire nei campi i conti mastro che verranno movimentati durante la registrazione a sistema delle operazioni e dei documenti relativi agli articoli, come potete vedere nell'immagine. Ad esempio nel caso di emissione di una fattura di vendita, il ricavo derivante sarà registrato nel conto "4001001 Ricavi delle vendite di prodotti", e l'IVA delle vendite nel conto "0804001 IVA c/vendite".
Scritture di Prima Nota
Le scritture contabili nel gestionale sono solitamente fatte a fronte di documenti. Potrebbe però essere necessario fare delle scritture contabili non collegate ad alcun documento. Questo tipo di scrittura sono Scritture di Prima Nota dirette.
Queste scritture di Prima Nota si limitano a fare scritture relative al piano dei conti e alla contabilità generale. Per saperne di più vi invitiamo ad andare alla guida specifica.