Scrittura di Prima Nota nel gestionale
Con il termine Scrittura di Prima Nota nel software gestionale intendiamo le scritture contabili che non sono direttamente collegate ad alcun documento specifico. Questo tipo di scrittura viene fatto nel modulo di contabilità generale. Grazie alle scritture di Prima Nota è possibile impostare qualsiasi tipologia di scrittura contabile. Cerchiamo di vedere come funzionano le scritture di prima nota nel gestionale e anche il motivo perchè dovrebbero essere limitate a giroconti e a pure scritture di contabilità. Si consiglia infatti di utilizzare altri documenti per processi che sono integrati anche con altri moduli del gestionale.
Utilizzo delle scritture di Prima Nota
In un software ERP (cosa è un software ERP) si dovrebbero ridurre al mimino scritture contabili dirette. Tutte le scritture contabili dovrebbero far riferimento a specifici documenti ed essere collocate all'interno di uno specifico processo.
Tuttavia per alcune situazioni dovrebbe essere possibile effettuare anche scritture contabili dirette che rispondano sempre ai principi della partita doppia. E' questo per esempio il caso di giroconti dove si usano comunemente le scritture di prima nota. In questo caso la scrittura permette di girare una specifica scrittura contabile da un conto ad un altro. A volte però si preferisce ricorrere comunque alle scritture di Prima Nota anche per scritture contabili complesse. Questo capita soprattutto in fase iniziale di utilizzo del gestionale quando si lavora su saldi precedenti e non tutti i documento contabili sono caricati sul gestionale.
Limiti delle scritture di prima nota
Prima di spiegare come fare una scrittura di Prima Nota nl gestionale, cerchiamo di capire quali sono i limiti e problemi legati a questo tipo di scritture contabili. A differenza di una scrittura contabile fatta a fronte di uno specifico documento, nel caso delle scritture di Prima Nota non abbiamo di fatto nessun reale controllo della correttezza della scrittura contabile. Un eventuale errore dell'utente comporterebbe una errata situazione contabile.
Quando si lavora con documenti e processi tutto questo non è possibile. Il gestionale infatti è in grado di riconoscere operazioni errate e permette di bloccarle. Nel caso invece delle scritture di Prima Nota tutto questo non è possibile.
Prima Nota e Scritture di Prima Nota
Prima di andare avanti, voglia evitare di far far confusioni tra la Prima Nota e una Scrittura di Prima Nota. Vediamo di spiegare la differenza di cosa intendiamo con una e con l'altra.
- La Prima Nota è un pannello di controllo/Report che riepiloga le operazioni contabili e finanziarie. Serve a vedere in maniera comoda e compatta le registrazioni contabili e di tesoreria
- La scrittura di Prima Nota è invece una scrittura contabile fatta unicamente su logiche contabili (quindi con Partita Doppia). Una volta pubblicata, questa fattura andrà ovviamente a far parte delle scritture che troviamo nella Prima Nota.
Come fare una scrittura di Prima Nota nel gestionale
Le scritture di Prima Nota possono essere fatte nel gestionale a partire da diversi punti. Vediamo i principali.
E' possibile farlo direttamente dal modulo contabilità andando ad aprire o l'elenco delle scritture di Prima Nota e selezionando Crea oppure direttamente dal menu di selezione.
In alternativa (vedere sotto) è possibile direttamente dal pannello di controllo Prima Nota o dal Pannello di controllo per la Gestione Operazioni Bancarie.
Elenco scritture di Prima Nota
Vediamo a sinistra come si presenta l'elenco delle scritture di Prima Nota che può essere richiamato dal modulo di contabilità del gestionale. E' possibile visualizzare le varie scritture ed eventualmente modificarle.
Registrare la scrittura
Una volta selezionato il modulo per l'inserimento della scrittura si aprirà una finestra di dialogo. Si potranno così caricare le varie informazioni laddove il gestionale impone che la scrittura contabile di Prima Nota sia sempre bilanciata. Per questo motivo creerà righe automaticamente per il bilanciamento.
E' anche possibile caricare da foglio excel scritture contabili pre-impostate.
Una volta confermata la scrittura si aprirà una nuova finestra di dialogo con il riepilogo delle scritture contabili che verranno fatto secondo una logica di partita doppia. Ogni riga sarà infatti una scrittura in dare e avere per un certo importo ed eventualmente una causale specifica. Basterà confermare e pubblicare la scrittura.
