Prima nota Gestionali/ERP 1C
La prima nota è un documento contabile non obbligatorio che viene comunemente usato dalle aziende La prima nota in maniera più o meno completa e approfondita, permette di di registrare i movimenti economici e finanziari, come il pagamento di una fattura, la registrazione di un incasso, ecc.
La redazione della prima nota non è obbligatoria, ma in quanto documento facoltativo può essere molto utile per una corretta gestione della contabilità e per tenere sotto controllo le uscite e le entrate dell'azienda.
Perché si utilizza la prima nota
La prima nota in realtà deriva dall'impostazione dei primi software gestionali di cui ereditano le impostazioni. L'idea di usare una causale per registrare qualcosa segue logiche non contabili o gestionali ma rispecchiano la logica di software legacy. In un moderno software ERP è infatti consigliabile avere un approccio basato su processi e documenti per ridurre errori, aumentare l'integrazione e l'efficienza dei processi aziendali.
Detto questo, la prima nota è comunemente usata dagli utenti amministrativi e per questo è inserita anche nei nostri gestionali.
Operazioni registrate con prima nota
Le operazioni che solitamente vengono registrare in prima nota riguardano:
l’incasso di un corrispettivo o di una fattura di vendita
il pagamento di una fattura di acquisto o di altre spese
le movimentazioni bancarie o in contanti come bonifici in uscita
Una prima nota redatta correttamente dovrebbe, quindi, contenere le operazioni economiche e finanziarie dell'azienda.
Sezioni della prima nota
Per prassi e per comodità, in base al numero di operazioni da registrare e alla dimensione aziendale, la prima nota può essere divisa in:
- Prima nota cassa, dove vengono registrare solamente le operazione che comportano movimentazioni di denaro in contante
- Prima nota banca, dove vengono registrare tutte le operazioni che comportano o comporteranno denaro presente nei conti correnti bancari come bonifici, cambiali, assegni.
Come anticipato, essendo un documento facoltativo la prima nota non è vincolata a specifiche forme, modelli di riferimento o contenuto e varia sulla base delle reali necessità dell'azienda.
Scrittura di prima nota
Laddove con "Prima Nota" intendiamo la funzionalità ed il report relativo qui descritto, in senso più generale si parla spesso di "Scrittura di Prima nota" quando si effettuano scritture contabili. E' una definizione limitativa per un software ERP perché le scritture contabili sono parte di processi gestionali complessi (vedere sezione gestione aziendale) e sono fatte solitamente sulla base di documenti.
Detto questo, nel caso in cui si vogliano fare scritture contabili dirette (senza uso di documenti) è possibile sul gestionale attraverso le scritture di prima nota.
Funzionalità Prima nota
Dalla sezione "Contabilità", alla voce "Prima nota" è possibile accedere al registro delle scritture di prima nota. Come potete vedere la prima scheda riguarda la prima nota cassa e banca che mostra le scritture delle movimentazioni finanziarie tramite contanti o conti correnti.
Impostazioni di base del pannello di controllo
Nella parte superiore della schermata è possibile filtrare la visualizzazione in base al periodo desiderato.
Al centro della schermata è presente l'elenco delle registrazioni di prima nota cassa e banca con informazioni come la data, la cassa o il conto corrente dove è avvenuta la movimentazione finanziaria, gli importi in dare/avere della movimentazione e il documento di riferimento. Ad esempio possiamo trovare in avere un'uscita di cassa o un bonifico bancario, mentre in dare un'entrata di cassa o un bonifico ricevuto.
La scheda Debiti/Crediti permette di visualizzare anche le scritture relative alle operazioni che hanno generato una movimentazione nei conti legati ai debiti e ai crediti con specificazione della controparte.
Mentre la scheda delle registrazione contabili mostra tutte le registrazione effettuate dal sistema.
Scritture possibili con la funzionalità prima nota
La funzionalità Prima nota permette di effettuare alcune scritture direttamente da questo pannello di controllo. Vediamo di riepilogare le principali.
Scritture tramite causali
Da questa schermata è anche possibile inserire delle scritture tramite l'utilizzo delle causali. Per inserire una nuova scrittura cliccare sul tasto "Crea scrittura". Si aprirà una schermata che permetterà di selezionare una causale, oppure crearne una nuova selezionando i conti in Dare e in Avere. Selezionando una causale già impostata verrà caricata automaticamente una scrittura manuale con i conti già stabiliti. Basterà quindi inserire l'importo e cliccare su "pubblica e chiudi".
Registrare pagamenti
Procediamo mostrando come avviene, invece, la registrazione automatica in prima nota di un pagamento tramite bonifico bancario, ad esempio di una fattura fornitore.
Andare nella sezione "Tesoreria" e alla voce "Bonifici Bancari". Cliccare su crea per creare un nuovo pagamento.
Scegliere il fornitore dal relativo campo. Il sistema inserisce automaticamente come tipologia di operazione "Pagamento al fornitore" e il conto corrente. In caso bisogna modificare questi campi è possibile farlo manualmente.
Tramite il tasto "seleziona" è possibile selezionare le fatture del fornitore scelto ancora da pagare. Selezionando una o più fattura i dati per per il pagamento verranno compilati automaticamente. In alternativa è possibile compilare il documento di pagamento manualmente.
Nel caso in cui siano presenti commissione bancarie è possibile spuntare la relativa casella e compilare i campi aggiuntivi.
Cliccando sul tasto "Pubblica" verranno registrate le scritture contabili relative al pagamento tramite bonifico al fornitore. Per visualizzare le registrazioni contabili cliccare sul tasto 
Nella scheda "Scritture contabili" verrà visualizzata la scrittura con i conti e i relativi importi in dare e in avere, come si può notare nell'immagine seguente. In questo caso abbiamo pagato tramite bonifico il fornitore, estinguendo il nostro debito, generando una variazione finanziaria positiva, con scrittura dell'importo in dare, del conto debiti commerciali e una variazione finanziaria negativa, con scrittura dell'importo in avere, del conto corrente.
Tornando al registro prima nota, possiamo vedere che l'ultima movimentazione sarà quella appena registrata, con l'importo in avere, cioè la registrazione di un'uscita finanziaria.
In maniera similare dalla sezione "Tesoreria" sarà possibile registrare tutte le altre operazioni relative alla movimentazione di cassa e di banca che verranno registrare in prima nota.
Per quanto riguarda le altre scritture contabili vi consigliamo di consultare la guida apposita.