Fattura di acquisto nel gestionale

La fattura di acquisto è uno dei documenti principali del gestionale. Le fatture di acquisto si presentano in maniera pressoché identica alle fatture di vendita nel gestionale. Si tratta di un documento del gestionale che permette di effettuare tutte le scritture contabili, le movimentazioni di magazzino, registrare l'IVA, aggiornare il debito verso un fornitore e così via.

E' il documento chiave del ciclo passivo nel gestionale. In questa sezione della guida utente del gestionale vediamo di scoprire di più su questo documento.

Normalmente le fatture dei fornitori vengono ricevute a mezzo fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Possono essere anche creare in maniera autonoma ai fine di creare una auto-fattura oppure per essere in seguito associate al documento in formato elettronico ricevuto dallo SDI.

Introduzione alla fattura di acquisto

Vediamo prima di tutto come si presenta la fattura di acquisto nel gestionale. Ovviamente a seconda delle opzioni attive, del profilo utente e delle personalizzazioni l'interfaccia grafica potrebbe leggermente differire.

Interfaccia

Partiamo dal vedere come si presenta l'interfaccia del gestionale per quanto riguarda il documento fattura di acquisto. Vediamo subito in alto la testata (che può essere compattata premendo la freccia) e sotto le varie aree tabellari.

fattura acquisto

Aree della fattura di acquisto

Cerchiamo di scoprire meglio i vari campi della fattura di acquisto. Ovviamente è un elenco non esaustivo.

Campi di testata

Nella testata i campi possono cambiare in base alla tipologia di documento, alle impostazioni e a personalizzazioni.

Vediamo comunque i principali:

  • Fornitore: è la controparte che ha emesso la fattura
  • Contratto: campo opzionale attivo sole se si usano più contratti, se non ci fossero, è un campo nascosto compilato automaticamente con l'unico contratto
  • Documento di base (opzionale): è il documento usato per generarlo
  • Data del documento: data di registrazione del documento
  • Numero del documento: il numero viene generato automaticamente (per maggiori info vedere numerazione documenti) e può eventualmente avere un protocollo temporaneo
  • Documento in entrata: numero del documento emesso dal fornitore
  • Data documento in entrata (con data): è la data del documento emesso dal fornitore
  • Tipo documento: campo molto importante che viene valorizzato automaticamente in base ai documenti collegati. Per sapere di più andare a vedere la sezione relativa alla Tipologia di Documento dellla Fattura Elettronica
  • Conti di Contabilità Generali (Co.Ge.) sono i conti che sono movimentati quando il documento viene pubblicato
  • Parametri documento: sono la linea con scritta blu e collegamento ipertestuale. Contiene i parametri di base del documento

Corpo del documento

Il corpo del documento è costituito dai dati inseriti in forma tabellare che vanno a costituire il valore della fattura. Vediamo più sotto il dettaglio di tutte le sezioni tabellari. In tale sezioni avremo la valorizzazione degli articoli venduti ed i dettagli ad esso relativi.

Totali documento

Nella sezione finale in basso al documento abbiamo infine i totali. Questi sono i valori che verranno registrati nel gestionali e che ci danno a colpo d'occhio le informazioni di riepilogo finale. Va però detto che la gestione del documento è a livello di riga e quindi le singole informazioni sono in realtà registrate con il massimo dettaglio.

Sezioni tabellari del documento

Le sezioni tabellari cambiano a seconda del tipo di documento e operazioni. Vediamo di capire quali sono le varie sezioni ed i dati in esse contenuti. Si segnala subito una importante differenza con la fattura di vendita. In particolare troviamo due sezioni separate per la registrazione degli articoli acquistati: merci e servizi.

Perché sono separate merci e servizi

Il motivo per cui vengono separate merci e servizi nella fattura di acquisto è legata alla differente gestione contabili delle due tipologie di articoli. Nel caso delle merci abbiamo infatti la gestione contabile del magazzino, cosa che non abbiamo per i servizi, per il quale invece possiamo avere la necessità di caricare le spese direttamente sulle merci (quindi sulla prima tabella). Inizialmente questo potrebbe creare della confusione, ma cercheremo di spiegare come funziona.

Merci

In questa tabella è possibile inserire nel gestionale i dati degli articoli di tipo scorte acquistati siano essi beni. Le informazioni possono essere inserite direttamente in tabella, o in alternativa anche nel dettaglio della riga selezionando il tasto Visualizza dettagli documentoche abilita la visualizzazione dei dettagli di ogni riga.

Fattura acquisto merci

Durante la compilazione dei dati, il gestionale vi aiuterà popolando i dati automaticamente (ad esempio scegliendo un articolo inserirà l'ultimo prezzo relativo al fornitore) e calcolando i vari valori e totali. Come detto, nel caso di documenti importati fa fatture elettroniche avremo già i dati preimpostati che andranno eventualmente modificati

Comandi della tabella merci

Esistono diversi comandi molto utili in questa tabella che qui ci limitiamo a descrivere laddove è possibile provarli direttamente. Ecco i comandi principali:

  • Lettura codici a barre (tasto rapido F7): permette di attivare la lettura dei codici a barre per il riconoscimento degli articoli. Consigliamo di andare anche a vedere la sezione della guida relativa ai codici a barre nel gestionale.
  • Selezione (tasto rapido F8): permette di aprire una interfaccia di selezione comoda per selezionare gli articoli da inserire nel documento.
  • Caricamento da fonte esterna: permette di caricare i dati da qualsiasi tipo di documento. Vedere anche per comodità la sezione della guida relativa ai caricamenti dati.
  • Crea cespite: permette di creare in maniera rapida un cespite legato alla merce acquista
  • Mostra dettagli documento: per attivare/disattivare la visione di dettaglio della tabella.
  • Ordine per data di consegna: per ordinare le righe del documento in base alla data di consegna
Creazione di un cespite

Nel caso in cui nella fattura di acquisto sia presente una merce che dovrà essere registrata come cespite, potremo farlo in maniera molto semplice. Sarà infatti sufficiente premere sul tasto "Crea cespite".

Creazione cespite da fattura

Si aprirà così una schermata di dialogo che permetterà di registrare in maniera estremamente semplice il nuovo cespite. Dopo aver infatti selezionato la tipologia di cespite (che definisce le informazioni di base come ad esempio il tempo di ammortamento) avremo l'apertura del cespite. Per saperne di più vi invitiamo a visitare la sezione della guida relativa alla gestione cespiti.

Registrazione nuovo cespite

Servizi

In questa tabella troveremo invece gli articoli di tipo Servizi per la quale non abbiamo una gestione contabile a magazzino. Si differenziano dalle merci per la loro gestione contabile e per alcune operazioni specifiche che potremo fare tra cui:

  • La possibilità di caricare il costo direttamente sulle merci
  • La possibilità di separare le varie voci per gestire situazioni come la indetraibilità IVA o una separata gestione dei costi
  • La gestione delle ritenute di acconto

Passiamo prima di tutto a vedere come si presenta l'interfaccia della tabella servizi.

Fattura acquisto servizi

Vediamo in breve come impostare specifiche situazioni:

  • Spesa indeducibile: indicare il flag "Inded." e gestire eventualmente quale conto co.ge. utilizzare
  • Ritenuta: se indicata richiede anche l'indicazione del tipo di ritenuta
  • Indetraibilità: si può gestire attraverso il flag relativo (in questo caso avremo indetraibilità al 100% della relativa riga) oppure inserendo una aliquota IVA parzialmente non detraibile
  • Acconto: permette di registra voci che richiamano specificatamente ad acconti versati

Linee sconto

Questa sezione del documento permette di registrare sconti o costi accessori relativi al documento. Questa tabella viene compilata, nel caso di importazione della fattura elettronica, attraverso le informazioni indicate in fattura come sconti o spese aggiuntive. Per ogni linea è possibile indicare la tipologia di linea sconto (o spesa).

Linee sconto in fattura

A differenza dello sconto messo a livello di riga e assegnato allo specifico articolo nelle sezioni Merci o Servizi, in questo caso lo sconto viene registrato contabilmente con una scrittura che valorizza una voce specifica "sconto concesso" (oppure maggiorazione) che andremo a vedere direttamente sul conto economico.

Qualora si voglia modificare questa situazione (che dipende appunto dove sono state inserite nel documento dal fornitore) è possibile utilizzare i seguenti comandi:

  • Sposta come servizio (solo per spese accessorie): la linea verrà caricata come articolo nella sezione servizi e gestita come tale.
  • Spalma sconto: permette di spalmare la linea sconto su articoli nelle altre sezioni.

Compensazioni anticipo

In questa sezione è possibile registrare eventuali pagamenti anticipati verso il fornitore. Gli eventuali anticipi qui inseriti verranno collegati al documento (e relativo ordine) e saranno così compensanti. L'eventuale anticipo verrà così spostato dal conto anticipi registrando così l'effettivo pagamento con collegamento al documento.

Termini di pagamento

Se specificate a livello di anagrafica verranno compilate automaticamente, altrimenti è possibile o selezionare uno dei termini di pagamento di default oppure modificare i dati a mano. I termini di pagamento qui inseriti andranno a influenzare lo scadenziario.

Informazioni aggiuntive

In questa sezione troviamo altre informazioni sul documento ed è possibile attivare alcune sezioni nascoste di default.

Informazini fattura fornitore

Dall'interfaccia si nota subito che questa sezione è divisa in due colonne con info totalmente diverse. Vediamole entrambe.

Colonna destra: informazioni e campi aggiuntivi

Vediamo i vari campi:

  • Sezioni aggiuntive, permette di mostrare le seguenti sezioni (le sezioni saranno già impostate se trovate nella fattura elettronica):
    • Casse previdenziali
    • Sconto aggiuntivo: sono sconti finali su tutto il documento che si trovano in alcuni rari casi delle fatture elettroniche.
  • Prezzo del fornitore: specifica tipologia di prezzo dove viene registrato il prezzo
  • Fattura da ricevere: da compilare nel caso in cui si sia registrata la fattura da ricevere. Permette anche di crearla.
  • Reparto (visibile solo se impostati più reparti): permette di registrare la competenza del costo.
  • Responsabile: responsabile nell'azienda per la fattura
  • Fatture speciali:
    • Solo per i saldi iniziali: fatture usate solo per registrare partite aperte
    • Dati storici: fatture registrate ai fini statistici e di reportistica
    • Fattura agente: permette di compensare le eventuali commissioni di un agente.
Colonna sinistra: informazioni sulla fattura elettronica

Questa colonna è vuota nel caso in cui non sia stata ancora associata una fattura elettronica (o autofattura). Viceversa avremo le info sul relativo documento. Se non è associtato alcun file XML, attraverso i pulsanti mostrati sarà possibile effettuare una delle seguenti operazioni:

  • Associare (anche detto mappare) un file XML: in questo caso verranno proposti i file XML ancora non associati inviati dalla controparte
  • Creare una autofattura: per questo si rimanda alla relativa guida sulla autofattura nel gestionale.

Ad esempio qualora si voglia manualmente associare un file XML è sufficiente premere il tasto mappa XML e si aprirà una finestra di dialogo per selezionare il documento.

Mappa fattura elettronica

Registrazione dalla fattura elettronica

In generale le fatture di acquisto (e le note di credito ricevute) non vengono create manualmente ma vengono importate dal sistema di fatturazione elettronica. Attraverso l'importazione del documento ricevuto in formato XML si potrà infatti creare una bozza di documento che potrà essere poi modificata.

Tutto questo è possibile attraverso la funziona che permette la registrazione delle fatture elettroniche ricevute. Avremo così un documento pre-impostato in base alle informazioni contenute nella fattura elettronica che andremo a modificare in base alle esigenze specifiche.

Ovviamente la qualità della bozza della fattura elettronica dipende da come sono state compilate dal fornitore. Si segnala infatti che molto spesso le fatture in formate XML sono compilate dai fornitore senza rispettare le regole definite dall'agenzia delle entrate. Per saperne di più si rimanda alla sezione della guida sulle sezioni della fattura elettronica.

Verificare differenze tra fattura di acquisto e fattura elettronica

Qualora sia associata una fattura elettronica, il gestionale permette di richiamare e stampare il relativo XML ed effettua anche alcuni controlli su eventuali differenze nei valori del XML (possibili se la fattura viene generata oppure modificata) e nelle condizioni di pagamento.

Controlli fattura ricevuta XML

Questa funzione è molto utile per verificare le fatture dei fornitori e la presenza di eventuali differenze con l'ordine di acquisto e i DDT ricevuti. Per saperne di più vi rimandiamo alla sezione della guida relativa che permette di scoprire come gestire al massimo il controllo dell'XML ricevuto. Allo stesso modo si rimanda alla guida su come correggere alcuni problemi comuni in fase di registrazione di fatture.

Fatture di acquisto non ricevute tramite lo SDI

In alcuni casi le fatture non sono ricevute tramite lo SDI. E' questo ad esempio il caso delle fatture estere. Per queste situazioni si andrà a compilare la fattura di acquisto manualmente eventualmente utilizzando documenti collegati come gli ordini di acquisto verso fornitori o i DDT in entrata.

La creazione della fattura di acquisto in questo caso è anche necessaria ai fine della creazione della relativa autofattura che verrà successivamente inviata al sistema di interscambio.

Ulteriori funzionalità legate alle fatture di acquisto

Abbiamo visto alcune delle funzionalità principali delle fatture di acquisto e le varie sezioni. Esistono inoltre alcune funzionalità aggiuntive che potrebbero essere utili per specifiche esigenze. Le introduciamo qui e rimandiamo alle relative guide per scoprire di più.

Numerazione temporanea e bozza fattura

In alcuni casi potrebbe essere utile per una azienda registrare la fattura di acquisto in bozza prima di averla ricevuta in formato XML. E' una situazione comune per le fatture immediate e comunque nel caso di documenti che potrebbero essere registrati in autonomia da reparti dell'azienda non direttamente collegati alla contabilità.

E' possibile creare una numerazione temporanea (e associare lo stato di bozza) premendo l'apposito tasto prima che venga assegnato un numero (vedere sotto). Per maggiori info si invita a visitare la guida apposita sulla numerazione temporanea di documenti.

Numerazione temporanea fattura

Documenti collegati

Trattandosi di un documento chiave del ciclo passivo è collegato fondamentalmente con tutti i restanti documenti dello stesso ciclo. Vediamo comunque di illustrare brevemente i principali.

Documento creato sulla base di

Ecco i principali documenti che costituiscono la base per la creazione della fattura di vendita. Ovviamente il documento può essere creato anche direttamente.

Documento che costituisce la base per

Allo stesso modo può essere la base di alcuni documenti tra cui:

Casistiche di documenti specifici

Esistono una serie di fatture di acquisto specifiche che si differenziano da quelle di base. Il gestionale permette di gestirle in maniera semplice e intuitiva. Si rimanda sotto alle relative sezioni della guida per analizzare le varie situazioni: