Il modulo acquisti e il ciclo passivo

Il modulo acquisti del software gestionale si focalizza sul processo che si instaura tra l’azienda e la rete di fornitori ad essa collegata. In questo caso, l’obiettivo dei documenti è l’approvvigionamento delle scorte da parte della società, in modo che poi gli articoli ed i prodotti possano essere rivenduti ai clienti tramite il processo di Vendita. Siamo nella fase del ciclo passivo. I documenti fondamentali sono l'Ordine di acquisto e la fattura di acquisto. Quest'ultima è collegata alla registrazione delle fatture elettroniche ricevute.

Introduzione al modulo acquisti nel gestionale

Il software gestionale permette di gestire il processo di acquisto ed i relativi documenti. Il processo gestito parte dalle richieste di offerta fino all'evasione dell'ordine di acquisto. Ovviamente gestendo tutti i vari sotto processi come offerte fornitori, listini fornitori, ricezioni merci e così via. Non è obbligatorio gestire tutti i passaggi, il gestionale permette infatti all'utente di usare o meno i vari passaggi.

Processi gestiti dal modulo acquisti

Nel modulo acquisti del gestionale troviamo tutti i principali processi relativo all'approvvigionamento di merci e servizi. E' possibile gestire il ciclo passivo dalla A alla Z inclusi processi quali lo sdoganamento merci, il carico costi di trasporto, il controllo dei costi e la pianificazione degli ordini di acquisto.

Processi di acquisto

Integrazione con la fattura elettronica e gli altri sistemi

Il software gestionale è inoltre connesso al sistema di interscambio per l’importazione registrazione fatture elettroniche ricevute. Un corretto utilizzo di questo modulo, permette di migliorare l’approvvigionamento dei vari prodotti, il controllo dei vari ordini, l’ottimizzazione della scelta dei fornitori, un costante controllo dei costi dei prodotti.

Fattura Elettronica ERP

Interfaccia del modulo acquisti

Nell'immagine sotto vediamo l'interfaccia utente con una serie di funzionalità relative al modulo acquisti. Ovviamente a seconda del vostro profilo utente e della configurazione usata sarete in grado di venire divere funzionalità.

Ciclo passivo

Principali anagrafiche del modulo acquisti

Dal modulo "Acquisti" è possibile gestire le anagrafiche dei fornitori, gli articoli, dei punti di riordino (scorte minime o massime che si vogliono in magazzino per pianificare il processo di approvvigionamento) e i listini prezzi dei fornitori. Il corretto popolamento delle anagrafiche è indispensabile per l'automazione del ciclo passivo.

Principali processi del modulo acquisti

Cerchiamo ora di vedere quali sono i principali processi gestiti nel gestionale relativi al modulo acquisti.

Il ciclo passivo nel gestionale: gli acquisti

I processi del ciclo passivo riguardano principalmente, in ordine logico, i seguenti documenti (di cui le prime due utilizzabili a discrezione dell'azienda):

  • Richieste di offerta: redazione di un documento che permettere di chiedere ai fornitori un'offerta per l'approvvigionamento delle scorte
  • Offerte dei fornitori: registrazione delle offerte inviate dai fornitori in seguito alla richiesta
  • Ordine di acquisto: compilazione di un ordine di acquisto al fornitore
  • Ricezione merce: documento che registra la ricezione della merce acquistata dal fornitore
  • Fattura di acquisto: documento contenente le informazioni finanziarie
  • Fattura elettronica: è il documento fiscale che viene ricevuto in formato elettronico attraverso il sistema di interscambio (SDI)

La gestione dei processi del ciclo passivo e relativi documenti è possibile tramite le voci contenute nel modulo "Acquisti". Da ogni documento può essere creato il successivo con i dati già precompilati tramite il tasto "crea sulla base di". Allo stesso modo può essere richiamato come documento di base.

Per conoscere come eseguire i vari passaggi del processo, vi invitiamo a visitare le guide apposite.

Calcolo del fabbisogno e pianificazione degli acquisti

La sezione pianificazione contiene la voce "calcolo del fabbisogno". Tramite questo potente strumento è possibile calcolare in brevissimo tempo la necessità delle scorte da acquistare sulla base delle disponibilità in magazzino, degli ordini cliente e dei punti di riordino impostati. Calcolata la quantità degli articoli da acquistare sarà possibile creare con pochi click gli ordini ai fornitori per l'approvvigionamento delle scorte. Si rimanda alla guida apposita per maggiori dettagli.

Lavorazioni in conto lavoro

Un processo molto importante è quello del conto lavoro. Con questo intendiamo quando viene subappaltata a un fornitore esterno una o più fasi del processo produttivo con la caratteristica di inviare al fornitore materie prime e semilavorati da lavorare. Per questo particolare caso abbiamo sviluppato una guida apposita sul conto lavoro.

Registrazione bolla doganale

Il software gestionale permette di gestire i processi relativi allo sdoganamento merce. A tal proposito si fa riferimento alla specifica guida che illustra i vari passaggi.

Alcuni report del modulo acquisti

Dal modulo acquisti è possibile visualizzare diversi report per analizzare tutti i processi legati agli acquisti e all'approvvigionamento delle scorte. Vediamone alcuni.

Report "Acquisti"

Il report acquisti mostra i dettagli degli ordini di acquisto come la quantità di merce acquistata, l'importo, l'iva e il totale.

Report ordini

Panoramica degli ordini d'acquisto

Questo report mostra tutte le informazioni principali sugli ordini d'acquisto legati alla situazione dei pagamenti e alla ricezione della merce.

Acquisti fornitori

Saldi fornitori

Il report dei saldi dei fornitori si focalizza sulla situazione dei pagamenti, indicando i pagamenti in ritardo o in anticipo nei confronti dei fornitori.

report fornitori