Guida al Modulo Acquisti: Ottimizza il Ciclo Passivo con 1C
La gestione efficiente degli approvvigionamenti è il primo passo per garantire la marginalità aziendale. In questa guida vedremo come il modulo acquisti di 1C ti permette di monitorare ogni fase: dalla richiesta d'acquisto iniziale fino al pagamento della fattura del fornitore.
Il modulo acquisti del software gestionale si focalizza sul processo che si instaura tra l’azienda e la rete di fornitori ad essa collegata. Questo importante modulo permette la gestione degli acquisti e delle operazioni ad esso collegate che costituiscono il ciclo passivo.. I documenti fondamentali del modulo acquisti sono l'Ordine di acquisto, la ricezione merce e la fattura di acquisto. Quest'ultima è collegata alla registrazione delle fatture elettroniche ricevute. Esistono poi altri documenti collegati come le note di credito ricevute, le offerte dei fornitori e così via. Vediamo insieme i vari processi per la gestione del ciclo passivo all'interno del software gestionale.
Il Flusso del Ciclo Passivo. scopri il modulo acquisti del gestionale
In 1C, il ciclo passivo è progettato per ridurre il data-entry manuale e prevenire errori di magazzino o discrepanze contabili.
Processi gestiti dal modulo acquisti
Nel modulo acquisti del gestionale troviamo tutti i principali processi relativo all'approvvigionamento di merci e servizi. E' possibile gestire il ciclo passivo dalla A alla Z inclusi processi quali lo sdoganamento merci, il carico costi di trasporto, il controllo dei costi e la pianificazione degli ordini di acquisto.
1. Gestione Anagrafica Fornitori
Centralizza tutte le informazioni sui tuoi partner commerciali:
Condizioni contrattuali: Listini prezzi fornitore e sconti applicati.
Dati logistici: Tempi di trasporto e di consegna.
Tracciabilità: Storico degli acquisti e affidabilità.
2. Previsione del fabbisogno, Analisi e calcolo del Fabbisogno
Prima dell'ordine, è possibile pianificare acquisti (e produzione) sulla base di ordini, fabbisogni e scorte minime per ogni singolo articolo. Questo è possibile attraverso alcuni utili strumenti
Calcolo del fabbisogno: Genera automaticamente gli ordini di acquisto sulla base degli ordini, delle scorte minime e di altri fabbisogni all'interno dell'azienda.
Previsione del fabbisogno: gli ordini di acquisto sono generati in base alla previsione di acquisti. La previsione è fatta sulla base dello storico vendita.
3. Ordini di acquisto / Ordini al fornitore
Crea documenti d'ordine chiari e professionali.
Invio automatico via email al fornitore.
Monitoraggio dello stato dell'ordine (Inviato, Confermato, Parzialmente Ricevuto).
4. Ricezione DDT e Carico Merce
Quando la merce arriva, il sistema deve allinearsi.
Ricezione semplificata: Trasforma l'ordine in un documento di entrata con un clic.
Controllo qualità e quantità: Verifica che quanto arrivato corrisponda a quanto ordinato.
Aggiornamento Stock: Le giacenze si aggiornano in tempo reale in magazzino.
5. Registrazione Fatture di acquisto e Integrazione SDI
Completa il ciclo con la parte amministrativa.
Riconciliazione: Verifica che il prezzo in fattura corrisponda al prezzo concordato nell'ordine.
Importazione XML: Ricevi le fatture elettroniche direttamente dal Sistema di Interscambio e collegale ai documenti di trasporto per una contabilità perfetta.
Integrazione con la fattura elettronica e gli altri sistemi
Il software gestionale è inoltre connesso al sistema di interscambio per l’importazione registrazione fatture elettroniche ricevute. Un corretto utilizzo di questo modulo, permette di migliorare l’approvvigionamento dei vari prodotti, il controllo dei vari ordini, l’ottimizzazione della scelta dei fornitori, un costante controllo dei costi dei prodotti.
Il modulo vendite nel gestionale
Scopriamo adesso l'interfaccia del modulo acquisti del software gestionale. Vediamo i documenti principali, le anagrafiche ed alcune funzionalità. Il modulo acquisti è accessibile agli utente che hanno determinati permessi.
Principali anagrafiche del modulo acquisti
Dal modulo "Acquisti" è possibile gestire le anagrafiche dei fornitori, gli articoli, dei punti di riordino (scorte minime o massime che si vogliono in magazzino per pianificare il processo di approvvigionamento) e i listini prezzi dei fornitori. Il corretto popolamento delle anagrafiche è indispensabile per l'automazione del ciclo passivo.
Principali documenti del modulo acquisti
I processi e documenti del ciclo passivo riguardano principalmente, in ordine logico, i seguenti documenti (di cui le prime due utilizzabili a discrezione dell'azienda):
- Richieste di offerta: redazione di un documento che permettere di chiedere ai fornitori un'offerta per l'approvvigionamento delle scorte
- Offerte dei fornitori: registrazione delle offerte inviate dai fornitori in seguito alla richiesta
- Ordine di acquisto: compilazione di un ordine di acquisto al fornitore
- Ricezione merce: documento che registra la ricezione della merce acquistata dal fornitore
- Fattura di acquisto: documento contenente le informazioni finanziarie
- Fattura elettronica: è il documento fiscale che viene ricevuto in formato elettronico attraverso il sistema di interscambio (SDI)
La gestione dei processi del ciclo passivo e relativi documenti è possibile tramite le voci contenute nel modulo "Acquisti". Da ogni documento può essere creato il successivo con i dati già precompilati tramite il tasto "crea sulla base di". Allo stesso modo può essere richiamato come documento di base.
Per conoscere come eseguire i vari passaggi del processo, vi invitiamo a visitare le guide apposite.
Calcolo del fabbisogno e pianificazione degli acquisti
La sezione pianificazione contiene la voce "calcolo del fabbisogno". Tramite questo potente strumento è possibile calcolare in brevissimo tempo la necessità delle scorte da acquistare sulla base delle disponibilità in magazzino, degli ordini cliente e dei punti di riordino impostati. Calcolata la quantità degli articoli da acquistare sarà possibile creare con pochi click gli ordini ai fornitori per l'approvvigionamento delle scorte. Si rimanda alla guida apposita per maggiori dettagli.
Lavorazioni in conto lavoro
Un processo molto importante è quello del conto lavoro. Con questo intendiamo quando viene subappaltata a un fornitore esterno una o più fasi del processo produttivo con la caratteristica di inviare al fornitore materie prime e semilavorati da lavorare. Per questo particolare caso abbiamo sviluppato una guida apposita sul conto lavoro.
Registrazione bolla doganale
Il software gestionale permette di gestire i processi relativi allo sdoganamento merce. A tal proposito si fa riferimento alla specifica guida che illustra i vari passaggi.
Alcuni report del modulo acquisti
Dal modulo acquisti è possibile visualizzare diversi report per analizzare tutti i processi legati agli acquisti e all'approvvigionamento delle scorte. Vediamone alcuni.
Report "Acquisti"
Il report acquisti mostra i dettagli degli ordini di acquisto come la quantità di merce acquistata, l'importo, l'iva e il totale.
Panoramica degli ordini d'acquisto
Questo report mostra tutte le informazioni principali sugli ordini d'acquisto legati alla situazione dei pagamenti e alla ricezione della merce.
Saldi fornitori
Il report dei saldi dei fornitori si focalizza sulla situazione dei pagamenti, indicando i pagamenti in ritardo o in anticipo nei confronti dei fornitori.
