Ricezione merce (DDT in ingresso)
Una importante funzionalità del modulo acquisti del software gestionale integrata con il modulo magazzino è la ricezione merce. Si tratta di una funzionalità per la gestione acquisti e ciclo passivo che è praticamente opposta alla spedizione merce. La ricezione merce è il documento che viene creato in fase di registrazione dell'entrata merce nel magazzino. E' solitamente collegato a uno o più ordini di acquisto. La ricezione merce permette di registrare l'entrata di scorte per diversi motivi che vanno dall'acquisto merci (a cui seguirà una fattura), la ricezione di campioni o la ricezione di merci per conto di clienti o terze parti. Si ricorda che qualora il fornitore spedisca merce con fattura accompagnatoria (o immediata) può essere anche registrata solo la fattura di acquisto senza la necessità di creare anche la ricezione merce.
Il documento Ricezione merce nel gestionale
I documenti di ricezione merce servono a registrare entrate delle merci sia nel caso non sia stata ancora trasmessa fattura, sia nel caso opposto che sia stata emessa una fattura di anticipo e siate in attesa della merce. I documenti sono accessibili dal modulo acquisti " alla voce "Ricezioni merce".
Elenco delle ricezioni merci
Si aprirà l'elenco dinamico dei documenti ricezione merce. Scorrendo la lista, sulla destra avremo l'indicazione immediata della merce entrata con i vari documenti. Dall'elenco delle ricezione merci è possibile procedere alla creazione di un nuovo documento (tasto crea), copiare un documento esistente, aprire un documento.
Creazione di una ricezione merce
A questo punto, dopo aver inserito la controparte avrete diverse modalità per l'inserimento dei dati. Andiamo a riepilogare le principali:
- Potete selezionare l'ordine di acquisto relativo e compilare automaticamente i dati. Andate alla voce ordine, selezionatelo (il sistema vi darà la possibilità di scegliere tra gli ordini non ancora consegnati della relativa controparte) e premete poi il tasto per la creazione sulla base.
- In alternativa e nel caso di più ordini di acquisto, potrete andare a "selezionare" gli articoli tramite il tasto apposito posizionato sopra la tabella. Potrete in questo caso scegliere comodamente gli articoli ordinati, o in alternativa scegliere tra qualsiasi articoli.
È possibile anche inserire dati quali la ricezione della merce da aziende diverse rispetto al fornitore (Ricevuto da), il numero del documento di ingresso (il DDT del fornitore) e la relativa data e vari informazioni aggiuntive.
Potete inoltre registrare ricezioni merce diverse rispetto a quelle di acquisto. Potrete infatti registra l'entrata di un reso, ma anche la ricezione di merci da un subfornitore o da parte di terze parti (per la vendita o la trasformazione). Più sotto vedete le diverse tipologie di documento.
Inseriti tutti i dati cliccare su pubblica. Il gestionale effettuerà tutte le relative registrazioni contabili e movimentazioni di magazzino in maniera automatica dopo la pubblicazione del documento. Se ovviamente il documento è in bozza, potrete semplicemente registrarlo e pubblicarlo in seguito. Qui potete vedere un esempio di ricezione merce
Ricezione merce da ordine di acquisto
Ricordatevi poi che potete anche generare il documento partendo direttamente dall'ordine di acquisto relativo. Andandolo a selezionare, basta cliccare su "crea sulla base di" e selezionare "ricezione merce".
Nel caso in cui abbiate creato il documento direttamente dall'ordine di acquisto, nella schermata superiore ci saranno le informazioni relative alla controparte, ereditate dai documenti precedenti. La pagina degli articoli contiene la lista degli articoli ricevuti, sempre modificabile in caso di variazioni nella ricezione della merce o importabili da fonti esterne, come excel o csv tramite il relativo tasto. Vi è anche la possibilità di creare i lotti con un comodo tasto apposito.
Selezione merci ordinate
In fase di registrazione di una ricezione merce, è spesso comodo richiamare le merci ordinate ad uno specifico fornitore. Una volta selezionato il fornitore, potremo premere sul tasto "Selezionare-> Articoli ordinati" che si trova in alto nella tabella delle merci.
Si aprirà una finestra di dialogo che riepiloga tutte le merci ordinate a quel fornitore che non sono ancora state ricevute. Potrete in questo modo spuntare quali merci sono arrivate, il quantitativo ed in questo modo modificare in maniera semplice il documento.
Tipologie di documento
La ricezione di merci acquistate da un fornitore è la tipologia di documento più comune e ci permette dii registrare le merci che sono state ordinate ad un fornitore. Non è tuttavia l'unica tipologia di ricezione merce. Potrebbe infatti capitare di ricevere anche altre tipologie di merci. La tipologia di documento può essere scelta dal documento. A seconda delle impostazione del gestionale alcune tipologie di documento potranno essere disponibili.
Come si vede dall'elenco oltra alla ricezione di merci acquistate, abbiamo anche la ricezione di merci restituite da cliente ed una serie di tipologie di documento relative alla gestione di merci di terze parti o relative ai processi di lavorazione in conto lavoro.