Spedizione merce (DDT in uscita)
Continuiamo a vedere i principali documenti del software gestionale. In particolare vediamo di trattare la Spedizione Merce che solitamente indica un Documento di Trasporto (DDT) in uscita. Con DDT solitamente si pensa allo specifico documento stampato da consegnare al trasportatore, ma viene usato anche come sinonimo per indicare il processo di spedizione della merce. Inoltre con il documento spedizione merce potete gestire anche operazioni che non necessariamente necessitano della stampa del DDT secondo la normativa vigente. La spedizione merce è un documento del modulo vendite del gestionale ed è integrato con il modulo magazzino.
La spedizione della merce nel gestionale
Ricevuto e confermato l'ordine dal cliente, il processo di vendita prevede la spedizione della merce al cliente. La spedizione può essere effettuata o con l'emissione di una fattura immediata (anche detta accompagnatoria) oppure attraverso una o più spedizioni merci. Questa seconda strada, quella più comune per le merci nel caso di transazioni B2B, è quella appunto che vediamo in questa sezione della guida utente. La merce viene spedita con uno o più documenti di trasporto (detti appunto DDT) a cui seguirà l'emissione della relativa fattura differita.
Come effettuare una spedizione merce
Per effettuare una spedizione merce, andremo dal modulo vendite o modulo magazzino a generare il elativo documento nel gestionale. E' possibile creare tale documento da zero (richiamando poi eventualmente gli ordini), a partire da un ordine cliente oppure con funzionalità come la distribuzione merci. Nel processo di spedizione, possono anche intervenire funzionalità aggiuntive come l'emissione di una packing list. La packing list è un documento opzionale che permette di gestire la preparazione della merce prima della spedizione. Importante nelle situazioni in cui si preveda la necessità di fare dogana. Per approfondire meglio questo documento, vedasi la pagina dedicata alla packing list.
Cosa è un DDT: Documento di trasporto
Il Documento di trasporto (DDT) è un documento contabile che traccia la movimentazione della merce. E' un documento obbligatorio nel caso di movimentazione di merce al di fuori dello stabilimento. E' inoltre un documento che, nel caso di vendita, costituisce la base per l'emissione della fattura differita. I dati del DDT sono quindi riportati nel tracciato della fattura elettronica. Nel software gestionale, è comunemente chiamato "Spedizione merce".
Quali informazioni contiene il DDT
Contrariamente a quanto spesso si pensa, il DDT non dovrebbe mai avere informazioni sul valore della merce. In altre parole non andrebbe indicato il prezzo della merce. Andrebbero invece inserite le informazioni riguardo alle merci oggetto della spedizione, le quantità e tutte le informazioni collegate.
Si possono mettere i prezzi nei DDT?
Il software gestionale, di base, non visualizza i prezzi nei Documenti di Trasporto. E' tuttavia possibile decidere di effettuare una stampa che mostri i prezzi delle singole merci. I prezzi in questo caso saranno comunque prezzi medi laddove ci fossero più righe con lo stesso articolo.
Il documento spedizione merce nel gestionale
Vediamo ora di capire meglio come è organizzato il documento spedizione merce che troviamo nel modulo vendite e nel modulo magazzino del software gestionale.
Nella schermata superiore ci saranno le informazioni relative alla controparte, ereditate dai documenti precedenti come ordine cliente o packing list. Solitamente infatti la spedizione merce dovrebbe essere collegato ad un ordine. La pagina degli articoli contiene la lista degli articoli che vengono spediti. In fase di generazione da uno o più ordini, i quantitativi impostati saranno quelli a saldo dell'ordine cliente.
Dati sulla consegna delle merci
La scheda "Consegna" permette di inserire tutti i dettagli circa la spedizione della merce, come la tipologia di consegna (ritiro, consegna o spedizione), l'indirizzo, il veicolo utilizzato, e il contenuto della spedizione con specificazione degli imballi.
Anche in questo caso è possibile pubblicare, stampare o generare una fattura dalla parte superiore della schermata.
Spedizione merci non gestite a magazzino
Qualora aveste la necessita di effettuare una spedizione di articoli che non sono gestiti a magazzino questo è possibile solo attivando l'apposito flag nel documento. Esiste infatti la possibilità di attivare una tabella nel documento che può essere compilata con articoli non gestiti a magazzino. Importante segnalare che questa tabella è utilizzata unicamente ai fini di stampa ma non effettuate alcuna scrittura contabile e nei registri.
Documenti collegati
Per conoscere di più le funzionalità del ciclo attivo gestite dal modulo vendite, vi invitiamo a vedere le sezioni della guida utente dedicate ai documenti collegati all'ordine di spedizione.