Guida al Modulo Vendite: Ottimizza il Ciclo Attivo con un gestionale 1C
Benvenuto nella guida completa al modulo vendite. Qui scoprirai come gestire l'intero processo commerciale, dal primo contatto con il cliente fino all'incasso finale, automatizzando le operazioni ripetitive e riducendo i margini d'errore.
Il modulo è il punto focale del software gestionale dove vengono gestiti i processi di vendita dei prodotti o servizi ai vari clienti. In questa modulo è possibile gestire le anagrafiche dei clienti, degli agenti, definire prezzi di vendita e sconti, creare i vari documenti e monitorare la situazione generale delle vendite. Vediamo insieme di scoprire alcune funzionalità e di prendere confidenza con esso.
Il modulo vendite è uno dei principali moduli del software gestionale e come tale è integrato anche con gli altri moduli del gestionale. I processi di vendita infatti impattano sulla tesoreria (contabilità clienti/fornitori), sulla contabilità generale e su tutti gli altri processi dell'azienda.
Il Flusso di Vendita: cosa puoi fare con il gestionale!
Nei software gestionale 1C, il processo di vendita segue un percorso lineare e tracciabile. Ogni documento è collegato agli altri, garantendo una tracciabilità totale.
Processi di vendita nel gestionale
Il software gestionale permette di gestire i processi di vendita in maniera flessibile. Non esiste infatti una procedura rigida da seguire. E' infatti possibile anche "saltare" uno o più dei passaggi.
1. Anagrafica Clienti
Tutto inizia dal cliente. In questa sezione puoi gestire:
Dati fiscali e contatti.
Termini di pagamento, listini prezzo personalizzati, condizioni di consegna.
Indirizzi di spedizione e persone di contatto
Storico delle interazioni (anche grazie alla integrazione con il modulo CRM).
2. Gestione Preventivi
Crea offerte professionali in pochi clic.
Conversione rapida: Una volta accettato, il preventivo si trasforma in ordine con un solo comando.
Monitoraggio: Controlla lo stato delle offerte (In attesa, Accettato, Respinto).
3. Ordini Cliente
L'ordine è il cuore del modulo. Gestisce l'impegno della merce a magazzino, i termini contrattuali con il Cliente e pianifica le date di consegna.
Verifica disponibilità stock in tempo reale.
Gestione di acconti e saldi
- Prenotazione delle scorte
4. Spedizione e Documenti di Trasporto (DDT)
Organizza la logistica d'uscita. Il sistema genera i DDT scaricando le giacenze dal magazzino e predisponendo la documentazione.
5. Fatturazione
Il passo finale del ciclo attivo.
Generazione fatture singole o massive da ordini/DDT.
Generazione della fattura elettronica e Invio diretto al Sistema di Interscambio (SDI).
Gestione note di credito e resi.
Processi accessori del ciclo attivo
Abbiamo visto i documenti principali a questi si aggiungono altri documenti che intervengono in determinate situazioni:
- La Packing List: documento molto importante nel caso di spedizioni internazionali
- Listini prezzi
- Sconti manuali e automatici
A questo si aggiunge la vendita al dettaglio di cui parliamo in una sezione apposita della guida utente del gestionale.
Il modulo vendite nel gestionale
Dopo aver visto i processi generali del ciclo attivo, scopriamo l'interfaccia del modulo vendite e alcune delle funzionalità del software gestionale. Nella immagine abbiamo un menu esploso del modulo vendite. Le funzionalità attive e visibili dipendono dal profilo utente e dalle impostazioni del software gestionale. Cerchiamo di dare una idea di quali sono le principali funzionalità, documenti e anagrafiche.
Principali Anagrafiche del modulo vendite
Dal "Modulo Vendite" è possibile gestire le anagrafiche che riguardano i clienti, gli articoli, la definizione dei prezzi, degli sconti, i listini prezzi. Il corretto popolamento delle anagrafiche è indispensabile per una fluida automazione del ciclo attivo che permette di velocizzare e semplificare l'intero processo di vendita. I datii anagrafici sono infatti utiilizzati per il popolamento automatico dei documenti.
Riepilogo documenti del modulo vendite
I processi del ciclo attivo riguardano principalmente, in ordine logico, i seguenti documenti:
- Preventivo: proposta di offerta ai clienti.
- Ordine cliente: compilazione di un ordine effettuato dal cliente
- Packing list: documento permette di gestire la preparazione della merce prima della spedizione
- DDT: documento per la consegna di merce che però non contiene informazioni finanziarie
- Fattura di vendita: documento contenente informazioni fiscali e finanziarie
- Nota di credito: è il documento che permette di stornare o correggere le fatture di vendita
- Fattura elettronica: documento fiscale mandato in formato XML al sistema di interscambio
La gestione dei processi del ciclo attivo e relativi documenti è possibile tramite le voci contenute nel modulo "Vendite". Anche se i documenti possono essere redatti in maniera indipendente, si consiglia di seguire l'intero processo per una maggiore completezza del flusso di informazioni.
Tipologie di fatture di vendita
Il gestionale permette di gestire le varie tipologie di fattura di vendita e nota di credito. E' possibile gestire la fatturazione di anticipi (ed il relativo Saldo), la gestione di fatture ricorrenti (ad esempio per canoni e affitti), autofatture per consumo e molto altro.
I vari documenti seguono le specifiche della fattura elettronica. L'agenzia delle entrate ha infatti definito una seri di tipologie di fattura. Le diverse tipologie sono definite dal tipo documento.
Ulteriori funzionalità del modulo vendite
Al fine di gestire al meglio le vendite, esistono una serie di funzionalità specifiche che permettono di gestire i vari processi di vendita. Queste funzionalità sono qui elencate:
Pannello di controllo ordini cliente
Permette di verificare la situazione in tempo reale dei vari ordini clienti evidenziando disponibilità scorte, situazione consegne, ritardi e così via. E' un pannello di controllo comodo che si consiglia di impostare come pannello iniziale se volete sempre aver sotto controllo gli ordini clienti.
Gestione agenti
Gli agenti sono una risorsa fondamentale per il processo di vendita. Il software gestionale permette la gestione completa degli agenti. Potete impostare per ogni controparte agente predefinito, calcolare le provvigioni, gestire i pagamenti, premi etc. Una ampia reportistica permette di monitorare le vendite degli agenti.
Distribuzione merci
Il software gestionale permette di verificare gli ordini in corso, le merci disponibili e definire la spedizione merci ai vari clienti in maniera molto semplice. Andate a vedere l'apposita sezione sulla distribuzione merci per sapere di più e scoprire come pianificare la spedizione delle merci.
Spedizione di campioni
La spedizione di campioni a clienti e potenziali clienti è una pratica commerciale molto diffusa. Il gestionale permette di gestire tutte le varie casistiche associate alla spedizione di campioni. Vi invitiamo a visitare la relativa sezione della guida utente per saperne di più.
Report del modulo vendite
Da questo modulo è anche possibile visionare diversi report che permettono di analizzare varie informazioni riguardanti il processo di vendita dell'azienda.
Scorte disponibili
Uno dei report fondamentali per la vendita è quello delle scorte disponibili, che permettere di analizzare la situazione delle scorte presenti in magazzino. Per ogni articolo viene visualizzata la quantità:
- In mano: presente in magazzino
- Riservata: merce messa da parte per uno specifico cliente
- Disponibile: merce disponibile per la vendita, cioè la quantità in mano meno le riserve.
In caso di multi magazzini, il report indica le disponibilità totali e quelle divise per ogni magazzino.
Situazione ordini
Il report sulla situazione degli ordini dà una panoramica generale sugli ordini dei clienti, anche tramite una grafica intuitiva a colori, indicando il fatturato dell'ordine, la quantità spedita e quella fatturata. Permette così di individuare rapidamente lo stato e l'avanzamento degli ordini.
Saldo clienti
Il report dei saldi dei clienti si focalizza sulla situazione dei pagamenti, indicando quei clienti che stanno ritardando nei pagamenti o che hanno effettuato pagamenti anticipati.
