Vendita al dettaglio e registratori di cassa nel gestionale
I nostri software gestionali permettono l'attivazione della possibilità di effettuare la vendita al dettaglio tramite un comodo "Registratore di Cassa Virtuale". Il registratore di cassa virtuale può essere attivato per la creazione di corrispettivi e può essere installata su terminali touch screen. Può essere inoltre collegata ad un Registratore Telematico per l'invio dei corrispettivi all'agenzia delle entrate.
Nel caso fosse attiva nella vostra configurazione all'interno del modulo Vendite sarà disponibile il sotto menu Vendita al Dettaglio. La cassa Virtuale potete attivarla alla voce del menù "Posto di lavoro cassiere". Sarà ovviamente necessario impostare una serie di parametri tra cui appunto creare ogni singolo dispositivo e collegare eventualmente un POS.
La cassa può essere collegata al registratore telematico per l'invio dei corrispettivi all'agenzia delle entrate.
Come funziona la vendita al dettaglio tramite registratore di cassa
nel gestionale
Il software gestionale permette di operare con i registratori di cassa, laddove infatti la modalità preferibile è l'integrazione diretta con il registratore di cassa, il software gestionale permette anche di lavorare con registratori di cassa offline o non corretti. Vediamo quindi prima di tutte le possibilità che abbiamo:
- Registratore autonomo esterno al gestionale senza uso della cassa virtuale: Questa modalità prevede che il registratore non sia direttamente usato dal gestionale e che vengano riportate le vendite (solitamente le sole chiusure di cassa) nel gestionale
- Registratore di dati fiscali direttamente dal gestionale con uso della cassa virtuale: in questo caso abbiamo due possibilità:
- Il registratore è collegato al gestionale: la connession avverrà tramite connettore ed il estionale comanda tutte le operazioni. Una volta chiuso lo scontrino sul gestionale, viene trasmesso al registratore telematico.
- Il registratore NON è collegato al gestionale direttamente, ma viene comunque usata la cassa virtuale che effettua gli scarichi, i calcoli e le registrazioni contabili. Lo scontrino dopo essere stato generato dal gestionale, viene "battuto" sul registratore di cassa telematico per procedere con l'effettiva trasmissione all'agenzia delle entrate.
Anagagrafica dei registratori di cassa
All'interno del Modulo Vendite è possibile trovare l'elenco dei "Registratori di cassa" esistenti e crearne, eventualmente, di nuovi. Per creare un nuovo Registratore di Cassa bisogna cliccare sul tasto "Crea" posto in alto a sinistra.
A questo punto iniziamo a settare i parametri richiesti:
- Il Tipo di registratore
- La Valuta con cui verranno registrati i pagamenti
- Il Punto vendita associato
- La Denominazione
- L'ID del dispositivo
- Il tipo di Connessione.
In particolare, bisogna prestare attenzione al punto vendita associato al registratore di cassa, in quanto da esso dipenderanno i movimenti di Magazzino e i Listini Prezzo degli articoli.
Tipologie di registratori di cassa nel gestionale
Il gestionale prevede la possibilità di usare due diverse tipologie di registratore di cassa:
- Registratore di cassa autonomo: permette di registrare le chiusura di cassa gestite su un registratore esterno nel gestionale al fine di gestire gli scarichi di merce e le registrazioni contabili
- Registratore dati fiscali: questo tipo di registratore permette di usare la cassa virtuale del gestionale per effettuare le registrazioni
Gestione semplificata: uso di una cassa autonoma
La cassa autonoma, non collegata al gestionale e senza registrazioni diretta viene solitamente usata in queste situazioni:
- Gestione semplificata dei flussi di cassa con riporto unicamente delle chiusure
- Cassa usata da sistema esterno con caricamente dei dati sul gestionale
In entrambi i casi, non andremo a usare la cassa virtuale sul gestionale, ma unicamente andremo a riportare (o caricare) le chiusure di cassa.
Come usare il registratore di Cassa Virtuale
Il registratore di cassa virtuale è associato a uno specifico registratore fiscale e permette di gestire tutte le operazioni di cassa direttamente dal software gestionale. Il registratore fiscale, a seconda dei casi, potrebbe essere anche non direttamente collegato, anche se si consiglia sempre di richiedere la connessione.
Apertura turno di Cassa
Dal Modulo "Vendite", sotto la voce Vendita al Dettaglio, è possibile accedere a "Posto di lavoro cassiere". Questa pagina consentirà all'operatore di accedere al registratore di cassa virtuale e svolgere le regolari attività di vendita.
Cliccando sulla voce Posto di lavoro cassiere, si aprirà una finestra da cui è possibile selezionare il Registratore di Cassa che si intende utilizzare. Insieme al relativo terminale POS.
Dopo aver selezionato il registratore di cassa opportuno, cliccare sul tasto in rosso "Apri posto di lavoro cassiere".
Come effettuare le operazioni
Nella versione base la schermata principale si presenta come nella seguente immagine, potrà essere ovviamente personalizzata.
Nella parte superiore sarà possibile aggiungere gli articoli e modificarne la quantità.
La parte centrale è dedicata alla tabella degli articoli inseriti per lo scontrino corrente. Gli articoli, la quantità e i prezzi sono modificabili anche dalla tabella stessa.
Nella parte destra è situata la cassa con il tasto per la chiusura, l'indicazione dell'importo disponibile in cassa e gli scontrini emessi nel turno corrente.
Comandi e riepiloghi
Nella voce Cassa a destra troverete il riepilogo degli scontrini emessi nel turno corrente (o vedere anche un turno precedente), i soldi dentro il registratore ed eventualmente effettuare una analisi temporanea delle vendite per ogni singolo articolo.
Selezionando "Articoli" nella parte destra della schermata si aprirà la scheda con i tasti rapidi per la selezione degli articoli. Per modificare i tasti utilizzare l'icona dell'ingranaggio. Potrete in questo modo scegliere quali articoli avere a portata di mano anche se ovviamente è sempre possibile accedere a tutti gli articoli disponibili.
E' possibile anche effettuare un rimborso merce sia nel caso di scontrini emessi nella stessa giornata, sia nel caso di scontrini emessi in precedenza. Il gestionale si occuperà in ogni caso di effettuare in maniera automatica tutte le registrazioni contabili richieste.
Il mio Registratore
La scheda "Mio registro di cassa" permette di selezionare il registratore di cassa, il POS, il prezzo e gli sconti applicati, il punto vendita (magazzino dal quale saranno presi gli articoli) e la persona responsabile alla cassa. Come detto il sistema permette di essere collegato a un Registratore Telematico per l'invio automatico dei corrispettivi all'agenza delle entrate. In alternativa può essere impostato come Registratore di Cassa Offline senza quindi un collegamento diretto all'agenzia delle entrate.
Con le voci "Prelievo contanti" e "Deposito contante" è possibile movimentare i contanti registrati nella cassa.
In fondo troviamo i dettagli della transazione con importo, iva e totale ed eventuali sconti. Il sistema permette anche di leggere eventuali carte sconto/fedeltà e di calcolare eventuali sconti automatici (ad esempio promozioni o altro), è anche possibile inserire coupon o altro.
Registrare il Pagamento
Una volta inseriti gli articoli cliccare su Pagamento.
Da qui è possibile registrare il pagamento del cliente, sia in contanti che con carta e stampare ricevute di corrispettivi e fatture.
Nel caso fosse collegato un POS, i dati del pagamento saranno presi direttamente da esso.
Dopo aver registrato il pagamento assicurarsi che il flag "Ricevuta" sia selezionato e procedere con l'emissione del corrispettivo.
In automatico avverrà la stampa dello scontrino.
Chiusura turno di cassa dalla cassa virtuali
Per terminare il turno di cassa, alla fine della giornata, cliccare sull'icona apposita. Tutti gli scontrini (inclusi gli eventuali rimborsi) verranno archiviati nel sistema.
Creazione del documento chiusura di cassa
In automatico si aprirà la creazione del documento "Chiusura turno di cassa", contenente il riepilogo di tutti i movimenti effettuati nel turno.
Per confermare il documento cliccare su "Pubblica e chiudi".
Questo documento è quello che permette lo scarico delle merci da Magazzino.
L'elenco di tutti i documenti di chiusura di cassa può essere visionato dal Modulo Vendite sotto la voce Vendite al Dettaglio "Chiusura turno di cassa".
IMPORTANTE: Nel caso di registratori cassa fiscale, per effettuare le scritture contabili è necessario anche confermare lo scarico finale dei documenti. Questa operazione permette di gestire la trasmissione dei dati dichiusura al registrarore di cassa. Dopo aver generato il documento di chiusura di cassa dovrete infatti premere:
Conclusioni
Ovviamente in questa guida abbiamo mostrato solo alcune funzionalità di base di questa sezione, nel caso infatti la vostra azienda si basasse sulla vendita al dettaglio (es. negozi) la cassa virtuale sarà connessa ai vari dispositivi e verranno attivate le funzionalità complete. Il personale riceverà adeguata formazione sulla tematica. Scopo di questa guida è però quello di illustrare le funzionalità di base per quelle aziende che ne hanno una necessità saltuaria.