Fattura Elettronica: Cos'è, Obbligo, Come funziona e gestione
Ti stai chiedendo cos’è e come funziona la fattura elettronica? In questa guida rispondiamo a tutti i tuoi dubbi e domande su questo tema. Cerchiamo di darti tutta una serie di informazioni utili sul mondo della fatturazione elettronica ed alcuni pratici consigli su come gestire al meglio il flusso di documenti. Oltre a questo, vogliamo spiegarti come un software gestionale può aiutarti nella gestione delle fatture elettroniche e migliorare i tuoi processi aziendali. Scopriamo insieme la fattura elettronica:
Cosa è una fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento fiscale emesso in formato digitale (XML) e trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. In Italia è obbligatoria dal 2019 per tutte le transazioni tra aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione. Nel 2025 ormai tutti i soggetti economici fanno uso quotidianamente della fattura elettronica e nel 2026 è prevista l’introduzione di questo strumento anche in altri Paesi della Unione Economica.
A cosa serve?
La fattura elettronica sostituisce la tradizionale fattura cartacea e consente di eliminare i costi e i tempi di gestione legati alla stampa, alla spedizione e all’archiviazione delle fatture cartacee. Inoltre, la fatturazione elettronica permette di semplificare la gestione contabile e fiscale delle aziende. Questo è possibile grazie all’automatizzazione dei processi di trasmissione e registrazione elettronica delle fatture. L’uso dei documenti in formato elettronico è infatti uno dei principali vantaggi dei moderni software gestionali.
Quali informazioni contiene
Nel file XML della fattura elettronica sono contenute le informazioni riguardo al documento collegato. Tali informazioni riguardano le informazioni sul fornitore e il cliente, il dettaglio dei beni e servizi, le modalità di pagamento e le informazioni sulle imposte applicate. A queste si aggiungono informazioni aggiuntive quali scadenze, dati sul contratto e l’ordine, informazioni sulla consegna, codici progetto e contratto (CIG e CUP) e molto altro. Le informazioni sono compilate secondo uno specifico tracciato definito dall’Agenzie delle Entrate. La fattura elettronica può contenere anche uno o più allegati. Solitamente uno degli allegati è la fattura di cortesia in formato cartaceo. Le informazioni sono inserite dal gestionale in fase di generazione del file XML.
Obbligo di Fatturazione Elettronica: Chi Riguarda?
L’obbligo di fatturazione elettronica, introdotto in Italia per favorire la digitalizzazione, riguarda la quasi totalità di imprese e professionisti. Dal 1° gennaio 2019 è diventato obbligatorio emettere e ricevere fatture elettroniche (tramite il Sistema di Interscambio – SDI) per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, sia tra privati (B2B) che verso i consumatori finali (B2C). L’obbligo include anche le transazioni con la Pubblica Amministrazione (B2PA). Esistono poche eccezioni specifiche, come i soggetti in regime forfettario o minimo che hanno superato determinate soglie di ricavo solo a partire dal 1° gennaio 2024, e alcuni operatori del settore agricolo.
In sintesi, se hai una Partita IVA e operi in Italia, l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche sono un processo ormai standardizzato e vincolante.
Quando sono obbligato ad emettere una fattura elettronica
Riassumendo a fattura elettronica è obbligatoria per:
- Operazioni tra aziende (B2B)
- Operazioni con la Pubblica Amministrazione (PA)
- Transazioni con clienti privati (B2C)
- Operazioni con fornitori esteri (autofattura)
Differenze tra fattura elettronica e cartacea
La differenza più evidente è ovviamente la modalità di scambio (e generazione) delle due fatture. Mentre nel caso della fattura elettronica abbiamo un file in formato XML, nel caso della cartacea abbiamo un documento stampato. Ma in realtà ci sono anche altre differenze. Vediamo di riepilogare le principali.
A differenza della fattura in formato cartaceo, nel caso della fattura elettronica si tratta di un documento trasmesso in formato elettronico attraverso uno specifico sistema messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Il sistema in questione si chiama Sistema di Interscambio e si occupa della ricezione e trasmissione dei file XML
Fattura cartacea
- Possibilità di trasmissione in maniera fisica o digitale (es. Email) al cliente
- Non esistono specifiche codifiche dei diversi documenti
- La forma di stampa può essere decisa dall’utente a patto di contenere i dati di base obbligatori
- I dati fondamentali sono: intestazioni, l’imponibile totale suddiviso per le diverse aliquota IVA
- Nel caso di esenzioni IVA deve essere chiaramente indicato il riferimento legislativo
- Può essere apposta in maniera volontaria firma autografa
- Per alcune specifiche situazioni richiede di mettere un bollo sulla stampa
Fattura elettronica
- Deve essere trasmessa sempre attraverso il canale ufficiale del Sistema di Interscambio (SDI)
- I documenti sono codificati ed esistono determinate tipologie di documento
- Viene generata sulla base di un tracciato predefinito
- E’ strutturata in 2 sezioni: testata e corpo del documento. Le informazioni sugli articoli sono dettagliate
- Le esenzioni IVA richiedono l’inserimento del codice natura IVA per indicare la tipologia
- Può essere apposta firma digitale (obbligatoria per il pubblico)
- Per alcune specifiche situazioni richiede di mettere un bollo digitale
Come Funziona la Fattura Elettronica
La fattura elettronica è un documento digitale generato dal software gestionale a partire dal relativo documento compilato dall’utente (fattura, nota di credito, autofattura). I dati vengono compilati secondo un formato standardizzato (xml) e conforme alle specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate. Le specifiche tecniche potete scaricare a questo link il tracciato fattura elettronica.
Il Processo della Fattura Elettronica: Passaggi Chiave
1. Creazione della Fattura Elettronica
- Dati: Il fornitore (o un intermediario per suo conto) crea la fattura utilizzando un software gestionale o un’applicazione dedicata. Vengono inseriti tutti i dati fiscali e commerciali obbligatori (es. dati di emittente e destinatario, descrizione beni/servizi, importi, IVA).
- Formato XML: La fattura viene generata esclusivamente nel formato XML (eXtensible Markup Language), che è il formato standard richiesto dall’Agenzia delle Entrate per la trasmissione elettronica.
- Firma Elettronica Qualificata (opzionale): La fattura XML viene firmata digitalmente dal fornitore (o dall’intermediario) per garantirne l’autenticità e l’integrità. Questo passaggio assicura che il documento non sia stato alterato dopo la sua emissione.
2. Invio al Sistema di Interscambio (SDI)
- Canale di Trasmissione: La fattura XML viene inviata al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. L’invio può avvenire tramite:
- Un software gestionale che si interfaccia direttamente con lo SDI.
- Un intermediario (es. servizio di un commercialista, piattaforma di fatturazione).
- Il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
- Indirizzo del Destinatario: Durante l’invio, è fondamentale indicare il Codice Destinatario SDI del cliente (un codice alfanumerico di 7 caratteri per le aziende o di 6 caratteri per la PA) o, in alternativa, la sua PEC (Posta Elettronica Certificata). Se il cliente è un privato cittadino senza codice SDI o PEC, si usa il codice convenzionale “0000000” e la fattura sarà disponibile nella sua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
3. Controlli e Inoltro da Parte dello SDI
- Verifica dello SDI: Lo SDI riceve la fattura e ne verifica la correttezza formale (es. validità del formato XML, presenza dei dati obbligatori, correttezza della firma digitale).
- Notifiche: A seguito dei controlli, lo SDI invia al fornitore (tramite il canale usato per l’invio) una notifica di:
- Esito Positivo: Se la fattura è corretta e inoltrata al destinatario.
- Scarto: Se la fattura contiene errori (es. formato errato, dati mancanti). In questo caso, la fattura si considera non emessa e il fornitore deve correggerla e inviarla nuovamente.
- Mancata Consegna: Se lo SDI non riesce a recapitare la fattura al destinatario (es. codice SDI errato o non attivo, casella PEC piena). La fattura si considera comunque emessa per il fornitore, che dovrà comunicare al cliente che la fattura è disponibile nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
4. Ricezione della Fattura Elettronica
- Canale del Destinatario: Lo SDI recapita la fattura elettronica al destinatario tramite il canale indicato:
- Codice Destinatario SDI: La fattura viene recapitata automaticamente al software o al servizio gestionale del cliente.
- PEC: La fattura viene inviata alla casella di Posta Elettronica Certificata del cliente.
- Area Riservata: Per i privati cittadini o in caso di mancata consegna, la fattura è consultabile nella sezione “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Gestire la Fattura Elettronica con un Software Gestionale
Il Tracciato XML della Fattura Elettronica
Il tracciato XML della fattura elettronica segue specifiche tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate. È composto da:
- Testata: info su mittente, destinatario, documento
- Corpo: dettaglio righe, importi, imposte
Il formato XML garantisce:
- Compatibilità tra software
- Integrabilità nei processi aziendali
- Conservazione digitale a norma
Scopri di più sul tracciato XML della fattura elettronica:
La fattura elettronica con 1C
I nostri software gestionali permettono di:
- Creare fatture elettroniche in automatico
- L’invio diretto allo SDI
- Riceverle direttamente nel gestionale
- La registrazione in contabilità delle fatture ricevute
- Archiviare in modo conforme
- Automatizzare la contabilità e ridurre gli errori
👉 Approfondisci nella guida: Gestione Fattura Elettronica con 1C
Vantaggi di 1C per la fattura elettronica
Grazie alla tecnologia della piattaforma 1C Enterprise la fatturazione elettronica è completamente integrata nei processi del gestionale. A differenza infatti delle soluzioni di molti nostri concorrenti, nel nostro caso l’interscambio avviene direttamente dal software gestionale/ERP senza la necessità di accedere a portali esterni o altri software. Il gestionale infatti è in grado di ricevere e trasmettere i file XML, leggere i dati e gestire un archivio fatture elettroniche (in formato XML) che potrete analizzare in ogni momento. In fase di rilascio è anche uno speciale software per la fattura elettronica.
Questo permette di velocizzare le operazioni di invio, ricezione e gestione delle fatture elettroniche. Inoltre abbiamo scelto di permettere la gestione di tutti i campi del tracciato xml della fattura elettronica. Utilizzando la fattura elettronica con una soluzione 1C potrete sfruttare al massimo questa importante innovazione contabile.
Grazie al pannello di controllo per la registrazione semplificata delle fatture elettroniche, potrete anche velocizzare la registrazione dei file XML ricevuti. Il sistema vi permette anche di vedere in anteprima quali scritture contabili verranno fatte.
Funzionalità relative al processo di fatturazione elettronica
I nostri software gestionali permettono di sfruttare al massimo le opportunità derivanti dalla fatturazione elettronica. Effettuano controlli sui vari documenti e sono in grado di semplificare la registrazione delle fatture elettroniche ricevute. Scopri le funzionalità:
Perché scegliere un gestionale 1C
I software gestionali basati sulla piattaforma 1C Enterprise non si limitano alla sola fattura elettronica ma sono in grado di gestire in maniera completa e integrata qualsiasi azienda. Vediamo alcuni dei vantaggi di 1C:
✅ Modularità (scegli solo i moduli di cui hai bisogno)
✅ Flessibilità e possibilità di personalizzazione
✅ Soluzioni gestionali completi per qualsiasi azienda
✅ Costi contenuti e massima scalabilità
✅ Facilità di uso
✅ Tempi brevi di implementazione
➡️ Scopri la nostra offerta di Software Gestionali per Aziende: Software Gestionali 1C
Vantaggi della Fatturazione Elettronica
L’adozione della fatturazione elettronica porta numerosi benefici concreti per aziende e professionisti. Ecco i principali:
Efficienza Operativa: Automatizza i processi di emissione, invio e ricezione, riducendo tempi e carichi di lavoro amministrativo.
Riduzione Costi: Elimina le spese legate alla stampa, spedizione e conservazione fisica dei documenti.
Minori Errori: Il formato strutturato XML e i controlli dello SDI riducono drasticamente gli errori di compilazione e trascrizione.
Conformità Normativa: Assicura il rispetto degli obblighi fiscali e legali vigenti, evitando sanzioni.
Maggiore Sicurezza: La firma digitale e la conservazione sostitutiva garantiscono autenticità, integrità e immutabilità del documento nel tempo.
Tracciabilità e Controllo: Tutte le transazioni sono tracciabili tramite lo SDI, facilitando il monitoraggio e la consultazione.
Miglior Flusso di Cassa: Processi più rapidi possono accelerare l’incasso dei crediti.
Integrazione Semplificata: Si integra facilmente con software gestionali, automatizzando la registrazione contabile e la gestione del magazzino.
Impatto Ambientale: Contribuisce a una gestione più sostenibile, riducendo l’uso di carta.
Ovviamente per cogliere al meglio tutte queste opportunità è fondamentale dotarsi degli strumenti giusti. La scelta di un gestionale 1C vi garantisce di ottnere il massimo dalla fatturazione elettronica.
Errori Comuni e Soluzioni
La fatturazione elettronica, pur semplificando molti processi, può presentare alcune insidie. Ecco gli errori più frequenti e le relative soluzioni:
Codice Destinatario SDI Errato o Mancante:
Errore: La fattura non viene recapitata al cliente o viene depositata nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Soluzione: Verificare sempre il Codice Destinatario SDI o la PEC del cliente. Per i privati, usare il codice “0000000”. Se l’errore si verifica spesso, il cliente potrebbe non aver registrato il suo codice preferenziale presso l’Agenzia delle Entrate.
Formato XML Non Conforme:
Errore: La fattura viene scartata dallo SDI perché non rispetta le specifiche tecniche del tracciato XML.
Soluzione: Utilizzare un software gestionale aggiornato che generi automaticamente file XML validi e si occupi dei controlli preliminari.
Partita IVA o Codice Fiscale del Destinatario Errati:
Errore: La fattura viene scartata dallo SDI o, se accettata, crea problemi contabili al destinatario.
Soluzione: Controllare scrupolosamente i dati anagrafici e fiscali del cliente prima dell’emissione. Molti software hanno strumenti di verifica in tempo reale.
Firma Digitale Non Valida o Scaduta:
Errore: Lo SDI scarta la fattura perché la firma digitale non è riconosciuta o è scaduta.
Soluzione: Assicurarsi che il certificato di firma digitale sia attivo e valido. Se si usa un intermediario o un software, verificare che la firma venga applicata correttamente e automaticamente.
Data Fattura Precedente alla Data di Trasmissione:
Errore: Se la data della fattura è troppo precedente alla data di invio allo SDI, può essere scartata o generare irregolarità.
Soluzione: Inviare la fattura allo SDI entro i termini previsti dalla normativa (generalmente 12 giorni dalla data di emissione per le fatture immediate).
Importi o IVA Non Corretti:
Errore: Errori di calcolo o aliquote IVA applicate in modo non corretto.
Soluzione: Affidarsi a un software gestionale che automatizzi i calcoli e permetta di impostare correttamente le aliquote IVA, riducendo l’intervento manuale.