Cosa è il Codice SDI (o codice destinatario)
Il Codice SDI è un campo del tracciato della Fattura Elettronica che permette di indicare dove trasmettere il file in ormato elettronico. E' in realtà l'abbreviazione comunemente usata di Codice Destinatario, che sarebbe il nome esatto nel tracciato del file XML. Il Codice SDI permette l'inoltro del documento (fattura, parcella o nota di credito) al destinatario (il Cliente/Committente) da parte del Sistema di Interscambio Agenzia Entrate (in breve SDI). Il codice SDI è un campo obbligatorio della Fattura Elettronica in alternativa alla PEC (Posta Elettronica Certificata).
Il Codice SDI nella fattura elettronica
Il codice SDI (o Codice Destinatario) è un codice alfanumerico che identifica in modo univoco dove deve essere inoltrata la fattura elettronica. È stato introdotto con l'entrata in vigore dell'obbligo di fattura elettronica, che impone alle imprese italiane di emettere e ricevere fatture in formato digitale. Il codice SDI può essere di 6 cifre (PA) o 7 cifre (fatture verso soggetti privati).
Grazie al codice SDI il sistema di interscambio è in grado di inoltrare nella maniera corretta fattura elettronica generata nel formato di un file XML. Il file XML è una tipologia di file che permette, attraverso un tracciato definito, alle aziende di trasmettere le informazioni attraverso sistemi di scambio elettronico dati (Electronic Data Interchange). La fattura elettronica una volta inviata alla SDI potrà essere trasmessa automaticamente al sistema scelto dal Cliente. In questo modo il Cliente riceverà la fattura elettronica che potrà vedere direttamente sul proprio software gestionale. Il codice destinatario funziona come il CAP nelle spedizioni postali, permette infatti di smistare nel modo corretto le varie fatture elettroniche che vengono inviate allo SDI.
Da chi è assegnato
Il codice SDI è assegnato dalla Agenzia delle entrate ai soggetti richiedenti e permette la ricezione dal Sistema di Interscambio (in breve SDI) di documenti elettronici. Lo SDI è il sistema che gestisce la trasmissione delle fatture elettroniche tra le aziende e l'Agenzia delle Entrate (www.agenziaentrate.gov.it). Il codice SDI può essere richiesto sia da aziende che operano nel campo dei software gestionali e contabili, sia da una azienda che intende avere un proprio codice per ricevere le fatture elettroniche. Non è obbligatorio per una azienda avere un proprio Codice destinatario dato che è possibile utilizzare quello del software gestionale/sistema di invio delle fatture elettroniche.
Quando si usa
Il codice viene inserito nella fattura elettronica emessa dal fornitore e consente al sistema di interscambio di instradare correttamente la fattura al destinatario indicato. In questo modo, la fattura arriva direttamente al sistema informativo dell'azienda destinataria, senza la necessità di interventi manuali. Il Codice ha quindi un uso limitato unicamente alla fatturazione elettronica e non si usa in altre situazioni.
Inserire il Codice SDI in fattura elettronica
Il Codice SDI è una informazione obbligatoria in alternativa alla PEC nel caso di fatture elettroniche verso soggetti giuridici Italiani. E' infatti una informazione necessaria al Sistema di Interscambio per poter procedere alla consegna della Fattura Elettronica al Cliente/Committente. Qualora non fosse inserito (e non ci fosse la PEC) il Software Gestionale invierà un avviso che bloccherà l'emissione della Fattura Elettronica. Esistono tuttavia alcune eccezioni che permettono di non valorizzarlo o inserire un valore standard.
Quando è obbligatorio
Deve essere correttamente valorizzato in alternativa alla PEC nel caso di:
- Emissione fatture immediata (o parcella) in formato elettronico verso soggetti Giuridici Italiani
- Emissione fatture differita in formato elettronico verso soggetti Giuridici Italiani
- Emissione di note di credito in formato elettronico verso soggetti Giuridici Italiani
- Emissioni di altri documenti equiparabili a fatture (es. note di debito) in formato elettronico verso soggetti Giuridici Italiani
In quali casi non è necessario
Il Codice Destinatario può anche non essere inserito nel caso di:
- Emissione di fatture/note di credito verso soggetti giuridici esteri (in questo caso viene automaticamente valorizzato come XXXXXXX
- Emissione di fatture/note di credito verso persone fisiche (in questo caso viene valorizzato automaticamente come 000000
- Venga inserita la PEC
Domande comuni
Anche se dopo alcuni anni le aziende hanno preso confidenza con il Codice SDI, ci sono a volte ancora dubbi. Vediamo di rispondere ad alcune delle domande più comuni.
Da quante cifre è composto?
Dipende dalla tipologia di entità legale a cui è assegnato il Codice SDI:
- 6 Cifre nel caso di aziende della Pubblica Amministrazione (o Equiparabili)
- 7 nel caso di tutte le altre entità legali
In generale quindi una azienda avrà un codice destinatario di 7 cifre.
Codice SDI o Codice Destinatario?
Laddove la denominazione corretta è "Codice Destinatario" (nome del campo nel tracciato XML della Fattura Elettronica) è comunemente chiamato "Codice SDI". Quindi i due termini sono sinonimi e possono essere utilizzati entrambi senza problemi.
Dove trovo il Codice SDI di un mio cliente?
E' un dato che deve essere fornito dal Cliente e che non si trova in documenti ufficiali come la visura camerale. Quindi è prassi richiederlo ai propri Clienti o inviarlo ai propri fornitori.
Ad oggi l'agenzia delle Entrate non ha messo a disposizione alcuna modalità per poter conoscere il Codice SDI utilizzato da una azienda. L'unica soluzione è quindi quello di richiederlo all'azienda interessata. Tuttavia (come vediamo anche sotto) qualora fosse inserito un codice SDI non corretto, il sistema di interscambio automaticamente cercherà di recuperare il codice corretto se questi è stato correttamente inserito dall'azienda nel cassetto fiscale.
Può cambiare?
Certo che può cambiare, basta che il vostro Cliente modifichi il suo fornitore del servizio di fattura elettronica e questo comporta di solito un cambiamento del codice SDI. Ma questo non è un problema come vedremo meglio sotto.
Quale codice per la ricezione delle Fatture elettroniche nel gestionale?
Il codice SDI legato ai software gestionali/ERP basati sulla piattaforma 1C Enterprise è il seguente: N7S2NAR
Qualora utilizzate i nostri servizi per la fatturazione elettronica potete quindi inviare questo codice destinatario ai vostri fornitori. Il codice destinatario può essere impostato nel vostro cassetto fiscale in maniera semplice in modo che la comunicazione ai fornitori non serva.
Per sapere come fare, andate alla sezione apposita della guida utente gestionale su come impostare il Codice SDI nel cassetto fiscale.
Come fare se non conosco il Codice SDI di un Cliente?
Nessun problema. Pur essendo un Campo obbligatorio in fattura elettronica, nella realtà può essere inserito un altro valore (basta che rispetti le codifiche) come ad esempio quello di 1C: N7S2NAR.
La fattura elettronica arriverà comunque al vostro Cliente perché verrà inoltrata in base alle specifiche che lui avrà inserito nel Cassetto Fiscale, o qualora non l'abbia fatto lo SDI la recapiterà direttamente all'ultimo indirizzo a lui conosciuto ed il Cliente lo troverà così nel suo cassetto fiscale.
Come funziona il codice SDI nel software gestionale
I nostri software gestionali gestiscono in maniera completamente integrata la fattura elettronica. Il Codice SDI è una delle informazioni principali per una corretta gestione della fatturazione elettronica. Per l'emissione delle file XML è infatti necessario inserire il codice SDI o in alternativa la PEC. Tale informazioni verrà inserita nel campo relativa al codice destinatario e permetterà il corretto invio della fattura in formato XML che verrà correttamente recapitata al Cliente. Tutto questo processo è semplice e rapido da impostare nel software gestionale. E' sufficiente inserire il codice SDI all'interno dell'anagrafica dei clienti. Il gestionale in fase di generazione dell'XML prenderà le informazioni dall'anagrafica e le inserirà nel file XML che verrà generato. I nostri gestionali permettono anche di gestire più codici SDI per una determinata controparte attraverso l'utilizzo dei contratti. In tal caso sarà possibile definire lo specifico codice destinatario da utilizzare a seconda delle diverse situazioni. Questo è molto utile per aziende che lavorano con aziende pubbliche e che hanno la necessità di recapitare le fatture elettroniche ad aziende diverse.
Inserire il codice destinatario nell'anagrafica clienti
Al fine della emissione della fattura elettronica, è necessario inserire il codice SDI nell'anagrafica Clienti del gestionale. In alternativa potrete inserire la PEC. L'effettiva presenza di una delle due informazioni verrà effettuata in fase di generazione del file XML per la generazione e trasmissione della fattura elettronica.
Il codice destinatario andrà inserito nello specifico campo dell'anagrafica clienti (vedere sotto). La lunghezza massima è di 7 caratteri, laddove come detto, nel caso di Pubblica Amministrazione dovrà avere 6 caratteri. Nel caso di situazioni speciali (vedere sotto) il codice verrà assegnato automaticamente secondo le regole definite dall'Agenzia delle Entrate per la fatture elettronica.
Società che usano più codici
In alcuni casi (molto rari nel settore privato, ma più frequente in quello pubblico) alcune aziende utilizzano più codici SDI per la ricezione delle fatture elettroniche. I nostri software gestionali permettono di gestire questa situazione attraverso la possibilità di gestire più contratti. Grazie alla gestione contratti, potete infatti impostare diversi codici SDI (a seconda appunto del contratto) per una singola controparte.
Controlli di correttezza
Il sistema controllerà, a seconda della tipologia di controparte (pubblica amministrazione o soggetto privato), la correttezza del codice SDI (se a 6 o a 7 cifre). Qualora fosse inserito un codice sbagliato oppure non fosse inserito, il gestionale bloccherà la trasmissione delle fatture elettroniche.
Eccezioni e situazioni speciali
In alcuni casi, il Codice SDI è definito secondo specifiche regole da parte dell'agenzia delle entrate. Questo riguarda quei casi in cui il soggetto non sia dotato di un Codice Destinatario. A seguito dell'estensione dei soggetti obbligati a inviare e ricevere fatture elettroniche, le casistiche non sono molte. Le eccession sono sostanzialmente due: 1) privati; 2) società estere.
Privati
Nel caso di fatture verso persone fisiche/privati, l'agenzia delle entrate ha definito che il Codice SDI dovrà necessariamente essere composto da 7 zeri ("0000000"). Per questo motivo, il gestionale, qualora il cliente fosse un privato imposterà di default il codice destinatario con appunto 7 zeri ("0000000").
Si ricorda che nel caso di privati, andrà valorizzato il Codice Fiscale (e non la partita IVA). In fase di emissione della fattura elettronica verrà così controllata la corretta valorizzazione del campo Codice Fiscale.
Società estere
Nel caso in cui invece il Cliente (o fornitore nel caso di autofattura) sia una società estera il Codice Destinatario andrà valorizzato con 7 X ("XXXXXXX"). Anche in questo caso il gestionale lo imposterà in maniera automatica nel momento in cui si selezionerà un Paese diverso dall'Italia.
Privati esteri
Per togliere ogni dubbio, segnaliamo anche la situazione particolare di fatture verso privati esteri. Il Codice SDI dovrebbe appunto essere quello per i privati (quindi "0000000") valorizzando quindi il Codice Fiscale o comunque un numero di identificazione fiscale del privato.