La fattura di anticipo nel gestionale
La fattura di anticipo (acconto) attesta un pagamento parziale (o totale) pattuito tra le parti quando il bene non è stato ancora ceduto o il servizio erogato. E' una pratica molto comune in diversi settori. In questa sezione della guida utente vediamo come la fattura di anticipo viene gestita nel software gestionale sia nel ciclo attivo/vendite (fatture di vendita) che nel ciclo passivo/acquisti (fatture di acquisto). E' infatti importante prendere confidenza con il processo di fatturazione degli anticipi per una corretta gestione della tesoreria e creazione delle fatture di vendita collegate (o registrazione di fatture di anticipo ricevute).
Nella guida scopriremo:
- Cosa si intende per fattura di anticipo e quando si usa
- Come emettere una fattura di anticipo nel gestionale
- Come emettere la relativa fattura di saldo
- Come registrare le fatture di anticipo ricevute
Definizione ed uso delle fatture di anticipo
La fattura di anticipo è un documento che può essere usato sia nel ciclo attivo (modulo vendite) che nel ciclo passivo (modulo acquisti). Per questo possiamo considerarlo una tipologia di documento di entrambi i moduli laddove in realtà si parte sempre come documento di base dalla fattura di vendita (modulo vendite) o della fattura di acquisto (modulo acquisti). Partendo da questi documenti, sarà impossibile impostare la fattura di anticipo.
La fattura di anticipo nella fattura elettronica
La fattura di anticipo (detta a volte fattura di acconto) ha una specifica tipologia di documento associato alla fattura elettronica. Il tipo di documento associato alla fattura di anticipo è il TD02. Nel caso di emissione di una fattura di anticipo ol software gestionale imposterà di default il tipo documento TD02 nel relativo file XML.
Registrazione di acconto o fattura di anticipo?
Partiamo subito con una questione molto importante che riguarda la seguente questione: è sempre obbligatorio emettere una fattura di anticipo?
Con fattura intendiamo ovviamente una regolare fattura di vendita che sarà trasmessa al destinatario in formato elettronico tramite il sistema di interscambio. Non intendiamo quindi una semplice fattura pro-forma.
La risposta alla domanda comunque è: dipende!
Quando è sufficiente registrare un acconto
Ci sono due situazioni in cui è sufficiente registrare un acconto e non serve emettere una fattura di vendita:
- Se il contratto prevede chiaramente un acconto (specificato e regolato come tale). I soldi incassati dovranno essere registrati in contabilità generali sugli specifici Conti Co.Ge. per la gestione degli acconti. Ovviamente il condizionale è di obbligo e dovete sempre verificare con il vostro commercialista. L'acconto ha anche applicazioni legali specifici, non si tratta in fatti di un pagamento specifico per un servizio o una merce (in quel caso si dovrebbe fare una fattura di anticipo) ma semplicemente una somma messa a garanzia dal cliente nei confronti di un cliente. L'acconto quindi potrà poi essere ridato al cliente o in alternativa usato per il pagamento di servizi futuri.
- Se il pagamento corrisponde a un servizio che viene erogato nello stesso periodo di competenza IVA e quindi, a fronte del pagamento, verrà emessa una regolare fattura di vendita. Ad esempio spesso all'estero si procede con l'emissioni di semplici fatture pro-forma per i pagamenti a cui seguono appunto le fatture di vendita senza quindi emettere fatture di anticipo.
Ovviamente si consiglia sempre di confrontarsi con il proprio commercialista per chiarire qualsiasi dubbio.
Quando serve la fattura di anticipo
E' invece necessaria l'emissione di una fattura di anticipo per registrare l'incasso anticipato per un servizio o una merce venduta qualora non si provvedesse all'erogazione effettiva o vendita nel mese in cui tale anticipo è stato ricevuto. La differenza ovviamente sta nel fatto che l'emissione della fattura di anticipo impone il pagamento dell'IVA a seguito dell'emissione del documento. Le fatture di anticipo vanno in oltre registrate nei registri IVA.
Nel caso in cui venga emessa una fattura di anticipo si seguirà il seguente processo:
- Emissione di una o più Fattura di anticipo a cui corrispondono i vari pagamenti anticipati
- Emissione di una o più fatture di saldo dove verranno scalate le varie fatture di anticipo
Le fatture di saldo potranno essere anche a zero e dovranno comunque avere i riferimenti delle relative fatture di anticipo.
Processo di emissione di una fattura di anticipo nel gestionale
Come detto, il processo della fatturazione di anticipi prevede due fasi:
- La fatturazione di uno o più anticipi
- L'emissione delle relative fatture di saldo che andranno a scalare gli anticipi
Partiamo quindi dalla prima parte che riguarda l'emissione della fattura di anticipo. Ovviamente, seguendo questo processo è possibile anche emettere più fatture di anticipo relative allo stesso servizio/fornitura
Come emettere una fattura di anticipo
Il processo di fatturazione degli anticipi dovuti (che in alcuni casi potrebbero anche essere SAL) può seguire sostanzialmente due strade diverse:
- Emissione della fattura di anticipo solo dopo il pagamento
- Emissione della fattura di anticipo prima del pagamento
Queste procedure, sono entrambe valide e dipendono dalle scelte aziendali e da consuetudini settoriali. Le differenze sono piccole, ma vediamo come sono gestite sul gestionale queste due situazioni e quali azioni fare.
Processo 1: Emissione della fattura di anticipo dopo il pagamento
In questo caso il pagamento viene fatto dal Cliente a fronte di una fattura pro-forma, di una conferma di ordine o anche in base alle specifiche contrattuali. Il tipo di documento in questo caso non è importante, l'azienda dovrà però a seguito del pagamento da parte del Cliente emettere regolare fattura di anticipo. La procedure sul gestionale è questa:
- Registrazione del pagamento tramite un bonifico in entrata (o entrata di cassa)
- Creazione della fattura di anticipo relativa al pagamento ricevuto
Vediamo a gestionale questi passaggi.
Registrazione del pagamento ricevuto dal Cliente
Vediamo il caso più comune di pagamento tramite bonifico bancario dell'anticipo (nel caso di pagamento in contante usare il documento entrata di cassa). In questo caso è sufficiente fare una normale registrazione inserendo i vari dati come ad esempio quello dell'ordine cliente. Vediamo sotto un esempio. Si noti la necessità di inserire che si tratta di un pagamento di anticipo nella tabella. Il gestionale comunque imposterà automaticamente questo flag inserendo un ordine.
Generazione ed emissione fattura di anticipo
Dopo la registrazione del pagamento, si può creare la fattura di anticipo direttamente dal documento di pagamento attraverso il tasto "crea sulla base di" e selezionando il tipo documento "fattura di anticipo". In alternativa potete creare una nuova fattura in maniera standard ma è molto importante inserire il flag "Acconto" a mano e poi i vari riferimento del pagamento effettuato nella tab "Compensazione anticipo del documento".
I dati della fattura di anticipo
La fattura di anticipo è una normale fattura di vendita che andrà compilata in maniera adeguata e successivamente inviata allo SDI. E' importante controllare che sia impostato il flag "Acconto" in alto a sinistra. Nel caso in cui sia collegata ad un pagamento già ricevuto, ricordarsi anche di verificare che sia compilata la sezione compensazione anticipo.
Emissione della fattura di anticipo prima del pagamento
Nel caso in cui invece si emetta la fattura di anticipo prima del pagamento, il processo è uguale a quello di una normale fattura di vendita. Seguiremo così il seguente processo:
- Creiamo una nuova fattura
- Selezioniamo il flag "Acconto" ->>>>> MOLTO IMPORTANTE
- Andiamo a compilare le righe della fattura inserendo solo servizi (con voci del tipo acconto)
Per il pagamento successivo della fattura andremo infatti a richiamare la fattura emessa. E' un processo standard che non richiede spiegazioni particolari. L'unica differenza è che la fattura emessa avrà il flag anticipo impostato.
Come compilare la sezione articoli inserendo solo SERVIZI
Attenzione: è importante ricordare che una fattura di anticipo non presuppone alcune trasferimento di merce dal fornitore al cliente. Come tale NON si possono inserire articoli del tipo scorte ma unicamente servizi.
E' possibile usare qualsiasi tipo di articolo per tracciare la tipologia di fattura di anticipo. Solitamente si usa l'articolo acconto o anticipo. Ovviamente è importante impostare correttamente i relativi conti Co.Ge. associato a tale articolo.
CONSIGLIO: si consiglia di usare il campo "Contenuto" per indicare la descrizione precisa del motivo dell'anticipo ricevuto indicando i vari riferimenti. Si potranno così inserire informazioni come una descrizione sommaria del lavoro che si andrà a fornire, o descrizione della fornitura con magari dettagli come lotti o specifiche tecniche. Verificate se è abilitato il campo contenuto, qualora non lo fosse potete anche utilizzare il dettaglio per righe che vi farà vedere tutti i campi.
Fattura di saldo e compensazione degli anticipi
A seguito della fattura di anticipo dovrà essere emessa la fattura di saldo. Quando verrà eseguito il lavoro/prestazione o consegnata la merce tramite DDT, si procederà con la fatturazione a saldo. Si creerà quindi una nuova fattura con procedura analoga a quella di altre con l'eccezione di mettere un flag sul campo "Saldo". In questo modo il sistema permetterà di registrare gli anticipi ricevuti e fatturati in precedenza.
Quindi come esempio per la cessione di beni:
- Fatte la spedizione delle varie merci tramite i relativi DDT
- Generate la fattura sulla base dei DDT
- Selezionate il flag "Saldo" per abilitare la possibilità di compensare le fatture di anticipo
Come compensare le fatture di anticipo
La fattura di saldo conterrà tutte le informazioni riguardo ai servizi e merci resi e sarà per tutto simile ad altre fatture. Tuttavia dovrà essere bilanciata con le relative fatture di anticipo emesse. Per farlo esiste la pagina "compensazione anticipo" dove andranno selezionate le fatture di anticipo relative. Già in fase di selezione del flag "saldo" il gestionale consiglierà quali anticipi andare a compensare. Sarà comunque possibile anche modificare la selezione o andare a scegliere altri documenti. E' ovviamente possibile anche fare una compensazione parziale.
Il valore delle fatture di anticipo andrà a ridurre l'importo della fattura che potrà anche essere a zero.
Scritture contabili per il processo di fattura di anticipo e relativo saldo
Il processo relativo alla fattura di anticipo crea una serie di scritture contabili specifiche. Per conoscerle meglio, vi rimandiamo alla sezione apposita che mostra alcuni esempi di registrazioni documenti sotto il profilo contabile. Andate quindi agli esempi sulla fatturazione di anticipi.
Fatture di anticipo nel ciclo passivo
I processi sopra descritti riguardano il ciclo attivo (fatture di vendita). Ovviamente il gestionale permette di registrare anche le fatture di anticipo ricevute. Le procedure sono sostanzialmente analoghe anche se dipendono da come sono state registrate dal fornitore. A differenza infatti del processo attivo, in questo caso la registrazione della fattura di anticipo dipenderà fortemente dal fatto se il fornitore ha correttamente compilato i campi della fattura elettronica.
Come registrare una fattura di anticipo ricevuta
Una fattura di anticipo ricevuta sarà solitamente indicata dal tipo documento TD02 (attenzione spesso viene mandata come TD01) e conterrà come articoli solo voci relative a servizi.
Come tale si consiglia di registrarla come "servizi" associandola appunto ad articoli di tipo servizi appositamente creati per registrare gli acconti (in questo modo avrete le registrazioni automatiche dei conti Co.Ge.).
La fattura di fatto sarà quindi una normale fattura di servizi e sarà gestita come tale. Comparirà nei registri IVA e a seconda delle scelte potrà essere separata in un apposito registro o meno (non è obbligatorio).
Come registrare la fattura di saldo ricevuta
Allo stesso modo, la fattura a saldo, sarà da registrare come una normale fattura ricevuta. A differenza però di altre fatture il fornitore dovrà aver indicato alla voce sconti lo storno dell'acconto andandoo così a ridurre l'imponibile. In fase di registrazione potrete così inserire i relativi riferimenti.