Packing List (Distinta Colli): Guida alla Gestione nel Gestionale
In questa sezione del guida del software gestionale scopriamo un altro documento del ciclo attivo: Packing List (o distinta colli). La packing list, conosciuta è un documento importante nel mondo della logistica e del commercio internazionale. Questo documento dettagliato elenca tutti gli articoli contenuti in una spedizione merce/DDT, fornendo informazioni precise e chiare su ogni singolo pezzo e la sua localizzazione all'interno degli imballi. Il DDT infatti elenca unicamente articoli e quantità senza però entrare nel dettaglio dei colli.
La packing list non solo facilita il processo di spedizione, ma è anche cruciale per il controllo doganale, la gestione del magazzino, e la verifica della merce da parte del destinatario. La packing list è un documento del modulo vendite del gestionale ed è integrato con il modulo magazzino.
Cos'è la Packing List e perché è fondamentale per la logistica?
La Packing List, comunemente chiamata in Italia distinta colli, è un documento tecnico non fiscale che accompagna una spedizione di merci. Il suo scopo principale è fornire una "mappa" dettagliata del carico: mentre la fattura commerciale si concentra sul valore economico della transazione, la packing list descrive la consistenza fisica della merce. In questo documento vengono riportati dati analitici come il numero dei colli, il contenuto specifico di ogni scatola o pallet, le dimensioni (volume) e i pesi (netto e lordo) di ogni singola unità logistica.
L’importanza della packing list nella catena logistica moderna è cruciale per diversi motivi:
Efficienza in fase di spunta: Permette al destinatario di verificare immediatamente se la merce ricevuta corrisponde a quanto ordinato, individuando esattamente in quale scatola si trova un determinato articolo senza dover aprire l'intero carico.
Obblighi doganali: Nelle esportazioni extra-UE, la packing list è un documento obbligatorio. I funzionari della dogana la utilizzano per effettuare controlli mirati, velocizzando le operazioni di sdoganamento.
Gestione dei contenziosi: In caso di danni o smarrimento durante il trasporto, la distinta colli è il riferimento primario per l'assicurazione e i vettori per identificare l'entità esatta della perdita.
Pianificazione dei carichi: Fornisce dati precisi per ottimizzare lo spazio su camion e container, migliorando la saturazione dei mezzi e riducendo i costi di trasporto.
A cosa serve la Packing List?
Spiega che, a differenza della fattura (che indica i valori economici), la packing list descrive la composizione fisica della spedizione. È essenziale per:
Sdoganamento: permette ai doganieri di verificare il contenuto dei singoli colli senza aprirli tutti.
Logistica di magazzino: facilita il ricevente nella fase di spunta della merce.
Assicurazione: fondamentale in caso di danni o ammanchi durante il trasporto per identificare cosa è andato perduto.
La differenza tra Packing List, DDT e Fattura Commerciale
Sebbene questi tre documenti viaggino spesso insieme, assolvono a funzioni completamente diverse. Confonderli può causare ritardi logistici o, peggio, problemi doganali e fiscali. Ecco come distinguerli chiaramente:
- Packing List (Distinta Colli): È un documento puramente logistico e tecnico. Non contiene prezzi o valori economici, ma si concentra sulla fisicità della merce. Indica come è impacchettata la merce, quanti colli compongono la spedizione e cosa c'è esattamente dentro ogni scatola. È lo strumento indispensabile per i magazzinieri e per i controlli doganali fisici.
- DDT (Documento di Trasporto): È un documento con valenza civile e fiscale (valido soprattutto in Italia). Serve a certificare il passaggio della merce dal venditore all'acquirente e giustifica il movimento della merce fuori dal magazzino. A differenza della Packing List, il DDT attesta la proprietà e la spedizione, ma non sempre scende nel dettaglio analitico di "quale articolo è in quale scatola".
- Fattura Commerciale: È il documento fiscale e contabile per eccellenza. Serve a richiedere il pagamento e contiene i prezzi unitari, l'IVA, i termini di pagamento e i dati fiscali delle parti. Mentre la Packing List dice "cosa c'è nel pacco", la fattura dice "quanto costa quello che c'è nel pacco".
Nelle esportazioni extra-UE, la corrispondenza tra questi tre documenti deve essere assoluta. Un errore nel peso indicato sulla Packing List rispetto a quello del DDT può bloccare la merce in dogana per giorni. Utilizzare un software ERP come 1C:ERP permette di generare tutti e tre i documenti partendo da un'unica fonte dati, eliminando ogni rischio di discrepanza.
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Come funzionano le Packing List nei software gestionali 1C
Come anticipato la Packing List è un documento utile per la preparazione della spedizione. Consente infatti di organizzare le merci da spedire in maniera molto precisa e puntuale. Anche se non si tratta di un documento obbligatorio può essere utile soprattutto nel caso di esportazioni e altri operazioni che richiedono la specifica dettagliata delle merci spedite. La Packing list è infatti un documento che riepiloga tutte le info sugli articoli spediti inclusa la loro ubicazione nei vari imballi
Come creare una packing list
Le packing list sono accessibili nel Modulo Vendite alla voce "Packing list".
Come per tutti i documenti 1C può essere creata da documenti precedenti. Ad esempio, da un ordine cliente, cliccare su "crea sulla base di" e selezionare packing list. La packing list può essere a sua volte utilizzata come base per creare i documenti successivi come DDT e Fatture.
Selezionare l'ordine che si vuole spedire
Nella schermata di creazione della packing list la pagina principale permette di selezionare per quale o quali (anche più di uno contemporaneamente) ordini preparare la spedizione. Per semplicità, nell'esempio di seguito, la packing list verrà effettuata sulla base di un solo ordine cliente.
Come compilare il documento Packing List
Vediamo ora come organizzare la spedizione partendo dalla sezione colli. Questa sezione ci permette di gestire gli articoli presenti nell'ordine cliente e di suddividerli nei diversi colli.
Aggiungere la merce a un collo
Occorre, come primo passaggio, aggiungere un contenitore dalla sezione "colli esistenti". Se non sono già stati creati dei contenitori, è possibile farlo tramite il tasto "+ in verde" che si visualizzerà dopo aver cliccato il tasto aggiungi. Scegliere i contenitori da usare per la spedizione, come ad esempio una scatola di cartone 120x80x60 e due 80x59x40.
Riepilogo delle merci caricate
La sezione degli elementi disponibili contiene gli articoli inseriti nell'ordine cliente. Per aggiungere gli articoli all'interno del rispettivo contenitore selezionare per prima cosa il contenitore, ad esempio la scatola di cartone 120x80x60, selezionare l'articolo da posizionare all'interno del collo, ad esempio Cialde Caffé 25 kg, e cliccare su ">". E' possibile inserire uno o più articoli selezionati con un semplice trascinamento (anche chiamato drag & drop) dalla sezione "elementi disponibili" a quella "contenuto colli". L'articolo Cialde Caffé 25 kg comparirà adesso nella sezione "contenuto colli" quando si selezionerà la scatola di cartone 120x80x60.
Continuare a inserire le merci
Selezionare adesso la prima scatola di cartone 80x59x40 e aggiungere gli altri articoli, come la Miscela Soave 1kg e la Crema al caffé 1kg tramite la freccia apposita, come fatto in precedenza. Completare l'inserimento selezionando l'ultima scatola di cartone 80x59x40 e, tramite il tasto ">>", aggiungere i restanti articoli nel collo.
La sezione colli esistenti darà adesso, automaticamente, informazioni sul peso, il volume ed eventuali metodi di tracciamento.
La gestione in bancali delle merci
Finalizzata la gestione dei colli, passiamo a vedere la gestione dei bancali che risulta ora intuitiva e similare a quella appena descritta.
La pagina bancali utilizza la medesima logica di quella per i colli. Nella parte superiore avremo i bancali esistenti che verranno utilizzati nella spedizione della merce e che potranno essere aggiunti attraverso l'omonimo tasto. La parte inferiore si suddivide a sinistra con i colli esistenti riempiti precedentemente, mentre a destra rientrano i colli inseriti nel bancale.
Riprendendo l'esempio descritto precedentemente, l'immagine sottostante mostra come sia stato aggiunto un Bancale EPAL Standard 1200x800 e questo sia stato riempito (sempre con i pulsanti ">" o ">>", oppure col drag & drop) con la scatola di cartone 120x80x60 e le due scatole di cartone 80x59x40.
Creazione documenti collegati
Dall'intestazione superiore è possibile pubblicare il documento, stamparlo, inviarlo e creare, tramite il tasto "crea sulla base di", ddt e fatture. La Packing Slip è infatti un documento che di per se non registra alcun movimento merce, ma permette di gestire la preparazione della merce. La fase successiva è quindi quella di spedire la merce.
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