Pubblicazione documento

Pubblicazione documenti nel gestionale

La pubblicazione di un documento effettua tutte le registrazioni (anche contabili) relative a quello specifico documento nel gestionale. La pubblicazione di un documento è quindi una operazione fondamentale per la corretta registrazione e relativa contabilizzazione di qualsiasi documento nel gestionale. In questa sezione della guida cerchiamo di scoprire meglio cosa vuol dire e cosa comporta la pubblicazione di un documento.

La pubblicazione di un documento nel gestionale

In qualsiasi documento del gestionale esiste l'opzione di pubblicazione del documento. A seconda del documento questa opzione può essere visibile o meno, e di solito è indicata in evidenza come "Pubblica e chiudi".

Pubblica e Chiudi

Questa opzione è di solito l'ultima operazione da effettuare una volta completata la redazione di un qualsiasi documento nel gestionale. Premendo tale pulsante avremo infatti la registrazione e la contabilizzazione del documento nel gestionale attraverso l'esecuzioni di tutte le operazioni relative. Ovviamente il tipo di registrazioni dipendono dal tipo di documento.

In diversi casi, esiste anche la possibilità di "Pubblicare" il documento senza uscire direttamente dallo stesso. Questa opzione è molto comoda per effettuare eventuali controlli sul documento per verificare l'effettiva possibilità di pubblicazione. Ogni volta che viene premuto pubblica (o pubblica e chiudi) le precedenti registrazioni verranno sovrascritte.

Differenza tra registrare e pubblicare

In generale nei documenti troveremo accanto all'opzione di pubblicazione, anche quella di registrare semplicemente il documento. La registrazione di un documento, a differenza della pubblicazione, implica unicamente la registrazione della bozza del documento e l'assegnazione del relativo protocollo.

E' proprio l'assegnazione del protocollo fatto al momento della registrazione di un documento (prima quindi della pubblicazione) il motivo per cui spesso si ricorre inizialmente alla registrazione di un documento (che prima è classificato solo come bozza).

Non è obbligatorio registrare n documento, è possibile infatti pubblicarlo direttamente. In questo caso premendo pubblica avverranno anche tutte le relative operazioni di registrazione (sostanzialmente l'attribuzione del numero di protocollo).

Registrare documenti già pubblicati

Qualora un documento sia già pubblicato, il tasto "Registra" diventerà di fatto uguale a quello "Pubblica". La registrazione di un documento già pubblicato è di fatto una ripubblicazione dello stesso documentoo.

Modificare un documento pubblicato

Se l'utente è in possesso dei relativi permessi, è possibile procedere con la modifica di un documento pubblicato. Modificando tale documento si modificheranno anche le relative registrazioni all'interno del gestionale. Le modifiche effettuate in un documento già registrato, diventeranno effettive una volta che verrà premuto il tasto pubblica (o pubblica e chiudi), qualora si volessero annullare tale modifiche basterà non ripubblicare il documento uscendo dallo stesso (premere la X in alto a destra). Tutte le modifiche verranno così annullate.

Annullare la pubblicazione di un documento

Una volta pubblicato un documento, questo entrerà a tutti gli effetti nei registri del gestionale ed in contabilità (sia contabilità generale che contabilità industriale). Eventuali modifiche del documento andranno a modificare tale registrazioni.

Qualora si volesse annullare la pubblicazione, questa dovrà essere fatta attraverso l'opzione "Annulla pubblicazione" che si trova nel menu "Ancora" in alto a destra. Questa opzione è disponibile solo nei profili utenti che hanno permessi adeguati per l'esecuzione di questa operazione.

Annulla pubblicazione

Perchè esiste la pubblicazione dei documenti

Una domanda comune da parte degli utenti che cominciano a utilizzare il gestionale è perchè esiste una opzione di pubblicazione dei documenti accanto alla semplice registrazione. Spesso infatti è percepita come una operazione inutile o comunque un qualcosa che allunga i processi. Questo non è corretto e cerchiamo di capire perchè.

Possibilità di usare direttamente solo la pubblicazione (senza registrazione)

Partiamo subito dall'illustrare la possibilità di usare direttamente solo la pubblicazione senza usare l'opzione di registrazione. Premendo su pubblica salteremo infatti il passaggio di registrazione del documento. Se si volesse anche nascondare il tasto registra, si ricorda la possibilità di personalizzare l'interfaccia utente.

I vantaggi di poter registrare e pubblicare i documenti

Esistono numerosi vantaggi che spiegano il motivo per cui esistono l'opzione di pubblicazione e registrazione. Grazie infatti a questi due diversi stati del documento sarà possibile gestire al meglio i processi aziendali ed evitare gli errori. Vediamo di capire alcuni di questi vantaggi che potranno essere apprezzati meglio usando il gestionale e prendendo confidenza con esso.

Utilizzare la semplice registrazione per acquisire il numero protocollo

Il primo grande vantaggio è legato al fatto che registrando un documento (ma non pubblicandolo) potremo acquisire il numero di protocollo di un documento (fondamentale spesso per i vari registri nel gestionale) pur non avendo ancora definito tutti i dettagli del documento. Non pubblicando infatti il documento eviteremo così di inserire nel gestionale delle info non corrette che saranno visibili solo in fase successiva all'atto della pubblicazione.

Non rendere effettivi documenti ancora in bozza

Altro vantaggio potrebbe essere quello di evitare che documenti ancora non confermati (e magari solo in bozza) entrino nei processi aziendali prima che sia definito il tutto. Ad esempio un ordine di acquisto non ancora definito non sarà considerato fino a quando non sarà pubblicato, prima di esso non sarà considerato nei vari processi ed elaboratori.

Permettere di far vedere documenti che sono in fase di elaborazione

Allo stesso modo, registrando, ma non pubblicando un documento, si potrà facilitare situazioni in cui più persone lavorano un documento, o comunque si vuole dare visione di un documento ad altri utenti prima che questo sia effettivamente confermato (e quindi pubblicato).

Cosa succede quando viene pubblicato un documento

Come detto, all'atto della pubblicazione di un documento vengono effettuate tutte le relative registrazioni e vengono fatte le eventuali scritture contabili. Per far capire meglio elenchiamo alcuni esempi di registrazioni che diventano effettive solo quando un documento viene pubblicato:

  • Scritture contabili in partita Doppia
  • Inserimento nei registri IVA
  • Utilizzo delle informazioni per la dichiarazione IVA
  • Registrazione nel libro giornale
  • Registrazioni relative al calcolo del fabbisogno
  • Aggiornamento del saldo di crediti e debiti verso controparti
  • La possibilità di creare documenti sulla base di altri
  • Registrazione di entrate/uscite (costi e ricavi)
  • Registrazione di movimentazioni merci (ricezioni, spedizioni, trasferimenti)

Questi sono alcuni esempi, ma appare subito chiaro che di fatto un documento non pubblicato si limita unicamente a mantenere il numero di protocollo del documento e null'altro.