Documenti nel gestionale

Documenti nel gestionale: panoramica

I documenti sono lo strumento che permette di gestire i vari processi all'interno del gestionale effettuando le varie scritture contabili, di magazzino, tesoreria e così via. Con il termine documento, nel gestionale, si indica quindi un collettore di informazioni che si inserisce in uno specifico processo aziendale.

Introduzione ai documenti

Come accennato sopra, parlando di documenti nel gestionale non dobbiamo pensare a un qualcosa di statico (come nel caso delle anagrafiche) ma a qualcosa di fortemente dinamico.

Elementi comuni dei documenti

Tutti i documenti nel gestionale si caratterizzano per una serie di elementi comuni (informazioni) che li caratterizzano. Vediamo quindi di riepilogarli.

Data documento

Nel gestionale tutti i documenti hanno una data che di solito indica la data di creazione del documento stesso. E' possibile impostare anche una data dinamica anche se sono situazioni non standard.

La data dei documenti nel gestionale è solitamente impostata come data e ora.

Numero documento

Allo stesso modo ogni documento ha un proprio numero che solitamente è unico o eventualmente ripetuto secondo una frequenza definita (di solito anno). Il gestionale permette di definire le specifiche regole per l'assegnazione del numero di documento. Per sapere di più si consiglia div guardare alla sezione della guida relativa alla numerazione documenti. Si segnala che spesso si può incorrere a degli errori nella assegnazione della numerazione dei documenti, per saperne di più andate a vedere la sezione relativa agli errori di numerazione documenti.

Autore

Nel gestionale viene tenuta traccia (a volte nascosta) dell'utente che ha creato ogni documento. In questo modo è più facile tracciare la storia dei documenti e analizzare eventuali errori.

Campi di testata del documento

Dipendono ovviamente dal tipo di documento nel gestionale. In generale in testata troviamo campi come la controparte (Cliente/Fornitore), l'azienda, business unit e documenti collegati.

Stato del documento

Elemento presente in molti documenti, permette di tracciarne lo stato e quindi come evolve all'interno del documento.

Dati tabellari

In molti documenti abbiamo delle tabelle per la gestione delle linee documento. E' questo il caso comune di tutti i documenti del ciclo attivo e di quello passivo. Possono tenere dati come prezzi, iva e così via.

Registrazione e pubblicazione dei documenti

Una caratteristica dei documenti è quella di avere la possibilità di avere diversi fasi del ciclo di vita. Tali fasi (Bozza, Registrato, Pubblicato) non sono da confondere con lo stato del documento anche se in alcuni casi l'effetto è similare.

Bozza

Si tratta dello stato iniziale di un documento che viene creato. Quando si trova in questo stato, un documento nel gestionale non è stato ancora registrato e se non confermato non lascerà alcuna traccia. Quando si trova nello stato di bozza ad esempio non viene ancora assegnato alcun numero e se non verrà registrato, il documento andrà perso.

Registrato

Fase successiva a quella della bozza non obbligatoria. Quando viene registrato un documento entra nel database e potrà essere eliminato solo con procedura di eliminazione dei documenti. A un documento registrato nel gestionale viene assegnato un numero. I documenti che sono solo registrati (ma non pubblicati) non fanno alcuna scrittura contabile, non movimentano le merci e fino a quando non sono pubblicati non hanno alcun impatto nelle procedure gestionali dell'azienda.

Pubblicato

A seguito della pubblicazione di un documento avverranno tutte le varie scritture contabili e relative registrazioni. Alcune registrazioni potrebbero cambiare a seconda dello stato del documento.

Una volta che viene pubblicato eventuali modifiche del documento (se permesse) modificheranno le relative scritture. Se si vuole togliere la pubblicazione di un documento serve l'annullamento della pubblicazione. A volte però potrebbe non essere possibile.

Documenti collegati

I documenti sono solitamente collegati tra loro e vengono tra loro usati come base per la creazione di quelli successivi. Andando a vedere i collegamenti tra i vari documenti potremo ricostruire così lo specifico processo gestionale.

Crea sulla base di (genera)

Un documento può costituire la base per un altro documento in uno specifico processo gestionale. Partendo da un documento si potrà così generare un altro documento ereditando le informazioni ovviamente a seguito di una serie di controlli effettuati. Il gestionale infatti tenendo memoria dello storico, permette di generare i documenti in maniera semplice evitando doppie registrazioni.

Copia documenti

A meno di situazioni particolari, è sempre possibile copiare un documento nel gestionale. In fase di copia verranno trasferiti determinati dati al nuovo documento. La copia di un documento può spesso velocizzare alcuni processi aziendali laddove si consiglia di fare attenzione ai dati copiati.

Scritture contabili

Alcuni documenti effettuano specifiche scritture contabili. Per capire di più si consiglia di andare a vedere alcuni esempi di scritture contabili nella apposita sezione. In questo modo potrete capire di più di come funziona il gestionale sotto gli aspetti contabili.

Alcuni esempi di documenti nel gestionale

Vediamo adesso di illustrare alcuni documenti specifici nel gestionale. Vediamo quelli principali laddove in generale l'interfaccia del gestionale è molto intuitiva e potrete anche in autonomia trovare le varie funzionalità.

Principali documenti

Vediamo così l'elenco dei principali documenti, premete sul documento per andare a scoprire di più.