Errori numerazione documenti

Errori numerazione documenti nel gestionale

Come abbiamo visto nella sezione apposita della guida sulla numerazione documenti il processo è automatico e semplice. Tuttavia possono comunque esserci degli errori di numerazione dei documenti che dovranno essere risolti. Ovviamente si invita a fare molta attenzione all'impostazione delle numerazioni, come anche di evitare, laddove non fosse assolutamente necessario, di impostare i numeri manualmente.

Il registro numerazione documenti

Partiamo dalle basi. In qualsiasi gestionale 1C esiste un apposito registro che tiene conto dell'ultima numerazione di tutti i documenti. Questo registro è accessibile sia dalla barra di ricerca (cercare "numerazione"), dalle impostazioni o dal menu per "Il tecnico specializzato" (se attivo). Ovviamente questo è possibile solo se avete un profilo con permessi adeguati.

Nel registro vedete il numero dell'ultimo documento emesso. Quindi non il prossimo (che sarà il successivo). Verificate subito se c'è qualcosa di sbagliato.

Numerazione documenti

Errori comuni

Vediamo di elencare alcuni errori comuni che potrebbero essere la ragione che ha portato ad un errore nella numerazione automatica. E' importante infatti capire il motivo che ha portato all'errore.

Impostazione manuale della numerazione di alcuni documenti

E' possibile sul gestionale "forzare" la numerazione assegnata automaticamente. Facendo così, il gestionale non aggiorna il registro apposito e quindi non andrà avanti nella numerazione successiva. Questo può così comportare ai seguenti errori di solito:

  • Il documento successivo ha un numero diverso da quello che ci aspetta (appunto perchè abbiamo documenti fatti a mano)
  • Non si riesce a registrare automaticamente il documento perchè il numero è già assegnato

Cancellazione di documenti non successivi

Quando si cancella un documento con la procedura standard (contrassegno e poi eliminazione) se il documento è l'ultimo, la numerazione tornerà indietro. Questo non accadrà nel caso in cui si cancelli un documento nel mezzo, oppure se si creano documenti dopo uno contrassegnato ma ancora non eliminato. Si consiglia di fare attenzione molto quando si eliminano documenti ed eventualmente si consiglia di evitare a volte la cancellazione modificando semplicemente il documento.

Caricamento massivo di documenti

Una situazione di errore potrebbe capitare anche quando si caricano nuovi documenti e si usano codifiche successive. Fate molta attenzione alla numerazione. Questo è un errore comune nel caso di caricamento ordini o sincronizzazione con altri Database.

Correggere la numerazione

Per correggere una numerazione automatica sbagliata, è sufficiente modificare l'ultimo numero assegnato (che è errato) e mettere quello che dovrebbe essere l'ultimo in realtà.

Un esempio di errore

Facciamo un esempio: supponiamo che il sistema continua a darmi l'errore "numero già assegnato" quando lo deve creare automaticamente. Questo capita perchè a un documento si è assegnato manualmente un numero e il gestionale non è quindi in grado di creare automaticamente il nuovo numero. Questo problema può far disperare perchè sembra irrisolvibile. Si cominciano a creare nuovi documenti pensando di risolverlo, ma non si riesce mai. Il gestionale infatti ogni volta proverà a creare lo stesso numero (già esistente) e non potrà uscire dal loop.

Ecco l'esempio con numeri:

  • Il gestionale ha assegnato da solo il numero al documento fattura fino ad arrivare ad esempio al numero: 22-FT00250
  • Per qualche motivo viene inserito a mano (forzando il sistema) il numero: 22-FT00251
  • Successivamente uno prova a crearlo automaticamente e arriva errore. Motivo: il gestionale prova ad assegnare il numero 22-FT00251 che però già esiste
  • A questo punto magari la persona comincia ancora a mano a mettere: 22-FT00252, poi ancora 22-FT00253.... etc.
  • Il sistema continuerà sempre a provare a creare 22-FT00251 perchè il registro è fermo a 250

Come risolvere il problema di numerazione

E' molto semplice. Andate nel registro "Numerazione" (cercate dalla barra cerca o andate nelle impostazioni). Guardate il registro e trovate il numero e documento specifico che vi serve.

Come trovarlo? Di solito meglio usare due vie, laddove ci sono tante registrazioni: o di usare la ricerca, oppure anche di ordinare secondo il numero. ATTENZIONE: verificate sempre anche l'anno (o il periodo) ed il tipo di documento nel caso usiate regole complesse.

Trovata la registrazione, selezionatale, apritela e cambiate il valore.

Quale valore mettere? Il numero dell'ultimo documento fatto. Il prossimo sarà quello successivo. Quindi se volete come nel nostro esempio che il prossimo sia 22-FT00254. Dovrete mettere il numero 253!