Numerazione documenti

Numerazione documenti gestionale

La numerazione documenti viene fatta dal gestionale in maniera automatica secondo le regole specificate dall'azienda. A ogni singolo documento (non solo fatture) viene assegnato un numero univoco per permetterne la corretta tracciatura. La numerazione può ripartire a seconda del periodo definito (ad esempio l'anno) e può seguire specifiche regole. Tale regole sono impostabili dall'utente (ovviamente se ha adeguati permessi).

Il numero di un documento può comunque essere assegnato anche a mano, tuttavia in alcuni casi potrebbe portare ad errori. Vi consigliamo di andare a vedere questa l'apposita sezione della guida che parla di errori di numerazione.

Introduzione alla numerazione documenti

Perchè si numerano i documenti?

Una corretta numerazione dei documenti (anche detto protocollo) permette ad una azienda di ottimizzare i propri flussi e di aumentare la propria efficienza. La numerazione dei documenti non si dovrebbe così limitare agli obblighi di legge (fatture, note di credito, DDT) ma essere usata per qualsiasi azioni fatta dall'azienda. La numerazione dei documenti è anche alla base di qualsiasi certificazione di qualità.

Formato numerazione documenti nei gestionali 1C

Nei nostri software gestionali/ERP potete impostare qualsiasi tipologia di numerazione per i vari documenti. Ogni documento può quindi avere la propria regola di numerazione personalizzata. Questo vi permetterà, qualora voleste, di avere numeri parlanti.

Tipologie di elementi nel numero di documento

Vediamo i diversi elementi che compongono un numero di documenti. Ovviamente l'ordine e la presenza o meno dei vari elementi è variabile.

  • Parte numerica: sempre presente, assegnata dal gestionale in maniera automatica (obbligatoria)
  • Codici alfanumerici etc.: possono esserci nessuno, uno o più. Inseriti a piacimento prima o dopo
  • Parametri variabili: può essere per esempio il codice azienda (per holding), il reparto, il cliente/fornitore o il tipo di operazione
  • Parametri temporali: di solito è l'anno (a 2 o 4 cifre), ma potrebbero esserci anche mese, trimestre, anno.

Combinando i vari parametri a piacimento, si potrà avere la regola di numerazione scelta.

Numerazione dei documenti nel gestionale

Creazione e modifica delle regole di numerazione

E' possibile attraverso al funzionalità "Serie di numerazione" che è accessibile (se avete gli opportuni permessi) dalla barra di ricerca, dalle impostazioni o dal menu "Funzioni per il tecnico specializzato" (se attivato). Vediamo sotto un esempio di elenco di serie di numerazione.

Serie di numerazione documenti

Esiste sempre una serie di default che è la regola di numerazione usata di default per tutti i documenti laddove non fosse specificata un'altra regola. Possono poi essere create una serie infinita di serie di numerazione che potranno essere assegnate ai vari documenti e tipologie di operazione.

Impostare la regola di numerazione

E' possibile modificare una regola di numerazione (attenzione al caso in cui sia già stata usata) oppure crearne una nuova. Le impostazioni sono intuitive ma si consiglia agli utenti non esperti di chiedere aiuto per le prime impostazioni (almeno dei documenti più importanti).

Formato di numerazione

Vediamo nell'immagine sotto un esempio di regola di numerazione ed i parametri che potete impostare. La frequenza definire se la numerazione deve ripartire con una certa frequenza (ad esempio anno) e quali componenti usare per la numerazione.

Numerazione documenti gestionale

Definire dove applicare la regola

In seguito si può definire i documenti (ed eventualmente altri parametri come azienda, tipo operazione, reparto) dove la regola andrà applicata. Se impostato solo il documento, sarà applicata a tutti i documenti. relativi.

Dove si applica la regola di numerazione

Definire le varie sequenze

Il gestionale permette anche di definire con che regola applicare la nuova sequenza di numerazione. Andranno così definite le varie tipologie di operazione o altro a cui si assegna una numerazione (parte numerica) specifica.

Come si modifica la sequenza

Verifica la numerazione dei documenti

Se volete verificare (ed eventualmente modificare) il numero assegnato ai vari documenti in base alle serie di numerazione impostate, potete andare a vedere l'apposito registro.

Se avete i permessi potete accedere o dalla barra di ricerca, o dalle impostazioni o dal menu "Funzioni per il tecnico specializzato", cercare "NUMERAZIONE". Accederete così al seguente registro. Se avete i permessi potete modificare i valori. Premete sulla registrazione che volete modificare e modificate il valore mettendo l'ultimo valore che dovrebbe esserci (il prossimo documento partirà dal numero successivo).

IMPORTANTE: il numero mostrato è relativo all'ultimo documento emesso (non il prossimo). Prima di modificare questo registro verificate attentamente

Numerazione documenti

Numerazione fatture e note di credito con sezionale

In alcuni casi, diventa comunque difficile impostare una regola completamente automatica per la numerazione dei documenti. Nel senso che esistono valutazioni e considerazioni da parte dell'utente riguardo all'impostazione corretta del numero. In alternativa, un'azienda potrebbe comunque scegliere di usare questo approccio scegliendo ogni volta lei come numerare il documento senza usare le impostazioni standard.

Causale documenti e impostazioni sezionali

Il termine sezionale richiama di solito fatture e note di credito e ai relativi registri iva. Con sezionale si intende appunto un gruppo specifico di documenti che hanno la stessa documentazione. Questo però nella terminologia corrente si applica solo al mondo della fatturazione.

Nei gestionali/ERP 1C è possibile impostare della apposite regole di numerazione che saranno applicate attraverso la selezione della regola.

Creazione di una causale

E' possibile creare apposite causali per i documenti di fatturazione attiva, passiva e note di credito per impostare quanto segue:

  • Le registrazioni contabili (specificando quali specifici conti co.ge. movimentare)
  • La numerazione del documento

IMPORTANTE: la numerazione del documento può avvenire solo PRIMA di averlo assegnato. Se fosse già stato assegnato si prega di gestire l'errore cancellando quello impostato, correggendo il registro relativo (per evitare buchi) e reimpostandolo tramite causale.

Vediamo sotto la forma di una causale che potrà essere creata o modificata anche direttamente dal documento relativo.

Causale documento

Impostare la numerazione nella causale

Nel caso in cui si voglia impostare una numerazione (sezionale) specifica, serve impostare il tipo di causale "numerazione" o "numerazione e scritture contabili".

A questo punto similmente a quanto vista prima potrete usare una serie di numerazione specifica. Se serve potrete creare la regola che vi serve e le modalità in cui vengo assegnati i numeri. La numerazione esiste un registro totalmente diverso da quello standard e quindi avrà una sua propria numerazione autonoma.

Numerazione documenti personalizzata per sezionale

Utilizzo della causale nei documenti

Le causali documenti si possono usare in fase di registrazione di fatture e note di credito. Per utilizzarle (o crearne di nuove) basta sceglierlo dal menu in alto. Verranno elencate SOLO le causali applicabili. Nel caso per esempio di sola numerazione per un documento con numero già assegnato, questa causale non sarà mostrata.

Sezionale nelle fatture

Problemi di numerazione

Anche se semplice e automatica, la numerazione di documenti potrebbe comportare alcune problematiche soprattutto nel caso di:

  • Forzature di numerazione
  • Eliminazione documenti
  • Caricamenti iniziali di dati

A questo proposito abbiamo sviluppato una guida apposita per aiutarvi a risolvere tali problemi.