Come effettuare la compensazione di una nota di credito ricevuta nel gestionale
In questa sezione della guida utente del gestionale vediamo come effettuare le compensazione di una nota di credito ricevuta nel gestionale. Si tratta di un processo molto comune del ciclo passivo (modulo acquisti) che come modalità è similare a quello del ciclo attivo. Vediamo le diverse modalità che il software gestionale mette a disposizione per effettuare la compensazione. Laddove infatti molto spesso la compensazione avviene direttamente in fase di generazione della nota di credito con il documento di base, può capitare che questo non sia possibile. Vediamo le varie casistiche che possiamo trovare e come effettuare le registrazioni.
Casistiche di compensazioni di note di credito
E' una situazione comune che si presenta nel ciclo passivo (ma anche attivo). Abbiamo acquisto una merce o un servizio ma c'è qualche problematica. Per questo motivo si richiede un rimborso parziale o totale di quanto acquistato. Senza entrare nello specifico del documento nota di credito ricevuta, in questo guida vogliamo concentrarci sul processo. Abbiamo infatti diverse casistiche che ci si possono presentare. Vediamo le principali:
Storno fattura
a fattura emessa dal fornitore presenta un errore formale, per questo il fornitore emette una nota di credito di storno. Nel caso di storno tutte le scritture fatte sono annullate e per questo il documento di storno chiude tutta la situazione della fattura stornata. Nessuna azione è richiesta.
Nota di credito (o storno parziale)
In questo caso il documento emesso va a correggere la parte della fattura per il quale è richiesto il rimborso, la restituzione o la compensazione. Al di là della generazione e registrazione della relativa nota di credito che si riceve dal fornitore si andrà a creare anche una riduzione del debito verso il fornitore. Questo comporta una serie di situazioni che qui riportiamo:
- a fattura originale non è stata ancora pagata (e non è una RIBA già emessa) è possibile procedere con la compensazione direttamente in fase di registrazione della nota di credito.
- La fattura originale è stata pagata (in tutto o in parte) ma esistono fatture già emesse dello stesso fornitore che non lo sono. E' possibile allo stesso modo compensare direttamente nel documento nota di credito con una delle fatture ancora aperte.
- La fattura originale è già stata pagata e si concorda con il fornitore un rimborso. Si procederà a registrare la nota di credito come anticipo e si registrerà poi l'avvenuto rimborso con un bonifico in entrata.
- Se invece non si potesse (o volesse) compensare la nota di credito con dei documenti aperti, è possibile registrarla come anticipo. Facendo questo sarà possibile in seguito andare a procedere con una compensazione in una delle seguenti modalità:
- Andando ad associare la nota di credito con una fattura del fornitore successiva (vedere sotto il processo)
- Andando a effettuare una compensazione anticipi. Attraverso il relativo documento di correzione contabile sarà possibile associare la nota di credito ad una o più fatture
Come compensare una nota di credito in una fattura del fornitore
Vediamo questo processo che per quanto semplice da gestire con il gestionale, può a volta creare qualche dubbio. Il processo che vedremo (con alcune foto) è il seguente:
- Il Fornitore emette la fattura e la trasmette
- La fattura viene pagata (o è collegata a una RIBA che andremo a pagare)
- Il fornitore emette nota di credito
- La nota di credito viene compensata in una fattura successiva
- La fattura successiva viene pagata al saldo
Vediamo i vari step con foto del processo
Emissione della prima fattura e della nota di credito
Il fornitore emette la sua fattura definendo le condizioni di pagamento. Supponiamo di aver concordato un pagamento tramite RIBA. Il fornitore ha emesso la RIBA che noi andremo a pagare. Tuttavia a seguito di una contestazione abbiamo richiesto un rimborso e per questo ci viene inviata una nota di credito. Vediamo i due documenti, laddove la nota di credito, pur legata alla fattura, non potrà essere compensata con questo per evitare di registrare un doppio pagamento.
La fattura è stata ricevuta e si riceve poi la nota di credito. Avendo già pagato la fattura non possiamo compensarla e registriamo come anticipo (intesoo come nostro credito verso il fornitore).
Vediamo il flusso con al nota di credito collegata alla fattura ma non compensata
Ricezione della nuova fattura e suo compensazione
Riceviamo poi la nuova fattura e secondo accordi con il fornitore la nota di credito verrà compensata qui. Cosa dovremo fare:
- Registriamo la fattura ricevuta come sempre.
- Andiamo sulla tab compensazioni anticipi della fattura e andremo a selezionare la nota di credito. Questa associazione chiudere la partita ma non farà altre scritture.
- Infine quando pagheremo la fattura del fornitore, questa sarà pagata al saldo
Compensiamo la nota di credito selezionandola.
Paghiamo la fattura al saldo
