Chiusura periodo contabile

Chiusura contabile mensile

La contabilità nel gestionale prevede la chiusura contabile mensile per il calcolo della liquidazione IVA, dei costi generali, differenze di cambio e così via. Questa operazione si può fare attraverso la funzionalità "Chiusura mensile".

Chiusura mensile

Le chiusure contabili mensili sono effettuate attraverso l'omonima funzionalità che si trova nel modulo Contabilità del gestionale (e anche sotto azienda). La funzionalità si trova nella sezione "Operazioni contabili" ed è disponibile per gli utenti dotati di adeguati permessi. Avviando la funzionalità ci troveremo di fronte ad una interfaccia che mostra i vari mesi dell'anno e la situazione relativa ai vari mesi indicando l'eventuale necessità di procedere con la chiusura mensile.

Chiusura periodo contabile

Principali operazioni eseguite con la chiusura mensile

A seguito della chiusura mensile, vengono effettuate una serie di operazioni contabili volte al calcolo del bilancio aziendale. In particolare avremo:

  • La chiusura contabile IVA con il calcolo dell'IVA di competenza del periodo (funzionalità che si unisce con la liquidazione IVA e le relative dichiarazioni come la LIPE)
  • Calcolo ammortamento cespiti
  • Calcolo delle differenze di cambio inclusa la rivalutazione di crediti/debiti in valuta
  • Calcolo dei costi diretti relativi alla produzione
  • Allocazione dei costi
  • Calcolo dei costi a consuntivo e del relativo utile del periodo
  • Calcolo eventuale dei costi di vendita al dettaglio (solo laddove applicabile)
  • Chiusura dei conti temporanei per il calcolo dell'utile

In questa sezione della guida utente del gestionale vedremo di capire meglio come funziona e le relative scritture contabili.

E' obbligatorio fare la chiusura del periodo contabile

In generale possiamo dire di no soprattutto per aziende piccole che si avvalgono di consulenti esterni per il calcolo del bilancio. Il calcolo della liquidazione e IVA (e relativa LIPE) sono infatti gestite da altre funzionalità. Tuttavia se per si gestiscono i cespiti è necessario utilizzare questa funzionalità per un calcolo semplice e automatico degli ammortamenti.

Effettuare la chiusura contabile del periodo

Vediamo adesso di capire come è possibile effettuare le chiusura mensile del periodo nel gestionale.

Quando bisogna farla?

Si tratta di una operazione che può essere fatta in qualsiasi periodo e non ha precisi vincoli. E' infatti anche possibile fare tutte le relative chiusure a fine anno o comunque prima della definizione finale del bilancio. Allo stesso modo per aziende che si avvalgono di consulenti esterni per il calcolo del bilancio non è una operazione obbligatoria,

Ad ogni modo si consiglia di farla solo dopo aver provveduto alla corretta registrazione dei documenti per evitare in seguito di doverla ricalcolare. Nel caso infatti in cui vengano aggiunti documenti successivamente alla chiusura del periodo, sarà necessario rilanciare la funzionalità per includerli il sistema infatti non li includerà automaticamente.

Chiusura delle registrazioni contabili (funzione opzionale)

Per evitare problemi di registrazioni successive alla chiusura periodo, si segnala l'esistenza di una funzionalità opzionale che permette di bloccare le registrazioni di documenti in determinati periodi. Impostando infatti una data di chiusura, si potrà impedire agli utenti (o anche solo ad alcuni di essi) di registrare documenti precedenti alla data di chiusura. Per modificare la data di chiusura (se dotati di adeguati permessi) basterà premere sulla data indicata nel modulo di chiusura mensile alla voce "Modifica vietata".

Data chiusura contabile

Si aprirà una finestra di dialogo dove possiamo indicare la data di chiusura delle registrazione. Una volta fatto, non sarà più possibile per gli utenti (tutti o quelli selezionati) di registrare o modificare documenti nel gestionale.

In alcuni casi potrebbe essere disattivata questa possibilità di impostazione della data, se così fosse ed avete adeguati permessi, dovete semplicemente impostare questa possibilità andando su "Utilizza date di chiusura fine periodo". Vedete sotto immagine.

Utilizza blocco registrazione documenti

Impostare la chiusura automatica delle registrazioni

Esiste anche la possibilità di inserire l'impostazione automatica della data di chiusura del periodo a seguito della chiusura mensile. Per farlo serve attivare la funzione: "Impostare la data di chiusura alla chiusura del mese". Si tratta di una funzionalità per utenti esperti ed impostabile solo se dotati di adeguati permessi.

Impostare data chiusura contabile

Come effettuare la chiusura mensile

Effettuare la chiusura mensile è semplicissimo. Sarà sufficiente selezionare selezionare il mese per il quale serve fare la chiusura, selezionare quali chiusure effettuare (si possono scegliere direttamente tutte) e premere il tasto "Chiusura mensile". Il sistema effettuerà i vari calcoli ed avremo il risultato delle registrazioni contabili.

Analisi preliminare

Prima di chiudere il mese è possibile comunque effettuare una analisi preliminare della situazione per verificare eventuali situazioni che potrebbe comportare errore nei calcoli. Premendo su analisi preliminare si aprirà una finestra dove abbiamo una guida con alcuni informazioni relative alla chiusura contabile. La guida è una guida molto generale e presenta la chiusura in un contesto internazionale e non italiano. Per questo motivo alcune informazioni potrebbero differire nelle procedure specifche italiane.

Analisi preliminare chiusura contabile

Annullare chiusura

Qualora abbiate fatto degli errori, è possibile annullare la chiusura contabile premendo il relativo tasto. Si segnala però che questa possibilità viene inibita nel caso in cui (vedi sopra) si definisca la chiusura registrazioni contabili automatica impostata a seguito della chiusura del periodo. Dovremo quindi andare manualmente a rimpostare la data di chiusura.

Report chiusura

Nel report di chiusura avremo il riepilogo delle informazioni su sistema che sono tenute in considerazione per la chiusura del periodo. Nell'esempio sottostante che viene da una demo, mostriamo un esempio di report a titolo di esempio, i numeri e le impostazioni contabili non sono precise.

Report chiusura periodo

Analisi della chiusura mensile

A seguito dell'esecuzione della chiusura mensile avremo una serie di scritture contabili. Le scritture contabili dipendono dalle impostazioni contabili del gestionale. A secondo infatti di come sono impostati i determinati conti e parametrizzazioni specifiche avremo diverse situazioni.

Per aiutare l'utente a capire meglio le varie scritture, è in fase di rilascio una sezione specifica della guida che spiega tutte le varianti. La guida sarà rilasciata a breve.