Utilizzare email nel gestionale
I nostri gestionali permettono di utilizzare la vostra email in maniera integrata. Potete in questo modo inviare ed eventualmente ricevere email direttamente dall’interfaccia del gestionale inserendo documenti ed informazioni presenti nel database. In questa sezione della guida vedremo come configurare l’email e come inviare documenti direttamente dal gestionale.
Configurare l’email nel gestionale
Vediamo prima di tutto come configurare l’email nel gestionale al fine di poter poi utilizzarla. E’ possibile impostare sia email personali legati all’utente, oppure impostare email comuni che potranno essere usati da più utenti in condivisione. Vediamo quindi i vari passaggi.
L'utente deve disporre dei permessi adeguati
Per utilizzare le email nel gestionale dovete avere adeguati permessi. La gestione dei permessi è in generale fatta ad operare dell’amministratore del sistema. Sarà sua cura dare accesso all’uso dell’email a tutti gli utenti che ne hanno necessità. Nel gestionale esistono varie funzionalità e registri associati all’uso di email. Sotto rappresentiamo i principali permessi relativi all’uso delle email nel gestionale.
Fondamentalmente i permessi più importanti sono quelli di permettere o meno allo stesso utente di configurarsi la propria email e quella appunto di permettere l’uso dell’email per inviare documenti in allegato.
Impostare l'email
Andando nella sezione “Impostazioni” del gestionale troverete la funzionalità “Email” (ovviamente se disponete di adeguati permessi). Premendo sarete portati nell’anagrafica della vostra email principale sul gestionale e, nel caso non ne abbiate, potrete crearla.
Impostazioni richieste
Le impostazioni richieste sono quelle standard richieste da altri sistemi integrati o da sistemi come Outlook o Gmail. Dovrete quindi avere con voi eventuali parametri richiesti, laddove esiste la possibilità di recuperarli automaticamente. Questo ovviamente dipende dal servizio web utilizzato da voi. In alcuni casi infatti il gestionale non sarà in grado di interfacciarsi e recuperare con il gestore dell’email.
Si consiglia ad ogni modo come primo passaggio di provare le impostazioni automatiche. Se non funzionasse potrete a mano inserire i dati. Fate solo attenzione che potreste non conoscere alcuni dati. Non entriamo ora nelle varie casistiche di combinazioni per settare le email ed ipotizziamo che abbia funzionato il recuper automatico dei parametri Email
Una volta creata l’email potrete definire se è ad uso di uno specifico utente oppure una email comune. Potete anche decidere se scaricare anche le email su 1C soluzione non sempre consigliata e non supportata da tutti i gestori di email. Si consiglia di solito di inserire unicamente l’invio delle email.
Parametri configurazione manuale
Per configurare manualmente un indirizzo email bisogna, prima di tutto, essere provvisti di alcuni parametri specifici:
- Indirizzo email da inserire;
- Password di accesso all’account email;
- Il nome utente legato all’indirizzo email;
- Il nome del server;
- Il protocollo SMTP;
- Il protocollo IMAP.
Come creare una nuova email
Come per qualsiasi altra anagrafica e catalogo sul gestionale, potrete prima verificare l’esistenza di altre email comuni di cui avete i permessi di uso, nel caso non abbiate una email, potrete impostare la vostra.
Per configurare un nuovo indirizzo, clicchiamo sulla freccina a destra della riga “Account email predefinito”, si aprirà un menù dal quale è possibile scegliere gli indirizzi già caricati, oppure, configurarne uno nuovo cliccando sul simbolo “Più” in verde.
Apriremo così una finestra chiamata “Creazione account di posta elettronica”, dove inserire i parametri citati in precedenza:
- Nella prima pagina: Indirizzo email, password e nome mittente.
- Dopodichè è possibile impostare i flag per scegliere se utilizzare l’indirizzo solo per inviare le email, riceverle, oppure entrambi.
- E’ possibile scegliere anche se rendere quell’account visibile a tutti gli utenti, oppure solo al proprio.
- Infine selezionare l’opzione che si preferisce tra la configurazione automatica o manuale.
Dopo aver compilato tutti i campi, cliccare sul tasto “Crea” in basso a destra, nel caso in cui aveste scelto i parametri di connessione automatica.
Diversamente, se aveste scelto l’impostazione manuale, cliccare sul tasto “Avanti” in basso a destra e proseguire con l’inserimento dei dati. Nella sezione successiva andremo ad inserire i parametri per le Email in uscita:
- Inserire nome utente e nuovamente la Password;
- Inserire il nome del server;
- Compilare il campo “Porta” con il protocollo SMTP;
- Selezionare l’opzione di codifica “Sempre (SSL)”.
Infine, cliccare sul tasto “Avanti”. Nella pagina successiva dovremo configurare i parametri per le Email in entrata:
- Inserire nuovamente il nome utente e la Password;
- Selezionare come tipo di protocollo “IMAP”;
- Inserire il nome del server;
- Inserire il numero di Porta in entrata;
- Selezionare la codifica “Sempre (SSL)”.
Dopo aver cliccato nuovamente “Avanti”, dovremo impostare l’ultimo campo, ovvero la “Descrizione dell’account email”, ovvero l’identificativo che andrete a visualizzare nell’elenco degli indirizzi email per renderlo riconoscibile.
Potrete usare l’indirizzo email stesso, un nome di fantasia o quello che preferite.
Cliccando nuovamente su “Avanti” ultimerete la configurazione della Email e la sincronizzazione sarà pronta.
Impostare la firma dell'email nel gestionale
Il passaggio successivo è quello di impostare la firma che verrà allegata nei documenti inviati dal gestionale. Potete per questo motivo utilizzare la finestra di formattazione presente sul gestionale che dispone di un editor di testo. Potrete così inserire le informazioni, aggiungere collegamenti ipertestuali e definire la forma della vostra firma nelle email.
Se volete che compaia sempre nei nuovi messaggi, flaggate l’opzione relativa.
Invio di email
Una volta impostata l’email, potrete inviare comodamente le email dal gestionale. La funzionalità più comune è quella di inviare i vari moduli di stampa e documenti direttamente dal gestionale senza doverli salvare in formato pdf o similare. Potrete così inviare direttamente l’email dal gestionale, il gestionale terrà così memoria della storia di ogni invio collegandolo ai documenti e alle controparti collegate.
Generazione email tramite intelligenza artificiale
Una funzionalità molto utile è la possibilità di utilizzare le opportunità derivanti dall’Intelligenza Artificiale per la generazione di testi ed in particolare del corpo email. Potete infatti sfruttare le funzionalità per la generazione dei test per creare testi email multilingua. Vi sarà sufficiente descrivere cosa volete dire al destinatario.
Per saperne di più andate a vedere la sezione relativa alla generazione testi con IA.
Invio di report
Configurando l’email sul gestionale potrete anche inviare report e pianificare anche l’invio di report periodici a voi o altri utenti. Questa funzionalità è molto utile quando comincerete ad usare i report con dimestichezza. Potrete così per esempio impostare un report sulle vendite che invierete ai vostri agenti con frequenza definita.
Il tutto senza che voi dobbiate fare nulla a parte scegliere e impostare il report e definire a chi deve essere recapitato.
Video tutorial configurazione email 1C
Vuoi vedere la configurazione passo dopo passo? Guarda il nostro video tutorial dedicato: ti mostrerà visivamente ogni passaggio per impostare correttamente la tua mail in 1C-ERP in pochi minuti.