Importazione XML (Fatture elettroniche) in 1C
I nostri gestionali permettono in maniera agevole di importare fatture elettroniche ricevute in formato XML. Si tratta di una operazione che all'inizio potrebbe sembrare complicata (ma in realtà non lo è) e per questo abbiamo sviluppato questa sezione specifica della guida utente. Vediamo allora come procedere all'importazione di file XML nel tracciato della fattura elettronica.
Osservazioni preliminari riguardo alle fatture in formato XML
L'Agenzia delle Entrate ha definito uno standard per il tracciato della fattura elettronica e fornito una serie di indicazioni (per maggiori info vedere sito FatturaPA). Accanto a questo, esiste anche uno standard definito da Assosoftware al quale noi come 1C abbiamo aderito. Tuttavia nella realtà ci sono varie interpretazioni riguardo alla compilazione di diversi campi del tracciato della fattura elettronica e spesso i file che si ricevono dai propri fornitori sono lontani dagli standard.
Per questo motivo, laddove i dati di IVA e totale sono univoci e facilmente acquisibili, ci possono essere diverse difficoltà nell'importazione delle fatture sul sistema. La registrazione della fattura sul proprio gestionale deve infatti tenere conto di logiche contabili e di magazzino che spesso differiscono tra le cliente e fornitore. Per questo motivo non è sempre facile importare una fattura elettronica e serve prima interpretarla. Le differenze possono essere infatti varie ed abbiamo predisposto una specifica sezione proprio sulle differenze nel tracciato XML tra cliente e fornitore (visitate la sezione per saperne di più).
Modalità di importazione file XML
Per semplificare l'importazione su 1C di tutti i casi di fattura elettronica abbiamo introdotto diverse funzionalità concepite con logiche diverse. Queste funzionalità possono essere utilizzate a seconda dei vari casi. Non vi serve sceglierne uno, potrete usare quello che più vi è comodo a seconda della situazione.
Fondamentalmente esistono 2 diversi approcci per la registrazione della fattura elettronica, e su 1C esistono funzionalità concepite per ciascuno di questi casi.
Logiche per importazione fatture elettroniche
Partendo da file XML
In questo caso l'idea è di partire dalla fattura elettronica ricevuta in formato XML dal fornitore. Gli importi saranno così ereditati dalla fattura senza possibilità di errore. Tuttavia si dovrà fare i conti con quanto scritto dal fornitore che potrebbe aver usato una codifica degli articoli non conosciuta o non impostata a sistema.
Allo stesso modo è spesso difficile la mappatura degli ordini di acquisto e di altri documenti visto che nel file XML potrebbero non essere inserite le informazioni o avere numeri diversi da quelli noi conosciuti.
Vantaggi di partire dal file XML
- Dettaglio completo delle varie voci
- Errori contabili limitati
- Facilità di confronto della fattura ricevuta con la fattura registrata
Svantaggi di partire dal file XML
- Spesso nel file XML mancano i dati dell'ordine/Contratto
- Può richiedere la mappatura di tutti gli articoli
- Possibilità di registrare voci inutili
- Difficoltà nel caso di fatture che raggruppano più ordini e spedizioni
Generazione fattura da ordini e DDT
Si tratta di usare l'approccio opposto:
- Non si parte dalla fattura elettronica in formato XML ma da ordini e DDT
- Si genera la fattura in base ai documenti, si confrontano poi i vari totali e si comprendono eventuali differenze
Come funziona? In parole molto semplici, quando si crea la fattura su 1C (partendo da altri documenti) il sistema assocerà il file XML e controllerà i campi segnalando eventuali differenze.
Vantaggi di questo approccio
- Semplifica il controllo tra ordinato, consegnato e fatturato
- Metodo rapido e semplice
- Può essere fatto anche da persone senza basi di contabilità (con correzioni poi della contabilità)
Svantaggi di questo approccio
- Difficoltà di controllare le fatture ricevute nel dettaglio (controllo finale solo sui totali e IVA)
- Per un uso ottimale serve emissione di Ordine di acquisto e registrazione corretta dei DDT e dei numeri in entrata dei vari documenti.
Registrazione fatture elettroniche partendo dal file XML
Importazione secondo mappatura
Modalità che sfrutta un sistema di intelligenza artificiale che va inizialmente istruito. Se ben impostata, questa modalità permette in maniera rapida di importare tutte le fatture rispecchiando l'impostazione della fattura elettronica data dal fornitore.
All'inizio può sembrare la soluzione più difficile, in realtà serve solo comprenderla ed impostarla in maniera corretta.
Questa modalità prevede sommariamente due steps:
- La mappatura di tutti gli articoli (e impostazione di articoli massivi per certi casi)
- La registrazione dei DDT con i relativi numeri dei fornitori
Fatti questi step un sistema di intelligenza artificiale permetterà di riconoscere le varie fatture e procedere con la registrazione.
Per capire meglio come funzionano i vari passaggi di questa metodologia di caricamento, si invita a vedere la sezione apposita che illustra l'importazione fattura elettronica tramite mappatura dei campi.
Importazione semplificata per fatture di servizi
Questa modalità di importazione delle fatture XML in realtà NON E' APPLICABILE a tutti i casi, ma solo nel caso di fatture di servizio (quindi merce non valorizzata a magazzino). Come funziona questa modalità di registrazione della fattura? In maniera molto semplice: la fattura viene registrata associandola ad uno specifico servizio che andremo a selezionare senza entrare nei dettagli specifici delle linee della fattura.
Questa soluzione è ottimale quando non interessa il dettaglio della fattura. Immaginiamo il caso di fatture di servizi consulenziali, di pranzi o altro. In questo caso a noi basta associare il tutto ad una singola voce risparmiando così tempo ed evitando di addentrarci in capi che possono essere anche difficilmente interpretabili.
Gli step da seguire sono sostanzialmente due:
1) Selezionare file XML
Selezionate il file XML ricevuto da processare (sia nell'interfaccia con lo SDI, sia nell'elenco dei file).
Andate alla voce Registra (o Crea sulla base di) e selezionate l'opzione "Come fattura di Servizio".
Si aprirà così una finestra di scelta con alcuni servizi.
2) Selezionare il servizio specifico
Nell'elenco troverete alcuni servizi da scegliere. ATTENZIONE però: non vengono visualizzati tutti i servizi ma solo quelli per cui sono stati definiti specificatamente i parametri di contabilità generale (Conti Co.Ge.). Se non vedete nulla (o comunque non il servizio che vi serve), procedete con la creazione/modifica di un articolo che deve essere impostato come servizio e aver definito i Conti Co.Ge. (vedere i menu in alto).
Importazione tramite DDT
Si tratta di una modalità molto comoda nel caso in cui vengano correttamente registrati i vari DDT ed il fornitore invii correttamente le informazioni. Il fattore discriminatorio principale in questo caso è legato al corretto riconoscimento dei DDT da parte di 1C. Questo è possibile nel caso in cui:
- I DDT in ingresso vengano correttamente registrati
- Nei DDT venga popolato il come con il numero di DDT in ingresso
- Il fornitore invii correttamente il numero del DDT di riferimento nella fattura elettronica
Se questo non avviene, il sistema potrebbe non essere in grado di riconoscere i DDT e quindi non può procedere con la registrazione della fattura.
Generazione fattura da altri documenti
Questo approccio è sicuramente più intuitivo e di facile utilizzo soprattutto nel caso di aziende che correttamente registrano gli ordini di acquisto e i DDT. Come detto, la logica è molto semplice: i documenti sono generati a partire da altri. Il sistema associata il file XML e controlla la correttezza delle registrazioni.
Vediamo quali funzionalità sono più utilizzate:
- Nota di credito a partire da fattura fornitore: soluzione di solito consigliata per quando si ricevono note di credito.
- Fattura fornitore a partire da ordine di acquisto: permette di controllare agevolmente quanto ordinato e quanto fatturato.
- Fattura subfornitore a partire da ordine di subfornitura (disponibile non su tutte le versioni): è similare a quanto sopra.