Come eliminare anagrafiche doppie nel gestionale 1C
Avete delle anagrafiche doppie nel gestionale? E' una situazione che può capitare ma scopriamo come i gestionali 1C ti aiutano a risolvere il problema.
Perchè ci sono anagrafiche doppie? Laddove il gestionale ha funzionalità specifiche di controllo per evitarlo, può capitare che a seguito di caricamenti massivi, si possano importare delle anagrafiche doppie nel software gestionale. Questo avviene anche se il gestionale effettua in maniera attiva un controllo sulla presenza di eventuali duplicati. A tale controllo potrebbero però sfuggire alcune situazioni come ad esempio codici articolo con spazi o punti (che per il gestionale sono comunque caratteri). Allo stesso modo potrebbe capitare che due utenti inseriscano lo stesso articolo/cliente con dati leggermente diversi. Scopriamo quindi come il software gestionale può aiutarci a rilevare ed eliminare anagrafiche doppie.
Come rilevare eventuali oggetti duplicati all'interno del gestionale
Nel software gestionale esiste una funzionalità specifica per utenti con profilo amministratore che permette di:
- Rilevare eventuali oggetti duplicati secondo filtri e regole
- Eliminare e sostituire gli oggetti duplicati
Per accedere a questa funzionalità andate nel modulo impostazioni e seguite il seguente percorso: "supporto e assistenza" -> "Rilevamento oggetto duplicato". In foto potete vedere il percorso da seguire.
Impostare la ricerca degli oggetti duplicati
Il primo passo è quello di selezionare quale oggetto (anagrafica o altro metadato) vogliamo analizzare per la ricerca di eventuali duplicati. Nella schermata di selezione della funzione andiamo a selezionare la tipologia di oggetto che andremo a cercare. Solitamente questa funzione è molto utile per dati quali anagrafiche articolo, anagrafiche clienti/fornitori e così via. E' possibile anche impostare opportuni filtri per ridurre i parametri di ricerca. Se infatti per una determinata anagrafica abbiamo molti elementi, la ricerca prenderà molto tempo e si consiglia sempre di impostare dei filtri.
Impostare le regole per la ricerca di duplicati
La fase successiva è quella di impostare le regole per la ricerca dei duplicati. E' infatti possibile fare la ricerca per parole simili o per parole identiche. Settate le opzioni e avviate la ricerca con il tasto "Trova duplicati"
Rimuovere i doppi
Finita la ricerca, il gestionale selezionerà direttamente le sostituzioni da fare. Potrete modificare le sostituzioni suggerite. Di base la regola è di tenere quella più usata.