Registrazione nota spese nel gestionale
La registrazione nota spese nel software gestionale permette la corretta contabilizzazione dei costi ad esso associata in contabilità. I vari costi sostenuti dal personale in trasferta o per acquisti e che non sono collegati ad alcuna fattura elettronica dovranno infatti registrati tramite la nota spese.
Creare una nuova registrazione nota spese
Le note spese registrate (chiamate Note spesa approvate nel gestionale) si trovano nel modulo Gestione Risorse umane del gestionale. Qui potrete trovare l'elenco delle varie note spesa e crearne di nuove.
Per registrare una nuova nota spesa esistono due diverse possibilità:
- Registrazione di nota spese sulla base di documento di nota spese inserito direttamente dal dipendente (vedere inserimento nota spese)
- Direttamente come documento a se stante senza partire da una nota spese compilata da un dipendente
Registrazione da nota spesa inserita da dipendente
E' possibile partire dalla nota spesa creando sulla base di questo nuovo documento. Anche premendo su approva ci troveremo di fronte a un documento per registrare (ma anche approvare) le vare informazioni inserite.
I dati saranno auto-compilati in fase dei processo di approvazione della nota spese. Le voci di costo saranno riconosciute in base alla tabella di mappatura impostata (Parametri processo nota spesa)
Registrazione della nota spese direttamente
E' ovviamente anche possibile inserire direttamente la nota spese senza partire da alcun documento precompilato dai dipendenti. In questo caso andremo a inserire tutte le informazioni direttamente.
Inserimento delle informazioni da registrare
Indipendentemente dal fatto se la nota spesa sia stata generata da zero o da altro documento, sarà necessario verificare e inserire le informazioni correttamente. In particolare verificare le varie informazioni contabili (Conti Co.Ge.) collegati al documento in questione.
E' possibile inserire tutte le varie informazioni laddove è necessario indicare un articolo di riferimento sul gestionale ed i relativi conti Co.Ge.. In alto si vede il conto di debito del titolare di anticipo (il dipendente di solito) che può essere modificato (viene preso di default quello dei parametri impostati).
E' anche possibile indicare l'eventuale esistenza di una fattura. Questo permetterà di legare la fattura e registrare il pagamento della stessa evitando anche una doppia imputazione dei costi.
E' possibile anche registrare articoli che sono scorte (quindi con la gestione di magazzino) anche se non è pratica comune. E' possibile anche bilanciare eventuali anticipi versati.
Pagamento della nota spesa
Una volta approvata la nota spesa, sarà possibile provvedere con il relativo pagamento. Per farlo è possibile generare il pagamento a partire dal documento di nota spesa approvata, o in alternativa potete andare in tesoreria, bonifico in uscita (nota si può anche usare uscita di cassa) e potrete selezionare la modalità di pagamento verso titolare di anticipo.
In questo modo avremo chiuso il ciclo della nota spesa.
