Gestione delle RIBA (Ricevute Bancarie) nel software gestionale
Una corretta Gestione delle RIBA è fondamentale per le aziende che utilizzano questa forma di pagamento. Le Ricevute Bancarie (RIBA) sono uno strumento finanziario molto usato dalle aziende che permette di automatizzare la ricezione dei pagamenti e di ottenere un anticipo di cassa dalla banca. Per questo motivo il software gestionale ha una serie di funzionalità che semplificano l'emissione delle RIBA e la successiva gestione contabile e finanziaria delle stesse. Queste funzionalità sono utili sia nel caso in cui l'azienda ne emetta poche, sia nel caso in cui abbia molte Ricevute Bancarie da gestire.
Tutte le funzionalità relative alla Ricevute Bancarie fanno parte del modulo tesoreria del software gestionale. In questa sezione della guida utente del gestionale cerchiamo di scoprire queste funzionalità. Prendendo confidenza con queste funzionalità sarete in grado di emettere e gestire le Ricevute Bancarie in maniera rapida e di trasmetterle alle banche nel formato CBI.
Cosa è una ricevuta bancaria
Una Ricevuta Bancaria (in breve RIBA) è un documento emesso dalla banca che attesta il pagamento di un'operazione finanziaria da parte di un cliente. La RIBA contiene informazioni come la data del pagamento, il beneficiario, l'importo pagato e il motivo del pagamento. Viene utilizzata principalmente per effettuare pagamenti tra aziende o tra privati. E' uno strumento molto usato dalle aziende perché spesso associato a forme di finanziamento di anticipo cassa. Grazie alle ricevute bancarie l'azienda può quindi generare liquidità.
La gestione delle Ricevute Bancarie nel gestionale
Le Ricevute Bancarie sono documenti che impattano sulla contabilità generale e sulla gestione della tesoreria. Per questo motivo è necessaria una corretta gestione dei documenti e delle relative scritture collegate.
Esistono due diverse tipologie di Ricevute Bancarie. A seconda della tipologia, il processo cambia leggermente. In particolare vediamo le due casistiche:
- RIBA ad incasso: possiamo limitarci unicamente a registrare l'effettivo incasso della RIBA oltre ovviamente all'eventuale trasmissione della Ricevuta Bancaria secondo il formato CBI alla banca.
- RIBA salvo buon fine: si tratta in questo caso di una forma di finanziamento molto usata. La banca anticipa al creditore il valore della fattura. In questo caso, se utilizzate la contabilità generale nel gestionale si consiglia di gestire tutto il processo delle RIBA e le relative scritture contabili.
Indipendentemente dalla tipologia, il primo passaggio rimane comunque quello di emettere la RIBA e trasmetterla alla banca (nel formato CBI), A questo proposito si rimanda alle sezione apposite della guida che trovate anche nei pulsanti sotto. In questa parte della guida ci concentreremo infatti sulla gestione della RIBA dopo la generazione della stessa.
Pannello di controllo per la gestione delle Ricevute Bancarie
L'elenco delle RIBA che si trova nel modulo tesoreria del software gestionale è un comodo pannello di controllo che permette di gestire tutto il processo. Permette infatti non solo di aprire i documenti creati, ma anche di gestire le varie operazioni in maniera massiva. In questo modo potrete sempre avere sotto controllo le RIBA emesse verificandone lo stato ed eventualmente modificandolo.
Interfaccia del pannello
Nell'immagine sottostante vediamo come si presenta l'interfaccia di controllo per la gestione delle RIBA. Grazie a comodi filtri potremo visualizzare solo la tipologia di RIBA che vogliamo gestire. Possiamo ovviamente anche filtrare per controparte.
Filtri
E' possibile filtrare i documenti per diverse tipologie di parametri:
- Data di pagamento
- Cliente
- Conto corrente di appoggio
- Stato
- Tipolgia (Salvo buon fine o incasso)
Se dovete gestire molte Ricevute Bancarie si consiglia sempre di usare il filtro STATO. In questo modo vedrete solo le RIBA nello stato che vi serve.
Riepilogo
A destra abbiamo un riepilogo per banca di presentazione. Questo ci permetterà facilmente di controllare eventuali plafond definiti con i vari istituti di credito.
Comandi
L'interfaccia permette di richiamare una serie di comandi per le ricevute bancarie. Segnaliamo i due più importanti:
- Reimposta parametri: permette modifiche massive delle RIBA. Da usare PRIMA della trasmissione alla banca per modificare ad esempio il conto corrente o il tipo di RIBA che sono state generate in maniera massiva.
- Crea sulla base di: qui troviamo le funzionalità che permettono di gestire il processo di gestione delle RIBA andando a modificarne lo stato.
Processo di gestione delle RIBA
Impostazione dei conti Co.Ge. di base
Per un corretto uso del processo di gestione delle RIBA dal punto di vista contabile si consiglia di impostare alcuni parametri di base. Questo permette di automatizzare alcune scritture contabili senza doverle modificare ogni volta. E' molto comodo soprattutto se abbiamo a che fare con molte RIBA.
I parametri contabili sono definiti a livello di azienda, potete quindi andare nell'anagrafica dell'azienda e selezionare i relativi conti che volete utilizzare per le seguenti situazioni:
- Presentazione alla banca
- Finanziamento dalla banca
- Registrazione insoluto
Se tenuti vuoi, il sistema utilizzerà parametrizzazioni di default.
Gestione delle Ricevute Bancarie (RIBA)
Per gestire le RIBA si consiglia di utilizzare la funzionalità "Crea sulla base di". In questo modo potrete gestire i vari passaggi in maniera semplice e con la possibilità di gestire in maniera massiva le varie RIBA.
Per farlo serve:
- Selezionare una o più Ricevute Bancarie
- Selezionare da Crea sulla base di, l'azione da eseguire sui documenti selezionati
NOTA: nel caso in cui l'azione non sia compatibile con lo stato della RIBA, il gestionale invierà un messaggio e bloccherà l'azione.
Generazione file CBI
Come già visto nella guida sull'emissione RIBA, è possibile generare un file in formato CBI per la trasmissione del flusso RIBA alla banca. Questo tipo di file può essere caricato nel portale web della banca. Questo stato è solitamente il primo passaggio ed è comune sia nel caso di RIBA ad incasso che RIBA salvo buon fine.
Presentazione alla banca
Si tratta di una operazione che permette di registrare una scrittura contabile dove il debito viene trasferito dal fornitore alla banca (o comunque un conto specifico definito dalla RIBA). La registrazione avviene secondo i conti predefiniti nell'anagrafica della azienda.
La scrittura contabile registra lo spostamento del credito dal conto del Cliente a quello del conto relativo alle RIBA, ma non chiude ancora il credito del Cliente.
Sconta in banca (solo per salvo buon fine)
Questo passaggio è possibile solo per RIBA di tipologia salvo buon fine (sbf). In questo caso una volta presentata la RIBA alla banca è possibile registrare il finanziamento a breve termine da parte della banca stessa verso l'azienda. A seconda delle impostazioni scelte, questa operazione può anche registrare la chiusura della partita relativa (gestione semplificata) o in alternativa rimane aperta per essere chiusa all'effettivo incasso (gestione completa). Avremo anche una scrittura contabile sul conto relativo al finanziamento RIBA in banca o, qualora fossero impostati i fidi bancari, al conto del fido della banca.
Elenco delle Ricevute Bancarie finanziate
Le RIBA finanziate dalla banca generano un documento simile al bonifico in entrata che possiamo trovare nell'elenco Incassi RIBA alla voce "Riba Scontate in banca". E' possibile registrare l'effettivo pagamento anche da questo elenco. Lo stato verrà modificato allo stesso modo.
Registra Incasso (solo salvo buon fine)
Registra l'avvenuto incasso della RIBA da parte della banca e quindi la chiusura della Ricevuta Bancaria. La registrazione dell'incasso chiuderà il relativo fido bancario e la relativa partita (nella gestione completa). Effettuata una scrittura dove abbiamo appunto l'incasso (quindi conto della banca) verso il conto corrente della RIBA finanziata. Il documento di registrazione è a tutti gli effetti un bonifico in entrata.
Registra insoluto (solo salvo buon fine)
Nel caso in cui la RIBA non venga invece pagata dal cliente, si aprirà un insoluto che dovrà essere annotato. Il gestionale con questa scrittura riaprirà la partita aperta (precedentemente chiusa).
Registra incasso (RIBA a incasso)
Se abbiamo invece RIBA a incasso, è sufficiente registrare l'incasso una volta avvenuto. Non serve infatti la gestione di tutto il flusso contabile che abbiamo visto per le fatture salvo buon fine.