Pianificazione ordini ricorrenti nel gestionale
La pianificazione degli ordini ricorrenti permette di definire il calendario delle consegne in maniera semplice ed efficiente. Questo strumento è progettato per offrire una gestione flessibile e un controllo dettagliato del flusso degli ordini. A differenza della semplice gestione degli ordini ricorrenti, la Pianificazione permette di schedulare le attività con anticipo (giorni, settimane o mesi) e, soprattutto, di apportare modifiche al piano prima della generazione effettiva degli ordini. Ciò garantisce maggiore precisione, evita la necessità di cancellare e rigenerare ordini in caso di errori o cambiamenti, e ottimizza l’intero processo di vendita, produzione e spedizione.
Cos'è la Pianificazione e perché utilizzarla
La funzione di Pianificazione rappresenta un’evoluzione della gestione degli ordini ricorrenti, offrendo una maggiore flessibilità. Il suo scopo principale è permettere un’organizzazione anticipata delle consegne e delle attività correlate. Il vantaggio fondamentale risiede nella possibilità di definire un piano, visualizzarlo, apportare tutte le modifiche necessarie (ad esempio, in seguito a richieste del cliente o variazioni di disponibilità) e solo successivamente procedere con la creazione effettiva degli ordini. Questo approccio proattivo riduce gli errori e ottimizza i tempi, eliminando la necessità di cancellare ordini già generati per poi doverli ricreare.
Come accedere alla funzione di Pianificazione
- Dalla funzione Gestione Ordini Ricorrenti: cliccare il pulsante vedi pianificazione.
- Dalla funzione Gestione Template Ordini Clienti con Calendario e accedere alla scheda denominata Pianificazione.
Gestione dei Template
La base della pianificazione risiede nella corretta configurazione dei template degli ordini. All’interno della scheda gestione template, vengono visualizzati i template attivi, filtrati in base alle impostazioni definite negli “Ordini Cliente Ricorrenti”. Questi template sono tipicamente organizzati per cliente, indirizzo di spedizione e periodo di validità.
Template attivi e dettagli
Ogni riga nell’elenco dei template attivi mostra informazioni chiave come il numero di referenze e le quantità totali degli articoli da consegnare. Facendo doppio clic su un template, si accede ai suoi dettagli specifici, che includono il periodo di validità, i giorni di consegna previsti e le quantità associate a ciascun giorno selezionato. Ad esempio, selezionando il giorno 24, il sistema mostrerà le quantità pianificate per quella data specifica.
Impostazione delle chiusure dei clienti (es. giorni festivi)
Una funzionalità utile è la possibilità di definire giorni di chiusura (ad esempio, festività o chiusure aziendali straordinarie). Impostando un giorno come “chiusura”, questo non verrà considerato durante la fase di pianificazione automatica. Ad esempio, se il 25 è un giorno festivo, può essere contrassegnato come chiuso, e il sistema lo escluderà dalla pianificazione.
Applicare modifiche temporanee ai template
- Modifica per un singolo giorno: È possibile variare quantità o articoli per una data specifica. Ad esempio, se per il giorno 25 si prevede una consegna diversa dallo standard (es. da 35 a 28 unità a seguito dell’esclusione di alcuni articoli), la modifica viene applicata solo per quel giorno. Il sistema aggiornerà di conseguenza le quantità totali pianificate per quella data.
- Modifica per un periodo: Si possono impostare variazioni valide per un lasso di tempo definito (es. una settimana). Ad esempio, dal 28 aprile al 1 maggio, si possono definire quantità giornaliere diverse da quelle standard del template (es. 50, 53, 43 unità invece delle solite 60). Al di fuori di questo intervallo temporaneo, il sistema tornerà automaticamente ad utilizzare le quantità del template originale.
N.B. Queste modifiche temporanee creano delle “versioni” del template valide solo per i periodi specificati, garantendo flessibilità senza compromettere la struttura base degli accordi ricorrenti.
Utilizzo del Pannello di Pianificazione
Il Pannello di Pianificazione è il cuore operativo di questa funzionalità. Offre una visione d’insieme e strumenti per affinare il piano prima di trasformarlo in ordini concreti.
Come generare una pianificazione
Per avviare il processo basta premere il bottone genera pianificazione dal pannello della gestione ordini ricorrenti e si seleziona il periodo desiderato (ad esempio, solo il giorno 25) e i clienti da includere. Il sistema, nel generare la bozza di pianificazione, terrà conto automaticamente delle eventuali modifiche temporanee e dei giorni di chiusura precedentemente impostati. Una volta confermata la selezione, il sistema elabora la pianificazione (senza ancora creare gli ordini).
Visualizzare, modificare e confermare la pianificazione
- Modifiche dirette: Se un cliente comunica una variazione all’ultimo momento, o se emergono altre necessità, è possibile modificare le quantità direttamente nel pannello di pianificazione (es. cambiare da 28 a 30 unità per un articolo). Queste modifiche vengono salvate e saranno quelle effettivamente utilizzate per la generazione degli ordini.
- Aggiornamento visualizzazione: Dopo aver apportato modifiche, potrebbe essere necessario aggiornare la schermata (chiudendola e riaprendola) per visualizzare i totali e i dettagli aggiornati (es. da 60 a 56 unità dopo una modifica).
Gestire eccezioni e ordini non pianificati automaticamente
Il sistema evidenzia anche gli elementi che, secondo le regole dei template, non sarebbero stati pianificati (ad esempio, a causa di chiusure impostate o date di validità non corrispondenti). Tuttavia, l’utente ha la facoltà di forzare la pianificazione anche per questi casi, selezionandoli manualmente e premendo il pulsante “Pianifica selezionati” includendoli così nel piano, offrendo un ulteriore livello di controllo.
Generazione finale degli Ordini dalla Pianificazione
Una volta che la pianificazione è stata rivista, modificata e confermata, si può procedere con la generazione massiva degli ordini:
- Selezionare gli elementi pianificati (ad esempio, tutti quelli del giorno 25) e avviare la procedura di “Generazione Ordini”.
- Il sistema notificherà l’avvenuta creazione degli ordini (es. “Creati 40 ordini clienti”).
- Gli ordini generati saranno visibili nell’elenco standard degli ordini clienti (filtrando, ad esempio, per data di spedizione 25) e potranno essere processati seguendo il normale flusso operativo (gestione della produzione, documenti di spedizione, ecc.), come per gli ordini ricorrenti standard.
N.B Anche la sezione “Ordini” nel calendario del pannello di pianificazione si aggiornerà, indicando i giorni per i quali gli ordini sono stati effettivamente generati.
Principali Vantaggi della Pianificazione Avanzata
- Proattività: Permette di pianificare con largo anticipo senza dover generare immediatamente gli ordini.
- Flessibilità: Consente di modificare facilmente quantità, articoli o date direttamente sul piano prima della creazione finale degli ordini, adattandosi a cambiamenti dell’ultimo minuto.
- Efficienza: Abilita la generazione massiva degli ordini una volta che il piano è stato confermato e validato.
- Controllo Completo: Offre una visione d’insieme e un controllo granulare sull’intero processo di gestione degli ordini ricorrenti.
- Ottimizzazione: Migliora significativamente l’efficienza del flusso di lavoro complessivo, dalla vendita alla spedizione, includendo anche la produzione.
Video tutorial
Modulo vendite del software gestionale
Il modulo vendite del software gestionale permette di gestire il ciclo attivo e tutte le attività collegate. Scopri altre funzionalità di questo modulo.
In questa pagina
I vantaggi di 1C Enterprise
I software gestionali basati sulla innovativa piattaforma 1C Enterprise offrono:
✅ Flessibilità
✅ Scalabilità
✅ Rapidità di implementazione
✅ Personalizzazione secondo le esigenze aziendali
✅ Costi contenuti
➡️ Scopri la nostra offerta di Software Gestionali per Aziende: Software Gestionali 1C
Caso di successo di un cliente: Laboratorio di pasticceria e panetteria
Un laboratorio di pasticceria e panetteria ha ottimizzato la distribuzione ricorrente di brioche ai bar, riducendo errori e tempi di gestione grazie alla nostra funzione di Pianificazione Avanzata.
Risultati Concreti con 1C-ERP
Aziende del settore pasticceria e panificazione, con 1C-ERP, trasformano la loro operatività: processi ottimizzati, riduzione degli sprechi, aumento della produzione e analisi dettagliate grazie alla reportistica integrata. Il risultato? Un considerevole incremento del fatturato.
Stai riscontrando dei problemi?
Apri un ticket all’assistenza per avere risposta ai tuoi dubbi o una soluzione ai tuoi problemi.