Gestione ordini clienti nel gestionale
Gli ordini Cliente permettono di sfruttare al meglio le funzionalità del modulo vendite ed i relativi processi. L'ordine cliente è il documento che permette una corretta gestione delle vendite, di tracciare al meglio tutti i flussi e di pianificare l’approvvigionamento. E' quindi fondamentale capire come effettuare una corretta gestione degli ordini clienti su sistema al fine di sfruttarne al massimo le possibilità.
In questa sezione della guida utente vediamo di illustrare il processo relativo alla gestione dell'ordine cliente, mentre rimandiamo alle relative guide per conoscere il documento e le funzionalità collegate.
Gli ordini cliente nel gestionale
Gli ordini cliente (anche detti ordini di vendita) possono essere creati direttamente o generati sulla base di altri documenti (ad esempio: Preventivi o altri ordini).
Elenco ordini cliente
L’elenco dinamico degli ordini rappresenta in modo estremamente intuitivo la situazione dei vari ordini. Allo stesso modo le informazioni sugli ordini saranno utilizzate nei documenti collegati garantendo quindi una gestione ottimale di tutto il processo.
A sinistra, un indicatore a semaforo permette di capire lo stato dell’ordine riguardo alla consegna e ai pagamenti relativi all’ordine. Come nel caso del Preventivo, anche sulla base degli ordini potranno essere creati tutta una serie di documenti successivi (Fatture, DDT, Pagamenti).
A destra abbiamo invece informazioni più di dettaglio e riguardo la disponibilità a magazzino delle merci ordinate.
Creare un nuovo ordine cliente
Gli ordini possono essere creati manualmente tramite il tasto "crea" oppure, come anticipato, sulla base del preventivo (o similmente da altro ordine). Per fare questo cliccare sul preventivo interessato, poi su "crea sulla base di" e selezione "ordine cliente". In questo modo i dati dell'ordine cliente verranno compilati in automatico sulla base dei dati del preventivo.
Struttura del documento
Entrando nel singolo ordine vediamo che si presenta in maniera similare agli altri documenti di 1C, con le informazioni riguardo i dati principali nella parte superiore e sotto la tabella con le informazioni di riepilogo dell’ordine.
Collegamenti rapidi
In alto, in azzurro, troviamo le sezioni:
- Analisi ordini: contiene report che permettono di visualizzare informazioni sull'ordine come lo stato del pagamento, della spedizione, ecc.
- Scorte disponibili: contiene il report che mostra la disponibilità nel magazzino degli articoli presenti nell'ordine.
- Estratto conto: contiene il report che sintetizza le transazione e la situazione finanziare con la controparte.
- Eventi: contiene informazioni riguardante qualsiasi evento di rilievo avvenuto in relazione a questo ordine.
- Documenti collegati: mostra tutto il flusso di documenti legati all'ordine. Se ad esempio l'ordine è stato creato sulla base del preventivo questo sarà visualizzato in questa sezione.
- File allegati: concede la possibilità di allegare qualsiasi file si ritiene necessario all'ordine, come la conferma da parte del cliente o altro.
Intestazione del documento
Nella testata del documento troviamo i campi relativi allo stato dell'ordine (in lavorazione, completato, cancellato), alla controparte, date e magazzino. In azzurro troviamo i settaggi economici (prezzi, sconti e regime IVA) che si applicano al documento sulla base delle impostazioni standard stabilite nell'anagrafica azienda o in base al cliente specifico (vedi guida anagrafica controparti, sconti, prezzi di vendita e prezzi di acquisto) e possono sempre essere modificati manualmente cliccando sul relativo campo in azzurro per modificare i settaggi applicati al documento, o anche nel corpo del documento per modificare i singoli campi, come prezzo per articolo.
Stima del profitto dell'ordine cliente
Un’altra interessante funzionalità a livello di ordine è la “Stima del profitto” (accanto al campo della data di consegna). Si tratta di una funzionalità che permette di calcolare il profitto previsto (e successivamente verificarlo a consuntivo) per un ordine. La stima del profitto può avvenire con diverse modalità ed anche usando appositi template. Ovviamente, per un corretto funzionamento della stessa è necessario inserire una serie di parametri o comunque avere registrazioni corrette nel database.
Selezione articoli
Per selezionare gli articoli da inserire nell’ordine è possibile (oltre alla scrittura direttamente del nome dell’articolo nelle varie righe tramite il tasto "aggiungi") selezionare dall’elenco gli articoli tramite l’uso del carrello. Per attivarla, premere su “Selezionare”. In questo modo si aprirà una finestra come la seguente. In questa modalità potete selezionare le varie voci da inserire nel carrello avendo anche sotto controllo la disponibilità degli stessi.
Termini di pagamento dell'ordine
Andando alla sezione "Termini di pagamento" potrete inserire tutte le informazioni relative alla modalità pagamento. Potete o compilare manualmente, oppure utilizzare il catalogo dei termini di pagamento che vi permette di impostare varie condizioni che potrete comodamente richiamare.
Se voleste creare una condizione di pagamento, basta premere sul tasto "aggiungi" e crearla. Potrete poi richiamarla ogni volta che vi serve. Il metodo di pagamento stabilisce la modalità con cui il cliente pagherà alle relative scadenze.
Informazioni sulla consegna
L'etichetta "consegna" consente di inserire i dettagli relativi alle modalità e alle tempistiche di consegna dell'ordine. Potrete in questo modo definire i dettagli di consegna, l'indirizzo dove consegnare gli articoli, le condizioni ex-works e molto altro.
Documenti collegati all'ordine cliente
Dall’ordine, come detto, si possono generare tutta una serie di documenti ad essi collegati, utilizzando il tasto "crea sulla base di". Il sistema erediterà le varie informazioni e nel caso di azioni già fatte (ad esempio consegna parziale) le terrà in considerazione nella generazione dei vari documenti, in modo che non si creino dei duplicati.
Documenti che possono essere creati sulla base
I principali documenti che possono essere creati sono:
- Packing list: per gestire la preparazione della merce prima della spedizione
- Spedizione merce (DDT): da utilizzare nel caso di fattura differita
- Fattura di vendita: per fattura immediata e accompagnatorie o anche per la creazione di fattura di anticipo
- Ordine di acquisto: per creare ordini ai fornitori direttamente collegati all'ordine cliente. Le merci, quando arriveranno, saranno riservate per l'ordine.
- Ordine di produzione: permette di creare ordini di produzione direttamente collegati all'ordine cliente. Le merci prodotte verranno riservate per tale ordine.
- Documenti di pagamento: è possibile registrare il pagamento sia in maniera elettronica che virtuale
Eliminazione documenti
E' necessario fare attenzione ai collegamenti tra i diversi documenti nel caso in cui si vogliano eliminare dei documenti creati; il sistema non permetterà l’eliminazione di un ordine errato, per esempio, se a questo sono collegati altri documenti del ciclo di vendita. Ciò accade perché il sistema riterrà un errore umano la scelta di cancellare un documento che risulta associato ad altri. Per visualizzare il flusso di documenti collegati è possibile andare nella parte in alto dell'ordine, nella sezione "documenti collegati".
Altre funzionalità negli ordini cliente
Si riepiloga un elenco non esaustivo di funzionalità e processi relativi agli ordini cliente.