Documenti nel gestionale: panoramica
I documenti sono lo strumento che permette di gestire i vari processi all'interno del software gestionale. Attraverso i documenti sono infatti registrate le scritture contabili, movimento di magazzino, operazioni di tesoreria e così via. Con il termine documento, nel gestionale, si indica quindi un collettore di informazioni che si inserisce in uno specifico processo aziendale. Vediamo di fare una panoramica sui principali documenti che potreste trovare.
Principali documenti nel gestionale
Il software gestionale permette di gestire un gran numero di processi e quindi anche di documenti. Per aiutarvi a entrare in confidenza con il programma e con i suoi processi elenchiamo alcuni dei principali documenti.
Elenco dei Principali documenti
A seguire un elenco non esaustivo di alcuni documenti del gestionale.
- Principali documenti del ciclo attivo (modulo vendite):
- Ordine cliente: documento fondamentale per una corretta gestione del ciclo attivo
- Fattura di vendita: principale documento per la fatturazione di beni e servizi ai clienti
- Nota di credito: permette di ridurre gli importi fatturati ai clienti
- Principali documenti del ciclo passivo (modulo acquisti):
- Ordini di acquisto: documento per gli ordini ai fornitori
- Fattura di acquisto: permette di registrare le fatture ricevute dai fornitori
- Principali documenti relativi ai movimenti bancari e di cassa (modulo tesoreria)
- Bonifico in uscita: permette di registrare i pagamenti (ed operazioni similari)
- Bonifico in entrata: in maniera similare permette di registrare i pagamenti da parte dei clienti
- Ricevute Bancarie (RIBA): permette di gestire i processi relativi all'emissione di RIBA
- Principali documenti per la gestione della produzione e attività collegate (modulo produzione)
- Ordine di produzione: documento che permette di pianificare la produzione di articoli
- Lavori in corso: documento che permette di gestire le fasi del processo di produzione
- Altri documenti:
- Commessa (o Ordine di Lavoro): permette di gestire commesse nel gestionale
- Ticket assistenza: permette di gestire eventuali ticket aperti dai clienti
Introduzione ai documenti
A differenza delle anagrafiche, che gestiscono i dati statici, nel caso dei documenti abbiamo la possibilità di gestire i processi gestionali e le vari informazioni. Un documento quindi non deve essere visto pensando alla sua versione stampata, ma a un elemento del processo gestionale.
Elementi dei documenti
Gli elementi si differenziano sostanzialmente per due aree dove sono contenuti i dati. Le aree sono:
- Testata: contiene tutte le informazioni comuni al documento ed i dati di riepilogo
- Dati tabellari: possono anche non esistere e possono fare riferimento anche a più tabelle
Vediamo di fare alcuni esempi
Testata dei documenti
I dati di testata sono solitamente quelli che si vedono in alto al documento, ma possono anche includere dati inseriti in pagine specifiche del documento. Gli stessi totali del documento ed i dati di riepilogo sono dati di testata.
Possono essere obbligatori o meno ed alcuni influenzano (ad esempio il tipo documento) le registrazioni del documento stesso. Per capire meglio la testata del documento ed i suoi dati, partiamo da un esempio con la testata dell'Ordine Cliente. Vediamo i dati principali
Numero documento
Ogni documento ha un proprio numero che solitamente è unico o eventualmente ripetuto secondo una frequenza definita (di solito anno). Il gestionale permette di definire le specifiche regole per l'assegnazione del numero di documento. Per sapere di più si consiglia di guardare la sezione della guida utente del gestionale relativa alla numerazione documenti. A volte si può incorrere a degli errori nella assegnazione della numerazione dei documenti, per saperne di più andate a vedere la sezione relativa agli errori di numerazione documenti.
Il numero documento si trova solitamente in alto a destra. Nel momento in cui registriamo un documento (non per forza pubblicato) gli verrà assegnato un numero in base ai parametri impostati.
Data documento
Nel gestionale tutti i documenti hanno una data che di solito indica la data di creazione del documento stesso. E' possibile impostare anche una data dinamica anche se sono situazioni non standard. Nel caso di data dinamica, la data verrà aggiornata dopo ogni salvataggio del documento.
La data del documento è la data usata nelle registrazioni e scritture contabili.
La data dei documenti nel gestionale è solitamente impostata come data e ora e si trova di solito a fianco del numero del documento (vedere sotto).
Controparte (Cliente/Fornitore)
Campo molto fondamentale e obbligatorio per i documenti del ciclo attivo e ciclo passivo. La selezione del Cliente (o Fornitore) è il primo passaggio da effettuare. Una volta selezionato il Cliente o Fornitore verranno impostati alcuni parametri del documento e verranno associati i documenti collegati del Cliente/Fornitore selezionato.
Nel caso in cui si debba creare una nuova controparte (cliente o fornitore) è possibile farlo con il tasto "+" a fianco del campo controparte. Si aprirà una finestra di dialogo dove sarà possibile inserire i dati del nuovo cliente/fornitore.
Parametri del documento
In alcuni documenti del ciclo attivo e passivo, sono presenti i parametri del documento. Sono visibili come collegamento ipertestuale in azzurro. Questi parametri definiscono alcune specifiche del documento (ad esempio valuta o tipo di tassazione). Per modificarli premere sul collegamento ipertestuale e modificarli nella finestra di dialogo.
Altri campi di testata del documento
Dipendono ovviamente dal tipo di documento nel gestionale. Tuttavia ne citiamo alcuni comuni.
Stato del documento
Elemento presente in molti documenti, permette di tracciarne lo stato e quindi come evolve all'interno del relativo processo. A seconda del tipo di documento sarà possibile anche creare specifici stati del documento.
Autore
Nel gestionale viene tenuta traccia (a volte nascosta) dell'utente che ha creato ogni documento. In questo modo è più facile tracciare la storia dei documenti e analizzare eventuali errori.
Dati tabellari
In molti documenti abbiamo delle tabelle per la gestione delle linee documento. E' questo il caso comune di tutti i documenti del ciclo attivo e di quello passivo. Possono tenere dati come articoli, quantità, prezzi, iva, sconti, e così via.
Sono solitamente visibili in forma tabellare. Per alcuni documenti (esempio fatture) è possibile allargare la visione per riga per inserirli più comodamente.
Registrazione e pubblicazione dei documenti
Una caratteristica dei documenti è quella di avere la possibilità di avere diversi fasi del ciclo di vita. Tali fasi (Bozza, Registrato, Pubblicato) non sono da confondere con lo stato del documento anche se in alcuni casi l'effetto è similare.
Bozza
Si tratta dello stato iniziale di un documento che viene creato. Quando si trova in questo stato, un documento nel gestionale non è stato ancora registrato e se non confermato non lascerà alcuna traccia. Quando si trova nello stato di bozza ad esempio non viene ancora assegnato alcun numero e se non verrà registrato, il documento andrà perso.
Registrato
Fase successiva a quella della bozza non obbligatoria. Quando viene registrato un documento entra nel database e potrà essere eliminato solo con procedura di eliminazione dei documenti. A un documento registrato nel gestionale viene assegnato un numero. I documenti che sono solo registrati (ma non pubblicati) non fanno alcuna scrittura contabile, non movimentano le merci e fino a quando non sono pubblicati non hanno alcun impatto nelle procedure gestionali dell'azienda.
Pubblicato
A seguito della pubblicazione di un documento avverranno tutte le varie scritture contabili e relative registrazioni. Alcune registrazioni potrebbero cambiare a seconda dello stato del documento.
Una volta che viene pubblicato eventuali modifiche del documento (se permesse) modificheranno le relative scritture. Se si vuole togliere la pubblicazione di un documento serve l'annullamento della pubblicazione. A volte però potrebbe non essere possibile.
Pubblicazione documenti
Alcune volte, all'inizio dell'utilizzo del gestionale può creare un attimo di confusione il concetto di pubblicazione dei documenti. Per chiarire questi aspetti vi invitiamo a visitare l'apposita sezione della guida utente sulla pubblicazione documenti.
Documenti collegati
I documenti sono solitamente collegati tra loro e vengono tra loro usati come base per la creazione di quelli successivi. Andando a vedere i collegamenti tra i vari documenti potremo ricostruire così lo specifico processo gestionale.
Crea sulla base di (genera)
Un documento può costituire la base per un altro documento in uno specifico processo gestionale. Partendo da un documento si potrà così generare un altro documento ereditando le informazioni ovviamente a seguito di una serie di controlli effettuati. Il gestionale infatti tenendo memoria dello storico, permette di generare i documenti in maniera semplice evitando doppie registrazioni.
Copia documenti
A meno di situazioni particolari, è sempre possibile copiare un documento nel gestionale. In fase di copia verranno trasferiti determinati dati al nuovo documento. La copia di un documento può spesso velocizzare alcuni processi aziendali laddove si consiglia di fare attenzione ai dati copiati.
Scritture contabili
Alcuni documenti effettuano specifiche scritture contabili. Per capire di più si consiglia di andare a vedere alcuni esempi di scritture contabili nella apposita sezione. In questo modo potrete capire di più di come funziona il gestionale sotto gli aspetti contabili. Le scritture contabili sono annotate nel libro giornale.