Documento Ordine di acquisto nel gestionale

L'ordine di acquisto è uno dei documenti principali del processo di approvvigionamento merce e servizi nel software gestionale/ERP. Si tratta di un documento del modulo acquisti che consente di tracciare i processi di approvvigionamento dell'azienda. Contiene le informazioni riguardo all'ordine emesso nei confronti di un fornitore a cui può essere trasmesso in formato elettronico o stampato.

Cosa è un ordine di acquisto

Un ordine di acquisto è un documento emesso da un acquirente a un fornitore, indicando la quantità, il tipo e il prezzo dei beni o servizi che l'acquirente desidera acquistare. Questo documento rappresenta un impegno contrattuale tra l'acquirente e il fornitore e fornisce dettagli specifici sulla transazione.

Nell'ordine di acquisto sono inclusi i seguenti elementi:

Informazioni sulle parti coinvolte: Include i dettagli del compratore (in questo caso la nostra società) e del fornitore. I dati sono recuperati dalle relative anagrafiche.
Descrizione dei beni o servizi: Specifica in dettaglio i beni o servizi che devono essere forniti, indicando quantità, unità di misura, eventuali specifiche tecniche/richieste.
Prezzo concordato: Indica il prezzo unitario dei beni o servizi, nonché il totale dell'ordine. Può anche includere informazioni su eventuali sconti, tasse o spese di spedizione.
Termini di pagamento: Specifica le condizioni di pagamento, come la data di scadenza e le modalità di pagamento concordate.
Condizioni di consegna: Fornisce dettagli sulla data di consegna prevista, il luogo di consegna e qualsiasi istruzione specifica legata alla logistica. E' possibile così indicare il magazzino di riferimento dove avviene la consegna.

L'emissione di un ordine di acquisto fornisce un quadro chiaro delle aspettative dell'acquirente e costituisce un elemento importante nel processo di gestione degli acquisti e delle transazioni commerciali. Aiuta a evitare malintesi tra le parti coinvolte e fornisce una traccia documentata degli accordi stabiliti.

Nel gestionale è possibile anche inserire nell'ordine di acquisto informazioni specifiche relative a connessione con altri documenti del gestionale (ad esempio ordine cliente collegato, documento di base, etc.).

Il documento ordine di acquisto nel gestionale

Andando nello specifico di come è organizzato l'ordine di acquisto nel gestionale, vediamo che questo è organizzato come tutti i documenti principali del software gestionale. In particolare questo è suddiviso come segue:

Dati di testata: contengono le informazioni di base del documento tra cui l'azienda, il fornitore e i termini principali (contratto, valuta, tipo documento, etc.).
Dati tabellari sulla fornitura: elenco merci e servizi con i vari dettagli
Altre informazioni sulla fornitura: termini di consenga, pagamento e altre informazioni utili

Vediamo meglio in dettaglio i vari elementi.

Dati di testata del documento

I dati di testata dell'ordine di acquisto contengono le informazioni di base del documento. In questa sezione è possibile inserire:

Il fornitore: che può essere selezionato dalle anagrafiche dei fornitori presenti nel gestionale.
L'eventuale contratto con il fornitore (nel caso si usasse l'opzione per l'uso di più contratti).
Eventuale riferimento a una specifica offerta fatta dal fornitore
La nostra azienda (nel caso si usasse l'opzione multi-azienda andrà eventualmente modificata)
Il numero univoco di registrazione (e la data) del documento
L'eventuale numero di riferimento (e data) del documento per il fornitore (per aiutarlo nella ricerca)
Il nostro magazzino di riferimento
I termini di acquisto principali: Valuta, listino di riferimento, eventuale esenzione IVA.

Vediamo un esempio qui sotto della testata di un ordine di acquisto.

Modifica del fornitore

Qualora venga modificato il fornitore, il gestionale chiederà conferma se eventualmente modificare i termini di pagamento ed i prezzi applicati. I prezzi applicati sono infatti relativi allo specifico fornitore. Il gestionale è infatti in grado di tenere traccia dei prezzi di acquisto dai vari fornitori.

Data prevista di consegna

Una informazione importante dell'ordine di acquisto, è la data prevista di consegna (data richiesta). Questa data è importante ai fine della pianificazione degli acquisti e viene tenuta in considerazione nel calcolo del fabbisogno scorte. Il gestionale infatti cercherà di evitare rotture di stock ed quindi importante impostare le date corrette. La data di consegna può essere a livello di testata (come in questo esempio) e quindi con una data di consegna unica per tutto l'ordine di acquisto, oppure a livello tabellare. In questo secondo caso potremo impostare la data di consegna delle singole linee di ordine. Per modificare l'impostazione di dove inserire la data di consegna, andate su ancora e selezionate l'impostazione voluta.

Elenco merci e servizi

Una parte fondamentale dell'ordine di acquisto è l'elenco delle merci e dei servizi richiesti. Qui sono indicate i vari articoli, quantità, unità di misura, prezzo ed eventuali sconti. Importante segnalare che nel caso degli ordini di acquisto (come anche negli altri documenti di acquisto) il gestionale permette di gestire i codici dei fornitori. Ogni azienda infatti usa una propria codifica per i vari articoli, nel caso degli ordini di acquisto è fondamentale non solo gestire la propria codifica (e denominazione) al fine di capire cosa server, ma anche essere in grado di comunicare al fornitore stesso l'esatto articolo che ci serve.

Andando nel campo riferimento incrociato (se attivato) possiamo così richiamare l'elenco degli articoli codificati del fornitore. Questa modalità è spesso molto comoda per identificare correttamente un articolo. E' anche possibile creare un nuovo articolo fornitore partendo dall'articolo codificato sul nostro gestionale. Ogni articolo può avere diversi riferimenti incrociati (o codice fornitori) per i vari fornitori.

Termini di pagamento

I termini di pagamento permettono di definire la data prevista di pagamento dell'ordine di acquisto. Queste condizioni andranno solitamente trasferite nelle relative fatture di acquisto. I termini di pagamento che possiamo scegliere sono quelli che abbiamo inserito nell'anagrafica relativa ai termini di pagamento. Possono essere anche inseriti manualmente.

Altre informazioni

E' possibile infine inserire altre informazioni relative all'ordine di acquisto come il responsabile, i termini di consegna, eventuali giornate di trasporto (utili per spedizioni internazionali), inserire righe aggiuntive nei moduli di stampa e così via.

Comandi ordine di acquisto

Come tutti i documenti del gestionale, anche nel caso dell'ordine di acquisto abbiamo una serie di utili comandi che ci permettono di svolgere varie azioni. I comandi principali sono inseriti in alto al documento. Ci permettono di fare azioni quali la generazione di documenti collegati (Crea sulla base di) o di stampare il documento.

Stampa documento

In particolare, per quanto riguarda la stampa dell'ordine di acquisto il gestionale permette due diverse modalità:

Quella standard: in questo caso i codici e nomi degli articoli sono quelli usati dalla nostra azienda
Con codici del fornitore: questa modalità permette di avere nella stampa i codici del fornitore e l'eventuale denominazione utilizzata dal fornitore. Questo è il documento che comunemente verrà inviato al nostro fornitore.

Si può scegliere la tipologia del documento dal menu stampa.

Possiamo vedere sotto un esempio di stampa con appunto i codice del fornitore mostrati. Il template di stampa utilizzato richiama quello usato per i documenti di vendita. Il documento può anche essere stampato in altre lingue (da impostazioni).