Cosa è un Software ERP: Significato, Funzionalità e Vantaggi
Un software ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning (in italiano: Pianificazione delle Risorse d'Impresa), è una particolare categoria di software gestionali progettata per gestire in modo integrato tutti i processi aziendali. Un ERP consente infatti di centralizzare e automatizzare attività fondamentali come contabilità, logistica, produzione, vendite e risorse umane, offrendo una visione unificata e aggiornata dell'intera azienda.
A differenza di altri programmi gestionali focalizzati su singole aree operative, un sistema ERP rappresenta una soluzione completa, in grado di supportare l’intera organizzazione attraverso un’unica piattaforma. Proprio per questa sua capacità di integrare ogni funzione aziendale, l’introduzione di un ERP comporta spesso un profondo cambiamento nel modo in cui l’impresa viene gestita.
In questa guida esploriamo il significato di ERP, la sua evoluzione nel tempo, e i principali vantaggi che un software gestionale ERP può offrire alle aziende. Scopriremo anche perché oggi l’ERP non rappresenta solo una tecnologia, ma un vero e proprio approccio strategico alla gestione aziendale.
I software ERP: gestionali integrati e completi
Parlando di programmi gestionali e software per aziende, vi sarà capitato di sentire l'acronimo ERP associato ad alcune di questi software. Probabilmente vi sarete chiesti: cosa significa? Quale è il significato di ERP? Quali sono le sue caratteristiche? Non siete di certo gli unici!
Cerchiamo di rispondere ai vostri dubbi in maniera semplice e completa. Chiariamo subito il primo dubbio: l'acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning (Pianificazione delle Risorse Aziendali). In realtà come vedremo è una definizione limitativa. Negli anni il termine si è arricchito di nuovi significati.
In questa sezione ci rivolgiamo a chi non sappia cosa sia un software ERP e stia cercando il significato di ERP. Se invece avete già una certa esperienza vi invitiamo a visitare altre sezioni del sito. Potete anche andare direttamente alla sezione che riguarda i nostri software gestionali ed in particolare i software ERP. Potrete in questo modo scoprire come grazie alla innovativa piattaforma 1C Enterprise potrete digitalizzare la vostra azienda. I nostri software ERP sono flessibili, completi, facili da usare e dal costo accessibile.
ERP significato dell'acronimo
L'acronimo ERP deriva dal termine inglese Enterprise Resource Planning. Per capire meglio il suo significato vediamo di partire proprio dai tre termini inglesi e di analizzarli uno per uno. La semplice traduzione del termine (Pianificazione delle Risorse Aziendali) è infatti limitativa e non coglie tutti gli aspetti del vero significato di ERP. Questo acronimo ha infatti acquisito negli anni un significato sempre maggiore.
Andiamo quindi a vedere le singole parole che compongono questo acronimo. Questo ci permetterà di capire meglio cosa sia un software ERP, per quale motivo una azienda dovrebbe introdurlo e perché se ne parla spesso.
Enterprise: l'azienda come organizzazione
Il termine Enterprise vuole dare l'accento sulla parte organizzativa e strutturata di una azienda. Anche se spesso tradotto come azienda, richiama di più l'idea di impresa ed appunto il fatto che in una azienda esistano più divisioni e funzioni che tra loro interagiscono. Usando il termine Enterprise si vuole quindi enfatizzare l'idea di una impresa che abbia una propria struttura e che debba per questo essere gestita.
Resource: la gestione delle risorse aziendali
Con il termine Resource in inglese si indicano tutte le risorse che intervengono nei processi aziendali. Quindi non solo prodotti e materie prime, ma anche macchinari e risorse umane (in inglese infatti non si parla di dipendenti ma di Human Resource - Risorse Umane). Le risorse (Resources) sono gli elementi che devono essere correttamente gestiti se si vuole apportare efficacia ed efficienza nei processi aziendali.
Planning: l'importanza di pianificare
Il termine Planning è traducibile in italiano con pianificazione. I software ERP non si limitano a questo, ma operano soprattutto nella fase di supporto all'operatività dei processi. Il motivo però di inserire nel nome ERP questo termine è legato alla voglia di enfatizzare l'importanza di pianificare. Grazie alla pianificazione (possibile grazie al software ERP) l'azienda è in grado di migliorare efficienza ed efficacia dei processi.
Differenza tra Software Gestionale e ERP
Spesso i due termini vengono confusi, ma c'è una differenza sostanziale: un software ERP è un gestionale completo e integrato che unifica tutti i processi aziendali, mentre un gestionale tradizionale può coprire solo singole aree (come contabilità o magazzino).
Cosa si intende con Sistema ERP?
Spesso, invece della parola Software, viene associato il termine "Sistema". I due di fatto possono essere considerati sinonimi. Utilizzando la parola software si vuole dare l'accento sulla parte più strettamente informatica dell'ERP ed è per questo che noi utilizziamo più questo termine essendo una software house. Ma è anche possibile guardare l tutto da una ottica più aziendale e di processo.
Usando il termine Sistema ERP si vuole invece dare accento su un altro aspetto e significato di ERP: l'integrazione completa tra azienda e software gestionale. Parlando infatti di sistema si capisce come esista un connubio tra vari elementi, non solo informatici, che lo compongono. Per capire meglio quale sia l'impatto di un ERP in una azienda che lo introduce per la prima volta e come impatta sui vari elementi che compongono la stessa abbiamo creato una pagina apposta. Scopriamo quindi cosa è un sistema ERP.
Perché scegliere un Software ERP?
Integrare un software ERP in azienda significa:
Automatizzare i processi aziendali
Ridurre costi e sprechi
Migliorare la collaborazione tra reparti
Avere una visione in tempo reale delle performance aziendali
Favorire la crescita e la scalabilità dell’impresa
Origine e storia
Per capire meglio cosa siano, partiamo dalla storia dei software ERP e dalla loro origine. Nati come una specifica tipologia di software gestionali orientata principalmente alla gestione della produzione, questa tipologia di software gestionali si sono evoluti diventando di fatto uno strumento fondamentale per il successo di qualsiasi azienda.
I primi software gestionali
Inizialmente i software gestionali sono stati concepiti come programmi dipartimentali. Con la definizione di software gestionale infatti possiamo raggruppare un grade numero di programmi. I primi software gestionali erano principalmente erano appunto dedicati alla gestione di uno specifico processo/dipartimento come poteva essere la produzione, la contabilità o il magazzino. Si trattava di programmi non integrati. Per questo motivo nell'azienda si potevano trovare diversi software ognuno dedicato ad una specifica funzione.
Purtroppo però questi programmi gestionali non erano in grado di dialogare tra loro e questo è un limite importante per una azienda. La produzione deve integrarsi con il magazzino ma anche con la parte vendita per fare una pianificazione. Allo stesso modo il magazzino ha bisogno di dialogare con l'ufficio acquisti. La contabilità poi deve interagire con tutti i reparti dell'azienda per un corretto controllo dei costi. E così via.
Il passaggio a software gestionali integrati
Per questo motivo è nata l'esigenza di avere sistemi integrati che consentano di gestire tutti i dipartimenti aziendali condividendo in tempo reale le informazioni eliminando errori e duplicazione dei dati. Questi sistemi integrati sono appunto i software ERP (definiti spesso sistema ERP).
Ecco quindi che si è visto negli ultimi anni un processo di cambiamento che ha portato in primis a sostituire i vecchi software dipartimentali (detti anche software legacy) con soluzioni ERP sempre più efficienti. Allo stesso tempo anche le aziende più piccole hanno cominciato ad introdurre software ERP al proprio interno. Questo è stato possibile grazie alla riduzione dei costi di licenza e alla nascita di soluzioni studiate per le esigenze delle PMI. Sono nate anche tecnologie dedicate come ad esempio la stessa piattaforma 1C, che ha l'obiettivo di integrare al massimo le aziende tra loro.
L'introduzione di programmi come industria 4.0 (e adesso industria 5.0) ha infine imposto alle aziende di avere software che andassero anche a interfacciarsi con le macchine. Questo a portato così all'integrazione (e spesso inglobamento) dei MES (software per la gestione della produzione) all'interno dello stesso software ERP.
Quali sono le principali funzionalità di un software ERP?
Un software ERP integra in un’unica piattaforma tutte le principali funzioni aziendali, garantendo una gestione efficiente e centralizzata dei processi. Le funzionalità chiave includono la contabilità e la tesoreria, per il controllo di bilanci, costi e flussi di cassa; la gestione di vendite, acquisti e magazzino, per monitorare in tempo reale scorte e movimentazioni; la pianificazione della produzione, per ottimizzare tempi, risorse e approvvigionamenti; e la gestione delle risorse umane, per supervisionare presenze, buste paga e performance dei dipendenti. Un moderno software ERP offre anche strumenti di business intelligence, CRM integrato, gestione documentale e reportistica avanzata. Queste funzionalità permettono alle aziende di ridurre gli errori, aumentare la produttività e prendere decisioni strategiche basate su dati aggiornati e affidabili.
Cosa aspettarsi ad oggi da un moderno ERP?
Abbiamo visto l'origine degli ERP e compreso meglio cosa sia. Cerchiamo però di riepilogare cosa è un moderno software ERP e soprattutto quali caratteristiche dovrebbe avere. A seguito infatti dell'evoluzione tecnologica molti ERP che si trovano ancora nelle aziende sono assolutamente obsoleti.
Flessibilità
Nessuna azienda è uguale ad un'altra. Per questo motivo la possibilità di personalizzare e adattare il software ERP alle specifiche esigenze dell'azienda è una delle caratteristiche più importante che deve avere. In questa ottica, soluzioni come quelle basate sulla piattaforma 1C Enterprise sono ottimali grazie alla possibilità di completa di personalizzazione del software ERP.
Integrabilità
Una azienda deve essere in grado di comunicare al meglio con altri software e anche macchinari. Nel primo caso il software ERP deve essere predisposto alla possibilità di scambiare dati con altri sistemi in maniera facile e con eventuali costi contenuti. Allo stesso modo, in ottica di industria 4.0 (e 5.0) deve essere in grado di connettersi a macchine e attrezzature. Tutto questo nei software 1C è possibile.
Accessibilità
In un mondo sempre più interconnesso è fondamentale che il software ERP possa essere accessibile senza grandi problemi nelle varie modalità. Il tutto con la garanzia di massima sicurezza nell'accesso. Ad esempio la piattaforma 1C Enterprise garantisce accesso nelle varie modalità incluso l'accesso da mobile. Allo stesso modo il software può essere installato sia in locale (on premises) che in cloud.
I Vantaggi di un Software ERP
✅ Facilità di accesso alle informazioni e sicurezza dei dati
✅ Integrazione all'interno dell'azienda
✅ Snellimento dei processi aziendali
✅ Riduzione dei costi e aumento degli utili
✅ Pianificazione e analisi con report e KPI
✅ Nuove opportunità di business
- ✅ Maggiore integrazione
Facilità di accesso alle informazioni e sicurezza dei dati
Il software ERP raccoglie le informazioni in continuo e le mette a disposizione dei singoli processi aziendali a seconda delle necessità. I dati non sono duplicati ed il software garantisce che essi siano consistenti e privi di errori. I dati sono accessibili per effettuare attività di analisi in maniera puntuale ed aggregata. Allo stesso modo, i documenti sono gestiti in maniera digitale e sono sempre accessibili in maniera semplice.
Integrazione all'interno dell'azienda
Un sistema ERP permette ai diversi reparti di operare in maniera integrata anche nel caso essi si trovino in luoghi diversi. Con l'aumento dello smart-working si è vista l'importanza di avere un software in grado di mettere a contatto le varie figure che concorrono nell'esecuzione di un processo. Tutto questo sarebbe impossibile senza un software ERP.
I software gestionali di 1C sono dotati di uno speciale sistema di messaggistica e video-chat che permette agli utenti di comunicare tra loro senza aver bisogno di software esterni.
Snellimento dei processi aziendali
Grazie ad un ERP l'azienda può ottimizzare i propri processi aziendali aumentandone l'efficienza e l'efficacia. Non è più infatti necessaria la duplicazione del dato e le informazioni sono disponibili in tempo reale in tutta l'azienda. E' possibile inoltre definire quali dati siano accessibili alle diverse figure definendo "chi fa che cosa". L'ERP è l'infrastruttura che fa viaggiare i dati all'interno dell'azienda. Si evita così il dispendioso onere di trasferire i dati tra i vari soggetti coinvolti in un processo.
Riduzione dei costi e aumento degli utili
L'introduzione di un software ERP in azienda comporta automaticamente una maggiore efficienza nei processi e quindi una riduzione degli sprechi. Grazie a un maggiore controllo dei costi indiretti e degli acquisti abbiamo un risparmio. Allo stesso modo processi di vendita più rapidi ed un migliore controllo dei processi relativi comporta un aumento dei ricavi. Il risultato finale è quello di avere un sensibile aumento degli utili.
Pianificazione e analisi con report e KPI
Grazie ai dati puntuali raccolti dagli ERP è possibile avere uno sguardo in tempo reale della situazione dell'azienda. Tutto questo è possibile grazie a report precisi e al calcolo dei vari KPI che permetteranno alla direzione di prendere le giuste decisioni. I software ERP di ultima generazione, come quelli di 1C, hanno sistemi di intelligenza artificiale e business intelligence in grado di aiutare il management. La reportistica sfrutterà al meglio tutte le informazioni ricevute dal software permettendo il calcolo di KPI e la generazione di grafici precisi.
Nuove opportunità di business
La digitalizzazione dell'azienda parte dall'introduzione di un ERP. Sarà così possibile aprire nuove opportunità di business che non potrebbero essere colte senza tale software. Ad esempio sarà possibile gestire più canali di vendita, un E-Commerce e una rete di agenti. Consentirà all'azienda di espandersi e di gestire più sedi aziendali anche localizzate in altri Paesi del mondo. Senza l'impiego di un software ERP molti processi sono infatti impossibili da gestire in modo efficiente ed efficace.
Maggiore integrazione
Un software ERP di ultima generazione. come quelli su piattaforma 1C, permette maggiore integrazione non solo all'interno dell'azienda, ma anche all'esterno. E' possibile da un lato integrare altri software, ma anche connettersi con clienti o fornitori. Tutto questo è più facile se i partners utilizzano gestionali basati su tecnologia 1C.
L'integrazione con altri software può essere fatta tramite interfaccia che sfruttano varie tecnologie come Rest-API, EDI (usano ad esempio file in XML), database di scambio, importazione di file batch o altre tipologie.
Qual è il miglior Software ERP per la tua azienda?
Il miglior ERP è quello che si adatta al tuo business. Le soluzioni su piattaforma 1C Enterprise, ad esempio, sono:
- Completi
Flessibili e personalizzabili
- Intuitivi e facili da usare
Scalabili
- Installabili in locale (on premises) e in cloud
Accessibili da qualsiasi tipologia di sistema operativo (Windows, Mac, Linux) e da Mobile
Pronte per l'integrazione con software e macchinari (Industria 4.0 e 5.0)
Conclusione: Perché adottare un ERP oggi?
In un mercato digitale e competitivo, un software ERP non è più un optional, ma una necessità strategica. Automatizza, semplifica e fai crescere la tua azienda con un ERP moderno, integrato e scalabile.