Cosa è con Software Gestionale? Che caratteristiche ha?
Cerchiamo di scoprire qualcosa di più sul mondo dei software gestionali, per questo partiamo dalle basi, o meglio dalle definizioni per poi entrare nelle caratteristiche dello stesso. Cerchiamo quindi di capire cosa è un software gestionale.
Definizione di software gestionale
Un software gestionale, o gestionale aziendale, è un tipo di software progettato per aiutare le aziende a gestire le loro attività quotidiane in modo più efficiente ed automatizzato. Il software gestionale offre una serie di strumenti integrati per gestire e monitorare le operazioni aziendali, tra cui la contabilità, la gestione delle scorte, la fatturazione, la gestione dei clienti (CRM) e delle forniture, la pianificazione delle risorse e la gestione del personale.
Inoltre, il software gestionale consente di analizzare i dati aziendali in modo da prendere decisioni più informate e strategiche. Il software gestionale può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche dell'azienda, consentendo di configurare il software per adattarsi al tipo di attività aziendale e al settore in cui opera.
L'importanza di un software gestionale per una azienda
Indipendentemente dalla sua dimensione, qualsiasi azienda necessità di avere uno o più strumenti informatici che sono appunto Software Gestionale. Nella definizione di Software Gestionale rientrano quindi molte tipologie di programmi. Tra questi vanno sicuramente citati i Software ERP che si caratterizzano per essere in grado di gestire tutti i processi di una azienda.
In questa sezione cercheremo di illustrare cosa si intende con gestionale, la storia dei software gestionali, illustrare le caratteristiche comuni e alcune tipologie. Trattandosi comunque di un argomento molto vasto, è impossibile trattare tutti i temi. Allo stesso modo, se già sapete cosa è un gestionale, vi invitiamo a visitare direttamente la sezione relativa alle nostre soluzioni gestionali.
La storia dei software gestionali
I primi software aziendali
Fin dall'avvento dei primi computer negli anni 50, è apparso subito evidente che ci potessero essere numerose applicazioni nel mondo aziendale. Per questo motivo nei primi anni 60 abbiamo visto nascere i primi programmi in campo aziendale. Si trattava principalmente di software in grado di fare funzioni di base. Le basse capacità di memoria non permettevano di creare archivi o altro. Questi primi gestionali erano quindi usati principalmente a scopo di calcolo e quindi con campi di applicazione limitati.
Solo negli anni 80 si è cominciato ad avere un vero sviluppo. Con l'arrivo infatti dei primi sistemi di archiviazione DBMS (Database Management Systems) è divenuto possibile gestire i dati. Questo ha portato a una crescita della domanda e dell'offerta di software gestionali. Il costo era però ancora elevato e accessibile solo alle grandi aziende.
I software gestionali entrano in azienda
Ma è negli anni 90 che si vede il primo vero boom. Tutto questo è possibile per diversi motivi. Abbiamo prima di tutto una forte riduzione dei costi delle infrastrutture informatiche, in secondo luogo l'informatica comincia ad entrare nelle case con la diffusione dei PC. Le aziende, anche più piccole, capiscono che non si può fare a meno di software specifici per la gestione dei processi.
Si diffondono in questi anni le prime soluzioni integrate (i cosiddetti ERP). Appare infatti sempre più evidente la necessità di una gestione univoca dei dati per limita errori e sfruttare al meglio le opportunità che può offrire l'informatica.
L'avvento di internet, soluzioni sempre più integrate
L'inizio del nuovo millennio ha visto continuare il trend degli anni 90, ma è l'avvento di internet, delle connessioni veloci e degli smart-phone ad imporre una brusca accelerazione. In un mondo sempre più connesso, si aprono nuove opportunità per le aziende. I software gestionali sono quindi chiamati a fornire il supporto alle aziende in questo nuovo contesto.
Per questo motivo diventano popolari i concetti di Cloud, Smart-Working, Business Intelligence, Scambio Documenti Elettronici (EDI) e molto altro. I software gestionali (in particolare gli ERP) hanno oggi la necessità di integrare non solo l'azienda al suo interno, ma di fornire anche tutte queste tecnologie.
E' questa la fase in cui ci troviamo, laddove molte aziende si avvalgono ancora di soluzioni obsolete concepite con logiche di inizio millennio. La digitalizzazione delle aziende passa però per l'introduzione di software gestionali di ultima generazione.
Il punto di forza di tutti i software gestionali di 1C è proprio quest'ultimo. Tutti i software basati sulla piattaforma 1C hanno al loro interno le funzionalità sopra citate. Questo permette all'azienda non solo di avere un software gestionale integrato in grado di ottimizzare i processi aziendali, ma permette loro di competere in un mondo sempre più connesso.
Caratteristiche di un Software Gestionale
Cerchiamo ora di illustrare alcune caratteristiche comuni che dovrebbe avere un gestionale. Questo vi permetterà di capire meglio come esso è in grado di supportare una azienda, indipendentemente dal settore e dalla dimensione.
Aree di applicazione
Esistono molte aree di applicazione dei software gestionali all'interno dell'azienda. E' impossibile fare un elenco completo, ma cerchiamo di vedere i principali. In questo modo è possibile capire i vantaggi per un azienda derivanti dalla digitalizzazione.
Ciclo attivo
Automazione dei processi di vendita, di preventivazione e di gestione dei clienti. Un software gestionale permette inoltre di gestire agenti, ordini, consegne e tutto quello che riguarda appunto le vendite.
Ciclo passivo
Un software gestionale permette di pianificare gli acquisti in base alle esigenze di vendita e produzione. Permette inoltre di gestire gli ordini di acquisto e i rapporti con i fornitori.
Logistica e magazzino
Gestione logica e fisica del magazzino con valorizzazione della merce sulla base di diverse logiche contabili (FIFO, LIFO, Average). Movimentazione scorte e gestione fisica del magazzino.
Produzione
Pianificazione della produzione e gestione di tutte le attività connesse. gestione Distinte Base e approvvigionamento materiale. Calcolo dei costi indiretti di produzione.
Gestione commesse
Un software gestionale permette la gestione di progetti e commesse ed il caricamento dei relativi costi e materiali su di esso. Permette di gestire la contabilità a livello di commessa.
Personale
La gestione del personale ed il calcolo delle buste paga è spesso svolto da software gestionali specifici che vengono integrati con l'ERP che gestisce il resto dell'azienda.
Tesoreria
Gestione dei pagamenti, dei conti di cassa e dei conti correnti. Calcolo cambio valute e gestione delle differenze. Pianificazione dei movimenti di cassa. Controllo delle disponibilità liquide.
Contabilità e finanza
La gestione della contabilità può essere fatta attraverso l'ERP oppure con un software gestionale specializzato. Permette di calcolare il bilancio liquidazione IVA e così via.
Controllo di gestione
Controllo dell'azienda attraverso report e KPI che permettono di avere sia una visione analitica di dettaglio che globale. Il gestionale guida le scelte della direzione grazie alle informazioni.
Struttura di un software gestionale
Ogni software gestionale ha una propria struttura che dipende principalmente dallo scopo per cui è stato sviluppato. Ad esempio nel caso dei software ERP, avremo solitamente una suddivisione per moduli (o sezioni/aree funzionali). Nel caso di software gestionali dedicati ad un'unica funzione (esempio buste paga) la suddivisione è solitamente collegata al processo o alle tipologie di attività (creazione documenti, gestione, consultazione). Nel caso di software gestionali settoriali, avremo solitamente una struttura mista con comunque una suddivisione per moduli che però spesso rispecchia il processo principale del settore.
La struttura a moduli dei software gestionali
In un software gestionale, un modulo è una componente separata che fornisce una funzionalità specifica all'interno del sistema più ampio. Ogni modulo gestionale è progettato per gestire una specifica attività o processo aziendale.
Ad esempio, un software gestionale per la contabilità potrebbe avere moduli separati per la gestione della fatturazione, la contabilità generale, la contabilità dei costi, la gestione delle scadenze fiscali, ecc.
Un modulo gestionale tipicamente comprende un insieme di funzioni correlate, come la visualizzazione e la modifica di dati, la generazione di report e la configurazione delle impostazioni. Il modulo può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche dell'azienda.
La modularità è un'importante caratteristica dei software gestionali moderni, in quanto consente di creare una soluzione personalizzata per le esigenze specifiche dell'azienda, selezionando solo i moduli necessari. Ciò significa che le aziende non devono investire in funzionalità non necessarie, riducendo i costi di acquisto e di manutenzione del software gestionale.
Tipologie di software gestionale
Esistono molte tipologie di software gestionale, ciascuna progettata per soddisfare specifiche esigenze aziendali. I software gestionali possono essere più o meno integrati e possono svolgere più funziona aziendali (i software ERP appunto).
Suddivisione dei software aziendali per tipologia di funzione svolta
E' possibile suddividere i vari software gestionali, secondo la tipologia. Nel caso dei software ERP, queste funzionalità sono svolte da uno o più moduli tra loro integrati.
Principali tipologie di software gestionale in base alla funzione
Vediamo un elenco (parziale) di una classificazione dei software gestionali in base alla funzione svolta dallo stesso. Ovviamente nel caso di software integrati ed in particolare di software ERP, ognuna di queste funzioni viene solitamente svolta all'interno di uno o più moduli del gestionale.
Software gestionale per la contabilità
Questo tipo di software gestionale, aiuta le aziende a gestire le finanze, come la fatturazione, la contabilità e la preparazione delle dichiarazioni fiscali. Sono solitamente software utilizzati da commercialisti.
Software gestionale per la gestione delle risorse umane
Questi software gestionali aiutano le aziende a gestire le attività relative al personale, come la gestione dei dipendenti, la pianificazione del personale e la gestione delle prestazioni. Tra questi abbiamo poi i software specifici per il calcolo delle busta paghe, software gestionali utilizzati principalmente da consulenti del lavoro.
Software gestionale per la gestione delle scorte
E' un tipo di software gestionale che aiuta le aziende a gestire l'inventario e la catena di approvvigionamento, monitorando le scorte e ottimizzando la gestione dei magazzini. Nel caso di aziende di logistica, questo tipo di software gestionali dispongono di funzionalità volte non solo alla gestione logica delle scorte, ma anche a quella fisica con suddivisione del/i magazzino/i in celle o contenitori e applicazioni/funzioni specifiche per la ricerca degli articoli all'interno del magazzino.
Software gestionale per la gestione della produzione
Software che aiuta le aziende a gestire il processo produttivo, dalla pianificazione alla produzione, fino alla distribuzione del prodotto finito. Questo tipo di software gestionali spesso si interfaccia direttamente con le macchine di produzione (MES) ed è il cuore di quello che si chiama industria 4.0.
Software gestionale per la gestione dei progetti
Aiuta le aziende a gestire i progetti, dalle attività di pianificazione alla gestione delle risorse e al monitoraggio del progresso. A seconda della tipologia di settore in cui opera l'azienda, questo tipo di software può variare molto.
Software gestionale per la gestione dei clienti (CRM)
I CRM aiutano le aziende a gestire le relazioni con i clienti, gestendo le informazioni sui clienti e le vendite, le attività di marketing e le attività di assistenza clienti. Si tratta di software gestionali che sono solitamente anche collegati a sistemi come i calendari per la pianificazione degli incontri e spesso connessi a cellulari.
Suddivisione di software gestionali in base al tipo di software
E' possibile anche suddividere i software gestionali in base al tipo di software e allo scopo che viene prefissato allo stesso.
Software ERP
E' una tipologia di software gestionale ormai fondamentale per qualsiasi azienda. Si tratta di un software integrato che permette di gestire la maggioranza dei processi aziendali e si integra con i software che eventualmente gestiscono alcuni processi specifici (es. buste paga)
Applicazione verticale
E' un gestionale studiato specificatamente per gestire solo alcuni dei processi dell'azienda. Ad esempio la contabilità, oppure il calcolo buste paga. Ma può essere anche un CRM (Customer Relationship Management) per la gestione dei rapporti con la clientela.
Legacy
Con questo termine è di solito classificato un particolare software gestionale ormai obsoleto che però continua ad essere utilizzato per specifiche funzionalità. di solito gestisce alcune attività (e.s. produzione) e viene connesso al ERP dell'azienda.