La gestione attrezzature nel software gestionale, processi principali
Il software gestionale permette di effettuare la gestione attrezzature in maniera semplice e intuitiva. E' possibile tracciare le varie attrezzature riguardo a posizione, stato attrezzatura, eventuale trasferimento a terze parti per noleggio o comodato e molto altro. La gestione delle attrezzature può essere fatta:
- in maniera manuale registrando le varie situazioni di utilizzo quando si presentano
- in maniera automatica qualora fosse attivata la funzionalità della gestione dei numeri di serie. L'utilizzo infatti dei numeri di serie permette al gestionale di tracciare in autonomia le varie operazioni che riguardano attezzature ed è consigliabile per aziende che effettuano operazioni come il noleggio o il comodato d'uso di attrezzatura.
La Gestione delle attrezzature è una funzionalità del modulo magazzino del software gestionale.
Cosa si intende con attrezzatura nel gestionale
Cerchiamo prima di tutto di capire cosa sono le attrezzature nel gestionale, come vengono create ed usate. Il concetto di attrezzatura è infatti molto vago e può essere o meno collegato a quello della gestione dei cespiti (che come vedremo riguarda gli aspetti contabili). In generale le attrezzatture sono tutti quegli strumenti (sostanzialmente mobili) che vengono usati nelle attività aziendali e che non sono macchinari (che invece sono gestiti in maniera diversa). Ecco alcuni esempi:
- Macchinari a noleggio/Comodato (es. macchine da Caffè, Misuratori, etc)
- Autoveicoli, furgoni e così via
- Macchinari usati durante lo svolgimento di determinate attività (es. martelli penumatici, decespugliatori, etc)
- Attrezzatura in uso dei dipendenti (es. personal computer, smartphone, etc.)
Ovviamente, a seconda del tipo di macchinario, potranno essere gestiti diversi processi.
Anagrafica attrezzature
Nel gestionale esiste una apposita anagrafica che permette di gestire e tracciare le varie attrezzature. Nell'anagrafica vengono inserire le informazioni principali incluse eventualmente numero di serie (per il tracciamento) e il cespite collegato.
Come creare una nuova attrezzatura
La creazione di una nuova attrezzatura può essere fatta in due modalità:
- In maniera manuale come qualsiasi altra anagrafica: andate sull'elenco delle attrezzature e createne una nuova inserendo a mano i dati
- In maniera automatica (solo se si gestiscono i numeri di serie): in fase di registrazione della ricezione dell'attrezzatura (da ricezione merce o fattura del fornitore): premendo il tasto "crea attrezzatura" il gestionale creerà una attrezzatura per ogni numero di serie. Qusta funzionalità è possibile anche durante attività di movimento di scorte
Tracciare le attrezzature
Una volta creata una attrezzatura sarà possibile registrarne i movimenti che la riguardano. Questo può essere fatta in maniera automatica o manuale:
- Maniera automatica in caso di uso: nel caso di documenti dove è possibile indicare le attrezzature utilizzate (es. Rapporto di intervento)
- Maniera automatica nei documenti di movimento (solo se usati i numeri di serie): il gestionale traccerà le attrezzatura usando il numero di serie associato
- Maniera manuale: registrando manualmente eventuali eventi che riguardano le attrezzature
Le operazioni che riguardano le attrezzature saranno registrate in un apposito registro.
Processo di gestione delle attrezzatura a noleggio o comodato d'uso
Una particolare casistica è quella di attrezzature che vengono date a noleggio o comodato d'uso. Per questa tipologia di attrezzattura riepiloghiamo il processo che può essere gestito dal gestionale:
- Spedizione merce: si genera un DDT in uscita scegliendo una tipologia di movimento di Noleggio o Trasferimento a terze parti (per il comodato d'uso). Tracciare l'uscita in una delle seguenti modalità:
- Automatica: se sono usati i numeri di serie il gestionale traccerà automaticamente il movimento
- Manuale: andate a premere il tasto "Registra consegna" e scegliete l'attrezzatura manualmente
- Ricezione merce: una volta che verrà restituita l'attrezzatura, nella stessa modalità si andrà a registrare una ricezione merce scegliendo appunto la causale "restituito da una terza parte". Anche in questo caso sarà registrato automaticamente nel caso in cui si usino i numeri di serie, altrimenti la scelta sarà manuale.
Nel processo verrà registrata l'uscita e successiva restituzione del materiale. Nel caso di noleggio sarà possibile rifatturare i servizi associati.
Stampa del documento di consegna
Premendo sul tato "Registra consegna" sarà possibile elaborare un modulo di stampa (modificabile) che riporta i dati di base e può essere usato per registrare l'effettiva consegna della merce.
