Anagrafica articoli

Gestione degli articoli

Una buona impostazione dell’anagrafica articoli permette di sfruttare al meglio le funzionalità del programma. A livello di anagrafica è possibile impostare una serie di parametri che permettono di ottimizzare al meglio tutta una serie di processi legati alla gestione degli articoli quali l’approvvigionamento, i prezzi e le distinte base.

L'anagrafica degli articoli può essere raggiunta sia tramite la sezione "Vendite" che "Acquisti" alla voce "Articoli".

L'elenco degli articoli si presenta in maniera similare a quello dell'anagrafica controparti vista precedentemente. Nella parte superiore della schermata sono presenti i tasti relativi alla creazione, alla copia, all'importazione dei dati da file esterni e la barra per la ricerca. Sono inoltre presenti i tasti per la creazione dei documenti di vendita e di acquisto (ordini fatture, ecc).

Elenco articoli

Gli articoli sono organizzati per gruppi (organizzabili in cartelle e sottocartelle) e possono essere suddivisi per categorie (campo ulteriore per suddivisione) come visibile nella parte destra dello schermo. Anche in questo il gruppo o la categoria dell'articolo può essere impostato dall'anagrafica o semplicemente trascinando con il mouse l'articolo nel relativo gruppo.

L'elenco può anche essere filtrato per tipologia di articolo, come scorte, servizi o lavori. E per disponibilità in magazzino. Con i tasti relativi nella parte destra della schermata. Esistono 3 diverse tipologie di articoli, a seconda della tipologia cambia il suo comportamento dal punto di vista dei processi gestionali e contabili:

  • SCORTE: sono tutti quegli articoli per i quali si gestisce la valorizzazione a magazzino. Sono principalmente articoli fisici ma possono essere anche articoli immateriali (tipo licenze software).
  • SERVIZI: sono articoli che si configurano solo come spese/ricavi senza avere quindi una realtà fisica (o comunque contabile di magazzino) ad essa legata. Quindi i servizi NON compaiono mai a magazzino.
  • LAVORI: sono specifici articoli che permettono di contabilizzare in esso le ore di lavoro Sono principalmente utilizzati per l’erogazione di servizi composti e si hanno solo se il modulo “Servizi” è attivato.

Un'opzione avanzata per modificare la visualizzazione degli articoli è presente nel tasto "Ancora", "configura elenco", tramite il quale sarà possibile impostare vari filtri per la ricerca e/o raggruppare gli articoli per attributi come per fornitore, categoria, tipologia di prezzo, ecc. (leggere la guida apposita).

Carrello

Nella schermata dell'anagrafica articoli è presente un comodo strumento che permette la creazione rapida di documenti: il carrello.
Trascinando con il mouse tutti gli articoli desiderati verso il carrello questi verranno inseriti nel carrello. Con il tasto "genera" sarà così possibile procedere alla creazione di vari documenti già compilati con gli articoli inseriti nel carrello.

Carrello

Creazione articolo

Per creare un nuovo articolo cliccare sul tasto "Crea". Si aprirà una schermata in cui inserire le informazioni sull'articolo. Se si tratta di un articolo già creato vedremo anche varie informazioni sia testuali che grafiche come i prezzi, i ricavi, i costi, ecc.

Articolo

La compilazione dell'anagrafica è piuttosto intuitiva. Nella pagina "informazioni generali" bisogna prima di tutto selezionare la tipologia di articolo (scorte, servizio o lavori). Poi inserire la descrizione dell'articolo e l'eventuale descrizione dettagliata, il codice dell'articolo e se appartiene a gruppi o categorie specifiche. E' possibile specificare unità di base (pezzi, metri, ecc), le unità aggiuntive con relativo tasso di conversione e il peso dell'articolo, utile per la spedizione della merce.

Alcuni campi (quelli che sono legati a registrazioni contabili) sono bloccati di default alla modifica. Per modificarli serve sbloccarli cliccando sull'icona in alto a destra con la matita o andare su Ancora > “Permetti la modifica attributi”.

Nella parte destra della schermata è possibile aggiungere le immagini (anche più di una con la possibilità di scegliere la principale) e visualizzare i prezzi di vendita in base alla tipologia di prezzo e il costo di produzione sulla base della distinta base compilata.

Nella parte inferiore della schermata si può visualizzare i prezzi dinamici (tutti i prezzi vengono registrati per tenere traccia della variazione nel tempo), i prezzi dei fornitori, la disponibilità nel magazzino e un grafico che rappresenta i costi e i ricavi dell'articolo nei vari periodi considerati.

Anagrafica articolo

Nella pagina "dati aggiuntivi" si possono inserire dati relativi al regime di IVA, alla logistica e alla produzione.

Una volta inseriti tutti i dati cliccare su "pubblica".

 

Servizi di trasporto

Vogliamo dedicare un paragrafo per parlare specificatamente dei servizi di trasporto. Per inserirli all'interno di un ordine o di una fattura basta creare il relativo servizio dall'anagrafica degli articoli, come potete vedere nella schermata successiva. Da notare la presenza della casella "Trasporto", se non selezionata il servizio di trasporto verrà trattato come un comune articolo e comparirà nel corpo della fattura una volta emessa. Se, invece, la casella viene selezionata il servizio di trasporto non comparirà all'interno del corpo della fattura insieme a tutti gli altri articoli ma sul fondo della pagina. La scelta fra le due modalità dipende se volete che il costo di trasporto sia ben dettagliato e visibile per i vostri clienti o volete che risulti come un semplice costo accessorio.

Trasporto

Distinte base

Andando a scorrere le altre pagine (selezionabili in alto in azzurro) partiamo da Distinte Base. Il sistema permette di gestire un numero illimitato di distinte base che può essere definito per gestire diverse modalità di produzione. Non è obbligatorio inserire distinte base e la produzione può avvenire anche inserendo direttamente i dati in fase di predisposizione dell’ordine. La distinta base permette di definire gli articoli che compongono l’articolo prodotto e di inserire anche le operazioni collegate alla sua produzione e gestisce distinte base anche multi-livello. È possibile importare le distinte base utilizzando l’importazione da fonte esterna con le modalità già illustrate in altre sezioni.

A livello di produzione sono disponibili anche una serie di funzionalità aggiuntive che riguardano la pianificazione dell’uso delle risorse, l’impostazione dei tempi macchina e di settaggio delle stesse. Tutte queste funzionalità richiedono però parametrizzazioni evolute e non sono qui trattate.

Per compilare una nuova distinta base cliccare su "crea" e si aprirà una schermata come la seguente. Aggiungere i vari componenti e relative quantità necessarie per produrre l'articolo. Il sistema calcolerà automaticamente il costo. Per visualizzare la distinta base in maniera grafica cliccare in alto su "esplosione distinta base". In caso di presenza di più distinte base è possibile seleziona la predefinita con il relativo tasto.

Di.ba.

Oltre a specificare i componenti della distinta base, nella configurazione con incluso il modulo sulla produzione, sarà possibile gestire l'intero processo produttivo. Nell'esempio seguente abbiamo la Di.Ba. a 2 livelli per la produzione di una torta, in cui oltre alle materie prime, vi è un semilavorato (crema al caffé) che viene a sua volta prodotto con la sua specifica distinta base. Se si analizza la DI.Ba. tramite il tasto relativo all'esplosione possiamo notare i due livelli di produzione.

Produzione

Selezionando la casella "Usa processo produttivo" verrà aggiunta una scheda denominata "Processo" in cui sarà possibile gestire il processo produttivo del prodotto.
E' possibile importare il processo produttivo tramite il tasto "compila con template". Usare invece il tasto "aggiungi" per aggiungere la prima operazione del processo produttivo. Creare, quindi, l'operazione tramite il relativo modulo stabilendo il nome dell'operazione, il centro di costo a cui imputare i costi, il carico di lavoro e il tempo necessario standard e il tipo di centro di lavoro.
Proseguire aggiungendo le restanti operazioni. Tramite la colonna "prossima operazione" sarà possibile ordinare il processo produttivo, anche stabilendo dei processi da svolgere simultaneamente.

Produzione

Definizione prezzi

Il tasto "Definizione Prezzi" permette di impostare i vari prezzi dell'articolo. Cliccando su "imposta prezzo" si definisce il prezzo di vendita in base alla tipologia di prezzo selezionata (ad esempio se listino standard o listino clienti) e il tasto "imposta prezzo fornitore" permette di impostare il prezzo dei diversi fornitori. Impostare i prezzi direttamente dall'anagrafica articoli può comodo e intuitivo, ma in caso di modifiche massive di prezzi di diversi articoli si consiglia di utilizzare altri strumenti specifici (vedi la guida definizione prezzi).

Prezzo

Cliccando sulle pagine in azzurro in alto "prezzi" e "prezzi fornitori" si può visualizzare l'elenco di tutti i prezzi inseriti a sistema ed eventualmente modificarli.

Report disponibilità e vendite

Le pagine in azzurro "scorte disponibili" e "riepilogo scorte" forniscono dei report di analisi della disponibilità in magazzino dell'articolo. Mentre la pagina "vendite" fornisce un report di analisi delle vendite dell'articolo, come nella figura seguente.

Vendite articolo

Corrispondenze articoli: codici clienti e fornitori

Molto spesso, le controparti (clienti e fornitori) hanno dei codici per l'articolo che differiscono dal nostro codice articolo. Dalla pagina in azzurro "corrispondenze articoli" sarà quindi possibile aggiungere tutti i codici delle varie controparti. Il sistema gestisce codici illimitati e durante la stampa o l'invio dei documenti verrà evidenziato il codice della controparte a cui viene inviato il documento per permettergli una più facile comprensione e viceversa.

Impostazioni punti di riordino

La pagina "impostazioni punti di riordino" permette si stabilire la quantità minima (ed eventualmente la quantità massima) da tenere in magazzino del relativo articolo. Il livello minimo è il livello sotto il quale viene considerata la necessità di riordino, il livello massimo è quello a cui si prevede di riportato il livello delle scorte. È possibile anche superare il livello massimo. I punti di riordino possono essere impostati anche dalla sezione "Acquisti" alla voce "impostazione punti di riordino". Una corretta impostazione dei punti di riordino consente di avere sempre un magazzino ordinato e fornito e permette di automatizzare le attività di calcolo del fabbisogno e degli approvvigionamenti gestiti dal sistema (vedere guida calcolo del fabbisogno delle scorte).