Articoli con varianti - Esempio di processo
In questa sezione della guida utente del software gestionale, mostriamo alcuni esempi di come funziona il gestionale nel caso in cui utilizzate le varianti di articolo. Le varianti sono usate in vari settori e permettono di evitare la creazione di un numero elevato di articoli. Nella fattispecie prenderemo come esempio il settore dell'abbigliamento con varianti che dipendono dalla taglia e dal colore dell'articolo. In questo caso abbiamo così due variabili che determinano le singole varianti. Il software gestionale permette di utilizzare un numero illimitato di variabili per la definizione delle varianti. Le stesse varianti possono essere anche generate senza l'uso di variabili. Le varianti sono una funzionalità che può essere attivata e che viene definita a livello di categoria articolo (e di articolo). Per la realizzazione di questa demo, abbiamo utilizzato la Demo Gestionale E-Commerce.
Introduzione
Come detto per questo esempio, abbiamo utilizzato la demo online per le società di e-commerce. Andremo a vedere il processo per la gestione di una serie di ordini cliente relativi a calzature. Ordini che potrebbero appunto arrivare da uno dei siti di E-Commerce collegati (importante che il sito sia strutturato anch'esso per la gestione delle varianti). Non entreremo nel dettaglio della parte relativa all'interscambio dati, generando manualmente gli ordini (come se fossimo noi il sito) che andremo a gestire.
Esempio di articolo con variante
Partiamo prima di tutto con il mostrare un esempio di articolo che utilizzeremo e per il quale abbiamo attivato l'uso di varianti. Le varianti dipendono da due parametri (taglia e colore). Come potete vedere dall'anagrafica articolo sotto, se sono attivate le varianti, diverse informazioni (come ad esempio la disponibilità) sono gestite a più dimensioni (articolo + variante).
Impostazione delle varianti
Le varianti articolo (se usate) sono una opzione che viene regolata a livello di categoria articolo. Solo articoli che appartengono a categorie articolo con varianti, possono attivare questa funzionalità. Altrimenti l'articolo non può essere gestito a varianti. Prima di tutto dovremo così impostare correttamente una o più categorie per l'uso delle varianti. In seguito, assegnando l'articolo a questa categoria, sarà possibile impostare l'uso delle varianti ed eventualmente generare le varianti. Vediamo i vari passaggi.
Attivazione dell'uso delle varianti nella categoria articolo
Creiamo una nuova categoria articolo o evidentemente modifichiamo una esistente (nota: attenzione in questo caso se fosse già usata). Per accedere all'anagrafica della categoria articolo possiamo andare dall'elenco delle stesse (e premere crea) oppure aprire in modifica una esistente. Vediamo nelle immagini sotto come procedere con l'apertura di una categoria o eventualmente crearne una nuova.
Si aprirà così l'anagrafica della categoria. Questa anagrafica permette di definire una serie di parametri di base per una serie di articoli. E' possibile definire dei dati predefiniti (es. modalità di approvvigionamento, unità di misura, aliquota IVA) o per l'appunto una serie di parametri degli articoli: gestione per lotti, uso dei numeri di serie o per l'appunto l'uso delle varianti.
Consentire la modifica dell'anagrafica (se già esistente)
IMPORTANTE: qualora stiate modificando una categoria esistente, dovrete PRIMA PERMETTERE LA MODIFICA. Attributi come l'uso di varianti sono infatti parametri bloccati nel caso di anagrafiche già esistenti, dovrete quindi prima sbloccare la possibilità di modifica andando nel menu a destra come in foto. Verificate i messaggi di avvertimento e confermate.
Impostare l'uso delle varianti
A questo punto potremo selezionare il flag per l'uso delle varianti nel software gestionale. Questo flag deve essere selezionato nella categoria in cui è inserito l'articolo da usare con varianti. La fase successiva, è quella di definire i parametri usati per la generazione delle varianti e il raggruppamento delle varianti. Per farlo premete sul link "Configurare l'insieme di attributi della variante" (NOTA: si consiglia anche di usare il modulo di selezione a matrice nel caso si abbiano 2 solo attributi come ad esempio taglia e colore).
Definizione degli attributi (parametri) per le varianti
Potremo adesso creare, copiare o impostare i parametri di ogni singola categoria di articolo. A livello di categoria potremo infatti definire quali attributi (o parametri) utilizzare e l'eventuale elenco di valori da cui scegliere (oppure altre forme di campi). E' possibile anche definire gli attributi per le varianti in maniera massiva. Per farlo, vi rimandadiamo alla pagina della guida dedicata Importazione massiva attributi delle varianti.
Impostare eventuali valori dell'attributo
Potete a questo punto definire i valori dei vari attributi (ad esempio il numero di taglia). Questi valori come lo stesso attributo sono a livello di categoria articolo. I valori possono anche inseriti in una fase successiva, anche in fase di selezione.
Gestione delle varanti a livello di articolo
Ritorniamo ora alla anagrafica dell'articolo. Se associate a un nuovo articolo una categoria che usa le varianti, il sistema vi chiederà se impostare fin da subito l'uso delle varianti. Altrimenti andando su dati aggiuntivi potete impostare il flag (eventualmente attività la possibilità di modifica dell'anagrafica). Troverete in ogni caso nel menu di navigazione dell'anagrafica la voce Varianti che vi rimanda all'elenco delle varianti attive per l'articolo.
Elenco varianti articolo
Vediamo l'elenco di tutte le varianti attive per l'articolo. Le varianti possono anche essere create (o meglio generate) in base ai parametri visti sopra. Per farlo andate su Generatore Varianti. si aprirà una finestra di dialogo che permette di flaggare i vari parametri e definire quali varianti creare. Alla fine del progetto premete F5 per aggiornare.
Generazione di varianti
Nella finestra di dialogo per la generazione delle varianti possiamo flaggare le varianti che vogliamo vengano generate. Premendo Genera Varianti, le varianti verranno generate (tornando nell'elenco, premete F5 per aggiornare).
Utilizzo delle varianti nei documenti
A questo punto, una volta impostato l'uso delle varianti per un determinato articolo (ed eventualmente già generato alcune), vediamo come nella pratica funziona. Avremo infatti una dimensione aggiuntiva nella selezione dei dati tabellari. Nei vari documenti, a fianco di articolo troveremo la voce "Variante". In quel campo potete selezionare la variante o inserirla.
Selezione delle varianti nei documenti
Esistono sostanzialmente due approcci per aggiungere a un documento articolo (e le relative varianti).
- Usando il tasto "Seleziona": si aprirà una finestra di dialogo dove posso selezionare più articoli e le relative varianti
- Inserendo manualmente ogni riga. In questo secondo caso si consiglia, nel caso ci siano due attributi/parametri per la variante, di attivare la selezione a matrice.
In entrambi i casi, il gestionale popolerà i campi con le informazioni in suo possesso come prezzi di vendita, prezzi di acquisto e così via.
Vediamo le due situazioni che potremo trovare nel software gestionale per la selezione rapida degli articoli e delle relative varianti (in questo caso taglia e colore).
Tasto seleziona nei documenti
Il tasto selezione è situato nella parte alta della tabella articoli dei vari documenti (ordine cliente, fattura di vendita, ordine di acquisto e così via). E' possibile richiamarlo anche con il tasto rapido F8. Premendo il tasto seleziona si aprirà una finestra di dialogo del gestionale dove possiamo selezionare gli articoli che vogliamo inserire nel documento.
Nella finestra di dialogo possiamo impostare una serie di filtri per semplificare la selezione (ad esempio disponibilità o meno in magazzino), possiamo anche selezionare in base al gruppo. Selezioniamo l'articolo che vogliamo inserire nel documento.
Nel caso di articoli gestiti a varianti, si aprirà una seconda finestra di dialogo dove dobbiamo scegliere la specifica variante. Anche in questo caso vengono mostrate la disponibilità e altri dati come il prezzo di vendita (se impostato). Selezioniamo la variante. Si aprirà una ultima finestra di dialogo dove possiamo imputare la quantità ed eventualmente modificare il prezzo (o impostarlo qualora questo sia pari a zero).
Selezione a matrice
Nel nostro caso, abbiamo impostato in anagrafica la possibilità di selezione a matrice (possibile solo se massimo due dimensioni, Abbiamo infatti il caso di taglia e colore ed è importante vedere e scegliere la variante a seconda appunto di questa caratteristica. La scelta è quindi semplice e può essere fatta dalla matrice dove vediamo sopra le varie varianti con al disponibilità. Sotto invece abbiamo la nostra selezione. In questa modalità possiamo inserire più varianti, il programma genererà una riga per ogni variante scelta.
